年会策划方案模板(完整流程).docx

如何通过40个小步骤完成年会策划一、会前沟通阶段"筹备一下今年的年会。接到领导这个命令时，大家有没有脑补一个场景，就是中午同事让你带饭时，你问他吃啥，他说"随便，然后你果真"随便"买了T分饭，原来他只是想吃一个"随便牌”的冰淇淋。所以，沟通非常非常重要。1明确目标年会对象经销商？客户？员工？2年会类型如经销商联谊、答谢客户、员工总结、公司总结、公司联谊、年终奖励、公司聚餐等。3年会调性正式严肃？娱乐狂欢？4年会预算年会大概预算多少？5年会时间年会大概定在什么时间举行？6年会形式联欢茶话会（工作报告+内部表演节目+晚宴），大型歌舞团拜会（行业展望+知名主持人明星+各公司代表节目+媒体宣传），群英汇（集团各公司汇报展望+会议+晚宴），户外拓展培训会（专业培训+拓展训练+团队积分比拼），演艺大比拼（小电影+服装秀+歌神k歌+集体舞+宴会），旅游狂欢（周年纪念+答谢用户+旅游+party+演出）7场地联系最好选出3个合适的场地，然后从中选择最合适的，其它两个作为备选项。8场地预定时间确定后马上预定场地，年底会议集中，场地紧俏。二、年会策划阶段谋定而后动，策划阶段最好记得用表格，比如说年会筹备人员分工表、物料需求清单、现场执行分工表。分工不明确，最容易出问题，尤其是现场执行的时候，发现某项工作漏项，现拉一个人过来帮忙时，这个人绝对一脸懵。重点强调物料需求，因为到了酒店现场，发现忘记带一个小东西都是很致命的。以上准备工作是为了保证年会能够顺利的进行，而年会如何有亮点，也是需要小心机的。年年办年会，年年要亮点，要创新，这个真是太难为宝宝了。告诉大家一个小妙招，来个互联网十年会，顿时高大上了有木有。比如说，设计一个年会的微主页，领导顿时会觉得耳目一新。在现场设置个3D签到墙，员工看到自己头像在大屏上，顿时存在感爆棚呀。再设置个摇奖、摇红包环节，现场顿时就爆了。如果想玩得煽情一些，可以让员工代表家长录个小视频，或者让员工家长看现场直播。9年会策划组建团队确定年会工作小组，分工协作。需要从别部门调配人员的需要提前打招呼。10方案拟定年会方案经过撰写，讨论，审核，公司确认之后方可发布。11外包团队选择方案确定后，哪些事项需要外包的，需要提前选择。比如宣传片拍摄制作、场地舞台搭建、舞蹈演出等。12流程设计设计年会流程，考虑时间，交通，气候因素。一般年会流程有1、开场舞2、领导致辞3、颁奖4、员工代表讲话5、节目演出6、晚宴7、幸运大抽奖7、互动小游戏8、谢幕等如果要玩出科技感，抽奖环节可以选择微信摇一摇抽奖，现场火爆；还可以设置微信摇一摇抢红包环节，由公司、部门或领导分批发红包，员工摇一摇抢红包。13设计年会亮点增加年会科技感，通过年会微主页、3D签到墙、摇一摇抽奖等调动现场氛围；如果有条件，年会现场进行视频直播，让客户及员工家长能够看到企业年会。（让员工家长看企业年会直播，抢企业红包，是维持员工稳定性的小心机。试想，家长都被收买了，员工想跳槽，家长第一个不同意呀。）14人员分工（表）分工要明确、具体，各任务项表述清楚，有时间节点。15物料需求（表）要明确列出所有需要的物料，通常包含奖品礼品类、年会资料类、现场包装类等三、年会筹备功夫在诗外。年会能否成功,筹备绝对是关键。筹备环节，一是要跟进各个配合部门的进度，把握各个任务项的进展情况，发现有问题的，提前想办法解决，不能因为某个事项没完成而影响整个年会的进度。16年会筹备预算申请尽早申请，走审批、拨款流程。17嘉宾邀约确认嘉宾是否演讲。如有需要，可制作H5邀请函。18员工通知如果企业员工较多，确认是否分批举办，明确员工在何时参加。大公司可选择制作年会微主页，年会流程通知、节目预告、现场抽奖游戏、视频直播、在线投票等版块都可以在年会微主页展现。19优秀员工评选一般公司年底都有优秀员工评选（现在比较流行的是在线投票）。需要和牵头评选优秀员工的部门对接好，提前拿到优秀员工的名单。便于拍摄花絮，或者联系员工家长，让家长微信传来祝贺员工得奖的小视频；或者让家长看员工领奖时的直播。这个严格上来讲不算年会筹备工作，但是做好了是一个亮点和泪点。20年会文件视频类（企业宣传片，精彩花絮，优秀员工感言等）：音频类（主题音乐、舞蹈、歌曲配乐等），PPT类（领导讲话稿，员工发言稿等）；图片类（年会主题图片，颁奖、抽奖背景图片等）；文档类（主持词等）21物料制作、采购按照物料清单，采购、制作。如会场欢迎牌、指示牌、桌牌、易拉宝、签到墙、主背景以及年会所需道具、奖品等。22节目征集、编排面向公司征集节目，安排审核、彩排时间。23现场彩排一定要预留彩排时间，如有节目，最好安排一次带妆彩排。四、现场布置现场布置，估计大家是轻车熟路了。重点提示一下，现场音响、灯光一定要提前测试。另外，如果需要用网络，一定要提前测试网速，可以用测速软件来测试。有个经历，在某次大会上，酒店方给我配置了一个20M的专线，可是投射大屏的时候,就是投射不了,最后一测试，实际配置的带宽IM都不够，网页都打不开。24场地布置布置时间至少提前一天布置场地25设备布置会议所需网络，电脑、音响等；桌椅摆放，茶水，礼品到位。26会场指引会场欢迎牌、指示牌、易拉宝等。27主舞台搭建协调酒店方或广告公司完成现场主舞台及签到墙搭建。五、现场实施彩排、彩排，还是彩排。年会正式开始前，至少要彩排一次。这样在实施的时候才能够顺利。嘉宾座次安排好，视频、PP1音乐都正确播放，这些事比较关键的。对于员工来讲，现场摇奖、抢红包，在合适的时间上菜，也非常重要。28现场实施接待服务嘉宾接待服务，需要礼仪的话提前聘请或面向公司员工征集志愿者。29暖场通过3D签到墙，主持人互动等调动现场氛围。30现场服务茶水、点心（督促酒店方完成），礼仪引导服务等。31PPT控制控制嘉宾演讲时间，PPT上加上演讲倒计时，或者制作时间提示牌。32演讲次序嘉宾出场次序在会前应该确定好33音响、视频播放提前收集音乐、视频，编好次序，现场配合播放。34餐饮安排坐席安排，餐饮安排（控制好上菜时间）。如有领导、嘉宾，最好安排几个人负责开车（不能喝酒）或者提前预定代驾服务。35直播、摄影会前列好拍摄需求，安排专人负责。六、会后总结36会后年会总结总结得失，为明年年会做准备。37节目评奖评选优秀节目，给予奖励。想趁热打铁，可通过大屏幕现场投票、现场颁奖。38宣传文章撰写宣传文章，进行宣传推广。39照片整理整理现场照片，例如公司素材库，也可发给相关人员，或者做个专辑。40视频剪辑现场年会视频剪辑，存储。对于年会筹备小组的，最好给予一定的现金激励，来年好找人办事儿哦