FSC 记录管理程序.docx

文件名称：记录管理程文件编号：YSQP002版本/修订：A/0页数：3生效日期：2010年05月01日管理体系口手册口制度口操作规程程序其它：文件密级：无修改类别新版版本更改/修订口作废/替代：文件变更原因：文件变更内容简述：编制人：邓飞部门：人力资源部日期：2010年05月01日文件印章审核人员部门姓名签名日期人力资源部吴云鹏持有部门：批准总经理王建平版本更改记录版本修订更改摘要编制者生效日期文件编号：YSQP002文件名称：记录管理程序页码：2/3版本/修订：A/0生效日期：2010年05月01日1.0目的确保记录于使用、收集、汇总、存档、处理等阶段得到适当控制。2.0范围适用所有同体系相关的记录的控制。3.0权责人力资源部负责公司原始质量和森林产销监管链记录的管理，各部门负责本部门管理记录的制定、编目、收集、保管及归档。4.0定义质量记录是指对于己经完成的活动或达到的结果所做的记载,是质量和森林产销监管链体系文件的重要组成部分。质量记录包括设计、检验、试验、调查、审核、评审等方面的图表或有关结果,森林产销监管链记录包括与林产品有关物料的购买和销售文件、训练记录、生产记录、容积概要和商标认可的记录等。5.0内容5.1各部门负责人根据质量手册、FSC手册和程序文件的要求，制定部门的质量和森林产销监管链记录，设计相应表格，并进行编目，按文件和资料管理程序实施版号管理。1.1 2记录的设计要求系统性、可操作性、可检查性、可追溯性、可见证性，栏目明确，格式标准便于填写。1.3 各部门应填写部门文件记录一览表，并报人力资源部，针对森林产销监管链有关的记录，人力资源部汇总建立文件记录一览表。记录一经填写不得随意更改，各部门修改、变更或新增质量和森林产销监管链记录必须经部门主管批准，交人力资源部备案后，方可正式使用。1.4 由各部门负责本部门使用质量记录的存档，标识及保管。5. 4.1存档形式：可视需要采用纸、硬盘、软盘等，森林产销监管链有关的记录需单独归档。6. 4.2记录要提供相宜的环境保存，注意防火、防潮、防损、防遗失等。5.4.3保存期：如合同或有关法规有规定的按规定执行，记录或文件没有规定的，按一年保存期处理，森林产销监管链有关的记录保存期限为五年。5.5对已作废的记录及时回收、销毁，保证实际使用为最新版，对于微小的空白记录修改可以在修改处以签名的方式处理。5. 6填写记录的要求5.6. 1内容完整，记录表格中无缺项、漏项等。5.6.2填表人对记录的真实性和准确性负责，填写规范、及时、字体整洁，避免涂改，如有涂改须签字确认。文件编号：YSQP001文件名称：文件与资料管理程序页码：3/3版本/修订：A/0生效日期：2010年05月01日5.7非本单位人员或在合同中规定，顾客或其代表及其他外部人员要求查阅记录时，需经保管部门主管批准。5. 7各部门每季度针对保管的记录进行整理将超过保存期限又无保留必要性的直接销毁。6. O参考文件文件与资料管理程序7.0附件7. 1记录一览表