合同评审控制程序.docx

合同评审控制程序1目的为加强销售合同的理解和执行，更好地满足顾客要求，特制定本程序。2范围本程序适用于公司销售合同的评审。3职责3.1 国贸部/销售部负责识别顾客的要求与期望，组织有关部门对产品需求进行评审。3.2 经营副总或国贸部总经理负责无现货且批量大、交货期短的常规合同评审结果的审批。3.3 生产副总负责组织相关部门针对特殊合同研究工艺改进方案及可行性，总经理负责特殊合同评审结果的审批。4评审程序4.1国贸部/销售部负责识别顾客对产品的需求与期望：a）顾客规定的要求，包括交付及交付后活动要求；b）顾客没有明确要求，但规定的用途或已知的预期用途所必需的要求；c）顾客没有规定，但国家强制性标准及法律，法规规定的要求；d）组织确定的任何附加要求。4.2评审在向顾客作出提供产品的承诺之前进行，例如接受合同或订单及接受合同或订单的修改。4.2.1与产品有关要求的评审应确保：a）产品要求（包括顾客的要求、法律法规的要求和公司自行确定的附加要求）得到规定；b）与以前表述不一致的合同或订单的要求（如报价单）已予解决；c）公司有能力满足规定的要求（质量、数量、交货期等等）。4.2.2合同的分类a）常规合同：公司正常生产的产品的销售合同；b）特殊合同：顾客要求的产品不属于公司正常生产的产品，但可经过工艺改进可满足顾客要求的销售合同。顾客有此类要求，我公司必须与顾客签订书面合同。4.2.3对一般的常规合同，国贸部/销售部确认4.2.1a）b）c）三个项目后在“常规合同评审记录”中签字。4.2.4对无现货且批量大、交货期短的常规合同，国贸部/销售部负责确认4.2.Ia）项与b）项后，组织生产车间、供应部等部门对生产能力、采购能力及交货日期等公司满足规定要求的能力进行评审，形成合同评审记录，交内蒙公司经营副总或国贸部总经理审批。4.2.5对于特殊合同，国贸部/销售部国贸部/销售部负责确认4.2.Ia）项与b）项后，将此类合同草案转交生产副总，生产副总组织生产技术部、生产车间、供应部、检测技术中心等部门研究工艺改进方案及可行性，形成合同评审记录，交总经理审批。4.2.6对于口头订单（如电话订货），国贸部/销售部负责将相关内容填入口头（电话）订货记录中,经双方确认（可用传真件，电话记录等方式）后执行4.2.3或4.2.4条款的规定。4.2.7经过评审，若顾客提出的某些要求我公司不能给予满足，国贸部/销售部负责与顾客协商沟通，以寻求继续合作的可能性；若可以签订合同，销售部/国贸部代表公司与顾客签订合同。4.2.8当产品要求由于某种原因需要变更时，相应的合同草稿或订单记录需得到修改，把变更的要求与顾客协商一致，并通知相关部门，对更改的内容必要时需再次评审。4.2.9国贸部/销售部对评审的结果和评审所引发的措施，应予以记录并保存合同及其他相关文件。4.2.10合同评审流程图如下：特殊合同无现货且批量大、交货期短的常规合同识别顾客要求一般常规合同签字执行合同销售/国贸签字确认5相关文件合同评审管理制度6相关记录6.1口头（电话）订货记录6.2合同评审相关记录