文件和档案管理制度.docx

一、目的为加强厂内安全档案管理，实现安全档案管理的规范化、制度化,更好地为厂内各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局第10号令）有关规定，结合厂内实际情况，特制定本办法。二、范围本制度适用于厂内各类安全文件和各类安全档案资料的管理。三、职责1、安环科是厂内安全文件和安全记录控制的归口管理部门，负责安全文件和安全档案资料的发布和归档事宜。根据上级有关文件要求建立健全安全生产各类档案。2、各部门负责人和各车间主任负责将职责范围内填写、查阅、保管的记录和资料按规定移交安环科立卷归档。四、归档范围1、下列文件资料需归档管理：（1）上级部门下发的文件；（2）报上级部门文件；（3）厂内下发的文件。2、下列安全生产档案资料需归档管理：（1）厂营业执照、许可证等重要证书；（2）管理制度、责任制、操作规程等汇编资料；（3）安全会议纪要，工作计划、总结等；(4)安全教育培训档案，包括：员工、相关方的教育培训记录、考核记录、证件信息等；(5)劳动防护用品采购及发放记录；(6)隐患排查档案资料；(7)危险源档案资料；(8)相关方档案资料，包括签订的合同、协议书等；(9)“三同时”档案资料；(10)职业卫生检测、职工健康体检档案资料；(H)应急预案档案资料；(12)技术图纸等资料；(13)上级安全管理部门要求归档的其他资料。五、归档要求1、立卷归档要求(1)各部门应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理。(2)各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有材料还需使用，也应先按归档后再办理借阅手续。(3)各部门向安环科移交档案时，要严格履行移交手续。(4)归档的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。(5)为便于安全生产档案的管理，安环科应分类别建立各类安全生产档案，并保持其有效性。2、保管期限各类文件、资料、档案等至少应保存2年以上，法律法规有其他要求的，遵循相关规定执行。3、档案的鉴定与销毁安环科对所保存的安全生产档案定期进行鉴定，对于保存期限已满或已失效的档案材料，按规定进行销毁。4、保管形式安环科应设置安全生产档案专柜、指定人员负责档案的日常管理。六、借阅管理1、厂内各部门因工作需要，借阅本部门的安全档案需经本部门领导批准，到安环科填写档案借阅单，方可借阅。2、厂内各部门借阅非本部门的安全档案须经档案所属部门同意或厂内领导批准。3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。4、借阅人不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经相关负责人批准。5、借阅的档案用完后应及时归还，借用时间一般不得超过10天。6、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按厂内有关保密规定办理。七、更新当法律法规、政策、标准和上级要求发生变化时，厂内相关部门及时对相关规章制度和操作规程进行修订、报批，并将新获取档案保存。