EBQP03文件控制程序.docx

1.0目的使公司质量管理系统能有效运行,对相关文件、资料进行管制,确保各相关场所使用之文件为有效版本；2.0范围适用于本公司质量管理系统运行中和产品、服务及达成质量管理系统相关的文件资料；3.0定义无；4.0权责4.1各阶文件审核权限：各阶文件制定审核核准质量管理手册品质主管总经理总经理程序文件相关部门制定部门主管总经理指导性文件规范/表单相关单位制定部门主管总制定部门主管4. 2行政部：文件之分发、收回、销毁、管制及原件的保存；5. 3各部门：相关文件之制定、修订、废止及使用保管；5.0作业内容5.1 文件分类：管理手册（QM）、程序文件（QP）、部门代码（XZ一部门拼音首个字母）5. 2文件编码原则：编号（01）部门代码（XZ行政）公司代码（EB）5. 4文件的制定、修订、废止作业:5. 4.1文件的制定：应质量管理系统要求或各部门业务实际需要，制定适当的应用文件，并经权责部门审查核准，总经理批准后（见4.1）交于行政部统一发行。文件编号由行政部依文件编码原则编定且不得重复使用见（5.1）发行日期即为文件生效日期。5. 4.2文件修订:文件发行后针对实际作业需要而需修订时，由原制定单位编写文件并经审查核准后交于行政部发行，行政部负责回收旧版作废文件,发行日期即为文件生效日期。5.4. 3各阶文件新制定时版本为A/0（“A”为版本；“0”为版次；），如有小幅修改或仅为打字错误则更改其版次，若内容修改一半以上或版次修改超过3次（0-3）以上，则由原制定单位作换版发行,版本相应改为B/0、B1-.B3o依此类推为C/0、D/0,文件修订为抽换方式。5. 4.4表单修改时,新制定表单版本为A版，尔后若修订则依次为B版、C版。库存之旧版表单则若需再用则由制定部门订定其使用期限上注明。5. 4.5文件废止:作废文件由行政部统一报废。但废止文件编号应予管制,不得再重复使用。如文件需保留则由行政部留存盖有“作废”之文件。5. 4.6外部文件：各单位收到外来文件,客户提供的文件由业务部统一登记管理，其他外来文件,须先交由行政部统一登记管理，发行至相关使用部门。6. 4.7文件分发、收回作业：5. 4.7.1文件完成发行前，由行政部统一拷贝，并于文件首页加盖“受控文件”章；请收文单位签收于文件分发、回收记录表上。5.4. 7.2所有文件在新版发行时，旧版文件由行政部加盖“作废”章或直接销毁。须注意应确保各部门及操作现场所使用之文件为最新有效版次。5.5. 7.3凡文件上盖“受控文件”不得以影印方式出现。5.3文件档案管理：5. 3.1各部门应妥善保管本部门的文件,正式文件上不得涂有任何标记,如有加发、遗失或破损,则应填写文件领用申请单，经行政部核准后即可发行；5.1 .2若客户有需求而索要文件时，相关责任单位填具文件领用申请单，经总经理同意后，向行政部申请，行政部进行发行。5.3 .3若因需要而需保留旧版文件时,应由行政部于旧版文件上写上“作废”后仅作参考,不得为作业之依据,作废原稿由行政部保留其版本。5.4.4行政部应以文件一览表分类管制，并每季度及时更新文件一览表并分发给相关部门以供需要时识别文件之最新版次。5.4.5行政部管理体系电子文件由文控中心负责储存、加密和使用。5.4.6若利用一面已经有文字的纸张打印使用的文件，作废面要打叉，以标示作废面文字无作用。5.4.7电脑资料应不定期进行存档，电子档文件版本及控制按纸质文件的管理方式进行。6.O文件的保存期限6.1原始文件的保存期存为2年，现行使用的文件保持最新版本。6.2品质记录由各部门视其特性不同自行订定。7.0相关文件无8.0相关记录：8.1文件修订记录表8.2文件分发、回收记录表8.3文件修订、作废申请单8.4文件领用申请单8.5文件一览表附件一：文件管理流程内部文件外部文件（规格、图纸、法律法规、ISO文件等）文件管理流程文件更新相关部门主管编制文件业务存档并分发处理经理或总经理批准发行文件取消/作废行政部分发文件并存档文件更新文件取消/作废重新分发并存档文件回收处理