财务制度手册之会计档案管理制度.docx

财务制度手册之会计档案管理制度1、本公司的会计档案包括会计凭证、会计账簿、税务申报资料、会计报告、审计报告、验资报告、资产评估报告、财务管理制度以及与经营管理有关的其它重要文件，如合同、章程等各种会计资料。2、会计档案的保存财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，整理装订后按顺序立卷登记。会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见本制度第七条。会计档案应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，财务负责人批准，并报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应有监销人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。3、会计档案的借用财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时,必须经财务部经理批准，并限期归还。4、会计档案的交接由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时,须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。5、本办法适用本办法适用于公司总部、分公司、下属全资及控股公司。6、会计档案保管期限会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。6.1 会计凭证类：(1)原始凭证、记账凭证汇总凭证15年(2)银行存款余额调节表和银行对账单5年6.2 会计账簿类：(1)日记账15年其中：现金和银行存款日记账25年(2)明细账、总账、辅助账15年(3)固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年6.3 会计报表类：(1)主要财务指标报表(包括文字分析)3年(2)月、季度会计报表(包括文字分析)5年(3)年度会计报表(包括文字分析)永久6.4 其他类：(1)会计档案保管清册及销毁清册永久(2)财务成本计划3年(3)主要财务会计文件、合同、协议永久附件一:会计档案保管清册单位共页第页卷号类别案卷名称起止年月日卷内页数保管期限存放地点备注附件二:会计档案移交清册单位共页第页序号档案编号档案名称册数应保管期限已保管期限备注附件三:会计档案查阅登记簿单位共页第页序号借阅或复制人姓名工作单位查阅内容借阅归还批准人日期签字日期签字附件四:会计档案销毁审批表销毁会计档案的原因及意见账簿册数凭证册数会计报表册数审批单位负责人签章年月日单位负责人签章年月日财务负责人签章年月日监销人签章年月日附件五:会计档案销毁清册单位序号类别案卷号档案名称起止日期册数应保管期已保管期限备注