DXDQP001A0文件资料与信息控制程序.docx

修订履历修订次数对应版本修订页码修订内容修订者修订日期/AO/首次发行邓筛燕2012/08/20分发部门总经办财务部业务部采购部物控部人事部综合部生产部品质部工艺部批准审核编制邓筛燕1.0目的对本公司与质量/环境相关的文件和资料进行控制，以保证在质量/环境体系运行的各个场合所使用文件和资料的有效性2.0适用范围适用于南城多鑫达科技公司的质量/环境体系文件以及外来文件和资料3.0职责3. 1品质部：a、公司管理体系文件归档管理部门，负责公司管理体系文件管控系统的策划、实施、与维持、评审与持续改进b、负责公司的管理手册、程序文件、三级文件、工程图纸、记录表单等进行管控;负责对体系策划及运行相关外来文件的管控c、负责对文控文件归档的日常管理d、负责对公司管理体系文件管控进行督查、组织稽查3.2 ISO小组：a、负责公司文件管控系统在内部的实施、维持及持续改进b、负责体系管理文件的登记、发放c、负责对体系策划及运行相关外来文件的管控d、负责对公司管理体系文件管控进行督查、组织稽查3.3 生产部文员：a、负责公司受控文件的接收、保管、回收b、负责外来文件的登记c、负责对公司管理体系文件管控进行督查、组织稽查3.4 各部门管理：a、按本程序管理内容进行管理体系文件的编写、修定、审核、批准b、适用时，接收相关外来文件并转化，转化后转交I）CC存档c、负责管理体系文件内部的培训宣导、保管、使用3.5 管理者代表：负责组织手册的编写、更改、程序文件的审核3.6 最高管理者（总经理）：负责管理手册的批准3.7 定义4.1 文件：质量、环境体系文件、信息及其承载媒介（以下简称文件）4. 1.1一级文件：管理手册4. 1.2二级文件：程序文件4.1.3三级文件：作业指导类文件、工艺文件，作业指导类文件包括生产作业指导书、品质检验标准和操作规程、管理规定、章程。工艺文件类包括工程图纸、工程样本、限度样本、QC工程表、Bom表等等。4.1.4四级文件：质量/环境记录。1.1.5受控文件：本公司所发行的各管理体系的手册、程序文件、作业指导书、标准、规范、由外来文件转化成的内部文件及其他形式的内部文件等。4.16外来文件：凡从外部进入本公司，且对本公司各管理体系的策划和运行所需的文件。包括但不限于：客户标准、行业标准、地方标准、国家标准和国际标准；政府公文；法律法规；客户图纸、标准规范等：物料成份信息；设备使用说明书：以及其他作为工作依据的外来文件。4. 1.7非受控类文件：用于参考、学习或培训等目的纸档的非受控文件，相关部门或人员如需将文件内发或外发，放由部门审枇后方可使用，但不允许出现在生产现场，且无需登记和回收。级别文件名称制定审核批准控制部门优先等级适用范围一级管理手册（管理方针）具体负责人管理者代表最高管理者二级程序文件具体负责人管理者代表最高管理者三级四级作业指导书具体负责人部门主管部门经理质量/环境记录随三级文件同审批品质部文控品质部文控品质部文控限使用部门品质部文控限使用部门通用通用注：此规定为体系文件的一般审批流程，若客户或其他体系文件有特殊规定的需遵循其要求。5. O工作程序5.1 文件书写规则:5. 1.1质量/环境手册文件的封面应有页码、版本号、拟制人、审核人、批准人的签名及日期。6. 1.2程序文件封面应有文件的变更履历、页码、版本号、拟制人、审核人、批准人的签名及日期。5.1.3三级文件要有文件的变更履历、页码、版本号、拟制人、审核人、批准人的签名及日期。部门财务部行政部工程部商务部生产部品质部代码ACCHRGCSWSCQC5.2.1 5.2文件的归档管理5.2.2 质量/环境手册、程序文件、作业指导类文件及质量/环境记录表单原稿由文控保存，并防止文件损坏或丢失。品质部负责编制全公司综合管理文件览表，提供快速查阅的捷径。记录的管理执行记录控制程序。5.2.3 各部门使用的受控文件由该部门负责人指定专人管理本部门的受控文件，并自我检查本部门受控文件。品质部文控员每半年向各个部门发行综合管理文件一览表，以供使用部门核对是否为最新版本。6.0文件的编号方式如下:6.1 部门代码衣:6.11管理手册:DXD-MM-OO16.1.2程序文件：DXD-XXXXX代表公司流水号（0199）QP代表质量/环境/公共程序文件6.13三级文件编号:a.作业指导书类文件编码原则（流水号可以续号至无穷大）：WIXXXXX流水号（OoO1-9999）部门代码作业指导书缩写（WorkingInstruction）6. 14四级文件编号:QR-XX-XXX-ATTTT1版本号：（首次A0、修定AhA9,B0B9,C0C9循环编号）流水号：（0001-9999）代表部门代号QR四级文件表单代码7.0文件发放与回收品质部文员拟定文件收发/回收登记表，按规定范围统一发放至各职能部门。7. 1.1文件制订后，由拟制部门将文件的电子文档发送给品质部文控文员，文控文员检查文件格式、内容是否与以前受控的文件相冲突，确认无误后进行统一编号，回复编著部门，由编著部门自行打印，按权限进行签核，将文件纸质档及文件新增、更改、废止申批表填写完毕提交文控员。文控文员根据文件分发部门及分发份数对文件进行打印/复印，按分发范围通知部门领取文件并登记在文件发放回收记录表，各级文件副本和所有受控文件发行前，需于该文件每页右上角加盖“受控”章：7. 1.2当文件破损、严重影响文件的使用，或文件丢失时，应到品质部办理更换或补发手续。并在文件收发/回收登记表上注明原因。7. 1.3文件发行后，因各种原因回收，如过期、废止、换版或更改时,文控员应根据文件收发/回收登记表回收所有的旧文件，文控保留旧版本原件，在原件正面盖“作废”章，保留至少3年（具体根据客户要求操作），回收的旧文件（图纸、规格书、检验标准）作销毁处理，其他回收的旧版文件若需当回收纸使用需在文件上盖“作废”章标识后，方可使用。7. 1.4经过发行的文件，各个部门不得在上面乱写、乱划、乱涂改或私自复印带出公司，现场不允许出现未加盖红色“受控”章印的文件。7. 1.5文件已受控，若部门未领取到文件或需新增分发范围或变更分发范围，由文件管理部门或文件审批部门重新登记，或通知文控文员。7. 1.6若文件有遗失的，应填写纠正与预防措施报告、文件新增、更改、废止申批表经部门申批后由文控员补发。7. 1.7文件借阅：借阅人应填写文件借阅表于一周内归还所借阅的文件。8.0文件的制订、修改和废止时机： 与公司现有的实际运行流程不适宜，或相关联文件修改时： 不同文件对同一事项规定有重复矛盾时； 有比原文件有更好的方法或流程且能提高工作效率时： 相关方要求、法律法规变更、经评审后涉及文件更改时； 内外部审核、管理评审决议需修定文件时； 其他方面需修定文件的情形，如打印、签批有误等； 文件的制订、修改和废止由文件原制订部门或相关人员以文件新增、修订、审批表提出及说明原因（四级文件除外），并交品质部，如有必要，由品质部组织有关部门讨论。 文件的修改和废止的审批按文件批准权限执行。作废文件需要保留时盖“作废”章以进行标识。9.0文件的版次9. 1.1质量/环境手册的原始版本为A0,如修改某一页，则该页版本为A1,累计修改10次后，整份手册收回，换为BO版，依次类推。9. 1.2程序文件及三级文件、四级版本号由1位英文字母和1位数字构成，即XY（版本号，修订号）。例如：Ao表示原版文件，A1表示第次修改，依次类推。程序文件及三、四级文件修改累计超过9次，应当换为BO版。版本号改变前后文件名称须保持一致。文件一次修订之内容较多时（一次性修订8条款）或者程序发生重大变化时，文件需进行版本变更,换为Bo版。10.0外来文件管理10. 11外来文件和资料指与本公司质量/环境体系有关的外部文件和资料，包括国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、ROHS要求、客户要求等。10. 12客户提供的图纸和品质要求文件，由接收部门登记在外来文件登记表，依照密级文件与资讯管理程序转换成内部文件，并按内部受控文件要求进行管理。接收部门霜将外来文件接收登记表与外来文件电子档发至文控，若接收到的是客户绝密文件则由接收部门自行保管。10. 13客户提供的环境物质管理标准等资料，由接收部门登记在外来文件登记表转至体系办，由体系办上传至文件管理平台。10. 1.4各部门收集到法律法规和管理体系标准等统一转交体系办列入法律法规和其它要求一览表并上传至文件管理平台。10. 1.5设备说明书由设备部保存。10. 16其它外来文件一般由接收部门自行处理，若接收部认为比较重要的也可交文控管理。10. 17外来文件的编号管控：有编号的外来文件就用原来的编号，没有编号的外来文件就按OAXX编号。流水号：（01-99）OD表示外来文件1018客户提供外来文件以客户订单取消后追加保存1年，客户有特殊要求，需要延长保存期限，应按照客户要求执行：政府机关、国家或国际标准委员会等提供的外来文件在没有发生版次或内容变更前将一直保存。I1o相关记录文件发放/回收登记表文件新增、更改、废止、审批表综合管理文件一览表外来文件清单文件传阅学习表文件借阅登记表文件丢失登记表受控资料接收登记表纠正预防措施报告文件会签单12.0相关文件记录管理程序文件管理流程图文件管理流程图：内部外部文控确认使用部门提出申请对应负责人审核上传文控平台文件修订废止增分发范围、无修改丢失、损坏、新增文件修TTJ废IkJ补发