某某纪委监委档案工作管理办法.docx

某某纪委监委档案工作管理办法一、档案人员岗位职责1、档案工作人员必须认真贯彻执行档案法和有关各项规章制度，增强档案意识，提高政治和业务素质，提高档案管理水平。2、收集整理、保管档案资料，并积极做好档案利用工作。3、监督和指导委机关各部室做好各种归档资料的收集整理、立卷和归档工作。4、定期检查档案的保管情况，对破损或褪变的档案及时进行修补和复制。5、做好库房清洁卫生、“八防”工作，确保档案的完整安全。6、做好档案移交工作，对保管期满的档案定期进行鉴定销毁。二、档案收集责任主体1、文书档案由办公室收发员负责整理立卷，按年度归档。收发人员根据归档范围，平时注意收集、鉴定和整理，做好归档准备，次年三月按照归档要求，整理归档。2、业务档案由各部室负责整理立卷。次年三月及时完整移交至办公室档案室。3、财会档案由财务人员负责整理立卷。每年财政年度末了，按财会档案要求立卷、归档。次年三月移交档案室。4、各部室要注重声像档案的归档。其中宣传部负责收集新闻、网络媒体反映我市反腐倡廉重要工作的声像资料。整理时应按类别注明时间、地点、内容。次年三月底移交档案室。5、文书电子档案，由办公室收发人员负责整理立卷，按照时间、标题、责任人编制电子目录和电子文件，刻成光盘后移交归档。6、档案归档时，档案工作人员要认真鉴定，使归档材料符合要求，方可履行交接签字手续。三、收集范围及要求1、反映机关工作、活动具有查考利用价值的文件、资料均属归档范围，具体参照市纪委监委档案归档范围及保管期限表。2、对于传阅的非密级文件如需留用，由各部室档案联络员复印并收存，原件退回办公室。3、各部室以委名义上报的公文、报表、总结、计划、报告、年报、季报、图表等相关材料，一份加盖印章移交档案室存档，一份本室留存。4、对本部室业务工作中形成的材料要按照起始原委立卷。按标题填好相关内容，三点一线装订成卷。一式两份，一份交档案室，一份室内留存。5、档案联络员要认真履行职责，对文件材料的立卷、归档，要做到准确、完整、及时。6、按照档案管理的要求，对应归档的材料，必须移交档案室，严禁归档材料个人保存。四、档案库房管理1、委机关档案库房，必须确定专人负责管理。2、档案室必须是专室专用，不得堆放与档案无关的用品。与档案工作无关的人员不得随便进入档案室，不得在档案室会客。3、档案接收、借阅要办理登记手续，归还要验收并办理注销手续。4、严禁将烟火、易燃、易爆炸物品带入库房，库房附近严禁堆放杂物。5、库房内电灯、门窗用毕后应立即切断电源、关闭门窗,并认真检查，发现问题及时处理。6、消防设备要保持齐备、有效。7、库房内放置防虫药物，防止虫蛀档案，发现档案被虫蛀损毁时，及时报告领导并进行处理。8、库房内应保持整齐、清洁，同时根据库房内温湿度情况，随时调节库房温湿度，并做好记录。9、定期对档案进行安全检查，发现问题及时汇报处理。10、档案管理人员因工作变动，应先办理移交，后离岗。五、档案保密1、坚决贯彻执行档案法，实行统一管理，维护档案的完整与安全，开发档案综合利用。2、档案一般不得带出档案室，特殊情况时，须经主管、分管领导书面同意，未经批准不得随意复印、复制、摘抄档案材料。3、管理人员不得在公共场所以及亲友谈论档案中的机密，不得用电话、计算机媒介泄露档案内容。4、发现档案丢失或被盗应立即报告，及时处理。六、档案借阅1、借阅档案必须履行借阅登记批准制度。2、借阅文件须经主管、分管办公室的领导批准，由办公室负责人安排档案人员查找。3、涉密文件借阅应经领导审批。借阅时不得将保密文件带至保密法及相关法律法规禁止的地方，借阅后必须及时归还，严防泄密。4、文书和业务档案如遇特殊情况需要带出时，要经主管、分管领导同意，借出时间不得超过五天；外单位查阅档案，需持单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅；有关部门检查财会档案，须持有关文件和检查人证明信，在办公室财会人员的参与下方可查阅。5、借阅人不得在档案上加注、涂改、勾抹、折页，不得将档案弄脏、撕毁，不准转借他人。6、查档人员必须遵守保密规定，不准泄密、失密。保密性文件及会计档案不得复印，特殊情况需复印要经分管领导书面批准。7、借阅人员归还档案时，档案管理人员要当面认真检查无误后，方可撤销借阅手续。七、档案移交销毁1、凡列入市档案馆收集范围的档案，自档案形成之日起满10年的应向市档案馆移交。对需要移交档案馆的档案，档案管理人员填写移送说明报分管领导批准。2、档案移交时应填写清楚移交清册，包括：档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、保管期限、是否移送电子目录。移交清册要作为长期资料保存。3、档案工作人员根据档案保管期限，对确无保存价值的档案，提出销毁意见，报主管、分管领导批准后销毁。销毁时，编制档案销毁清册，包括：销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。4、销毁档案时，要防止档案遗失或泄密，二人在场监销,监销人员销毁档案后应在销毁清册上签字并注明日期。5、业务档案和财会档案如已过期，由档案室和有关科室共同审定，提出鉴定报告，编写销毁清册，经主管、分管领导批准后按规定销毁。6、档案销毁必须在相应的案卷目录和归档文件目录上注明“已销毁”字样。7、销毁清册要作为资料长期保存，防止丢失，以备查考。八、档案检查办公室负责每年组织对各部室档案管理情况进行检查，对检查中发现的问题，及时督促整改到位。检查内容：内部档案组织管理情况、档案收集整理装订情况、电子档案完备情况、音像档案整理归档情况等。