审核员如何写好审核记录.docx

审核员如何写好审核记录审核记录用来表述审核证据和审核发现，为审核结论和认证决定提供支持依据。但审核证据如何界定？审核证据和审核发现又该记录到什么程度？每一次审核中，我们会接触到大量的信息，与审核目的、准则有关的，也有的无关的，写审核记录时既应包括足够的细节，使它能反映受审核方质量管理体系的运行情况，判断标准中的各项要求是否得到有效实施，要考虑到审核时间和审核任务的分配又不能太过繁琐,凡是不属于审核证据的则不需要记录，那究竟应该如何写好审核记录？审核记录应关注以下原则：工审核记录应反映抽样量审核是通过适当的抽样进行的，比如抽查了多少文件、记录，观察了多少产品、实物、工作现场等。适当的抽样量就是审核所获得的样本量对总体应有一定代表性，抽样量太少则不具备代表性或者可信度不高，为表明抽样量对审核结论和认证决定的支持，审核员在现场审核时应首先询问抽样对象在审核期内的总量，再根据3%-5%的惯例决定抽样量，并在审核记录中详细记录，以明确反映审核抽样的情况。2、审核记录应记录有可重现性，可追溯性证据的一个重要属性是真实性，审核记录反映的审核证据必须是真实存在的，具有可重现性，如果由他人重新审核，完全可再次查到，因此，审核员在现场审核中与员工、其他人面谈时，要记下有关人员的姓名、所属部门，审核文件、记录时,要记下有关文件名称、记录的编号，检查仪器、设备时，要记下有关仪器、设备的编号、编码3.审核记录要适度简明扼要实际审核经验告诉我们，现场审核必须严格控制记录的时间，以便能利用更多的时间来进行审核调查。审核通常运用"问、查、看的方法进行，记录方法具体如下：1通过询问、交谈的方式进行审核的记录方法a）记录回答、交谈者的姓名、职务和所属部门（审核证据）b）记录回答问题的要点、主要内容。（审核证据）c）记录对回答问题、交谈内容的判断结论（审核发现）2、通过查阅的方式进行审核的记录方法a）记录受审人员的姓名、职务和所属部门（审核证据）b）记录所抽直书面材料的名称和编号（审核证据）c）记录所抽查书面材料d）记录审核判断结论（审核发现）3、对产品进行审核的记录a）记录产品所处地点（审核证据）b）记录产品特征标记（审核证据）c）记录审核判断结论（审核发现）4、对过程进行审核的记录方法a）记录从事/参与此过程工作人员的姓名、职务和资格（审核证据）b）记录此过程工作的名称（审核证据）c）记录主要工作内容（审核证据）d）记录审核判断结论（审核发现）温馨提醒：审核记录重点关注1、重要/关键过程记录须有受审核方的产品工艺流程、服务流程、施工过程按相应产品工艺、服务规范、前提方案/操作性前提方案/前提计划/HACCP计划、施工工艺等实施的审核证据受审核方按环境因素、职业健康安全危害、食品安全危害、能源评审、信息安全风险识别和评价的结果实施相应控制措施的审核证据记录中应有审核当日生产现场生产活动的审核取证2、监视测量记录不可缺少物料/半成品/产品检验符合标准或检验规范的审核证据对关键控制点监测和监视的审核证据对污染物排放进行监视测量的审核证据对职业健康危害工作场所进行监视测量的审核证据对目标/方案实现情况、控制措施实施情况、管理体系各个流程运行情况等进行监视测量的审核证据内审、管理评审的审核证据3、合规性记录不可缺少特种设备、计量器具管理符合法规要求的审核证据环境守法（环评及批复、三同时验收等）的审核证据，污染物排放符合法规标准要求的审核证据职业健康监护结果符合法规标准要求的审核证据产品安全性验证、食品添加剂/食品营养强化剂、食品标签符合标准要求的审核证据、以及符合其他相关法律法规要求的审核证据4、对投诉、事故（质量、安全、环保）等负面信息的处理结果及采取措施的有效性的验证证据总之，进行现场审核记录时审核员应根据具体环节和审核实际情况，灵活运用各种审核记录方法，收集记录有效信息做好现场审核记录，提高现场审核质量