公司文件管理制度.doc

文件管理制度1 范围本制度适用于公司各部门（项目部）。本制度主要包括行文格式、收发文流程、文件呈报、文件归档、保密等内容。2 定义本制度中文件指公司与其他单位、公司对部门（项目部）、部门（项目部）对公司、部门（项目部）对部门（项目部）所发的各类公文，形式包括：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。3 职责3.1 总经理办公室3.1.1 负责以公司名义对内文件的拟定，对外文件的编号、收发、登记、稽催和存档；3.1.2 负责各部门（项目部）起草文件格式的审核及文件管理的监督实施；3.1.3 负责本制度的修订与完善。3.2 各部门（项目部）负责本部门（项目部）文件的拟稿、收发、登记和存档。4 制度4.1 行文格式4.1.1 公司制度（办法）行文格式具体规范详见附件14.1.2 其他文件行文格式4.1.2.1按照收发文单位的等级划分，公文分为上行文、平行文和下行文三种格式。4.1.2.2 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送（报）机关、印发部门和印发日期等部分组成。参照国家行政机关公文格式并结合公司实际，具体格式为：1）秘密等级和保密期限。涉及公司秘密的公文应按密级划分规定，标明密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。涉密文件应在文件首页右上角加盖“绝密”或“机密”字样印章。2）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度、时限要求，标明“特急”、“急件”。3）发文部门。公司发文一般为XXXXXXXXXXXXXXX有限公司或XXXXXXXXXXXXXXX有限公司总经理办公室，除人事任免、对外请示、报告等文件之外，一般采用后者。4）发文字号。发文字号应当包括部门代字、年份、序号。即：“青柏高发”或“青柏高办发”，例如：青柏高发201001号、青柏高办发201001号。5）签发人。上行公文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名及联系方式。6）标题。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。例如：“关于××××的通知”、“关于××××的请示”。7）主送部门。主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。8）附件。公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。附件应与公文正文一起装订。凡属批转、转发、印发性公文，其名称及内容作为正文部分附后。9）印章。公文除“会议纪要”外，应加盖发文机关印章。印章与正文必须同处一面。网上传输的文件，加盖印章的页面应扫描后传输。10）成文日期。公文的成文日期，以负责人签发的日期为准。11）附注。公文如有附注（需说明的其他事项），应当加括号标注。12）主题词。公文应当标主题词，上报公文应按照上级部门的要求标注主题词。13）抄送（报）部门。抄送（报）部门指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送（报）机关应当使用全称或者规范化简称、统称，依党、政、军、群次序排列。14）印发机关、印发日期。印发机关、印发日期列抄送机关之下，印发日期以公文付印日期为准。4.2 行文规则4.2.1 上行文范围为政府相关部门；平行文为公司内平级单位或其他业务相关单位；下行文范围为部门、项目部。对外行文视具体情况而定。4.2.2 “请示”应当一文一事，不同事项分别行文；“报告”为呈报上级机关文件，上级机关不一定做出明确答复，其中不得夹带请示事项。4.2.3 文件内容应确保情况确实，观点明确，结构严谨，条理清楚，字词规范，篇幅力求简练。4.3 发文流程4.3.1 拟稿人应根据事件的客观事实，按照本制度相关行文格式规定拟定文件，并填写制发文件审批单中相关内容。4.3.2 如有需要，由与拟发文内容相关的领导、部门进行联签。4.3.3 总经理办公室主任针对以下方面对文件进行审核，并签署意见。4.3.3.1 行文。是否确需行文，以何种名义行文。4.3.3.2 内容。审查文件是否观点明确、符合实际、切实可行。4.3.3.3 政策法规。是否符合国家有关方针、政策、法律、法规，与上级政策、规定有无冲突。4.3.3.4 文字。语言、标点是否准确无误，高度精炼。4.3.3.5 体例格式。审查拟定的文种、标题、主动单位、抄送单位、密级、紧急程度、主题词等，是否符合规定。4.3.4 总经理签发。4.3.5 总经理办公室对文件进行编号、排版，印制，发放、存档，资产管理部用印。发文时间以总经理签发日为准。4.3.6 函、会议纪要等文件根据实际情况发放。4.4 收文流程4.4.1 收到行业相关单位下发的、公司部门（项目部）上报的文件和公司级的会议纪要等文件，总经理办公室填写收文登记簿登记，并由总经理办公室主任应根据文件内容和缓急程度在接收文件审阅单中提出拟办意见，送相关领导批示或交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。4.4.2 承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。4.5 文件呈报各部门（项目部）如有请示、汇报等文件需要呈报领导批示的，需填写文件呈报单，后附需呈报的文件呈报，经领导批示后，经办部门存档，并按照领导批示办理。4.5 文件归档以公司名义或以总经理办公室名义的发文，总经理办公室进行归档，部门（项目部）的发文，由各部门（项目部）自行存档，总经理办公室不定期检查。4.6 公文发布权限总经理办公室可发布公司名义及总经理办公室名义的公文，各部门可以本部门名义发布公文，发文字号见附件。4.7 保密依照保密管理制度执行。5 相关文件序号名称编号1保密管理制度BGXZ-146 记录序号记录名称记录编号收集部门保存部门保存期限1制发文件审批单BGXZ-01-001总经理办公室总经理办公室长期2接收文件审阅单BGXZ-01-002总经理办公室总经理办公室长期3收文登记簿BGXZ-01-003总经理办公室总经理办公室长期4文件呈报单BGXZ-01-004各部门（项目部）各部门（项目部）长期7 流程图归档收文登记收到来文总经办主任提出拟办意见领导批示承办部门（人员）办理收文流程拟稿人拟稿总经理签发总经办主任核文相关部门联签发文流程BGXZ-01-001XXXXXXXXXXXXXXX有限公司发文单位文件标题拟文部门拟文人拟文时间核文人发文范围文件编号联签意见签发人备注制发文件审批单BGXZ-01-002XXXXXXXXXXXXXXX有限公司接收文件审阅单来文单位文件标题文件编号收文时间阅办意见领导签批意见承办结果备注BGXZ-01-003XXXXXXXXXXXXXXX有限公司（ ）收文登记簿序号收文时间来文单位文件编号文件标题份数备注BGXZ-01-004XXXXXXXXXXXXXXX有限公司文件呈报单呈报部门文件名称文件内容摘要经办人： 部门负责人： 年 月 日接收时间年 月 日 时报送时间年 月 日 时主管领导批示签字： 年 月 日 总经理审批签字： 年 月 日承办结果批复转送时间年 月 日签收人附件1XXXXXXXXXXXXXXX有限公司公文字号标准发文单位发文字号XXXXXXXXXXXXXXX有限公司青柏高发20101号总经理办公室青柏高办发20101号财务部青柏高财发20101号工程部青柏高工发20101号经营部青柏高经发20101号成本管理部青柏高成发20101号资产管理部青柏高资发20101号投资管理部青柏高投发20101号审计监察部青柏高审发20101号新成立的其他部门以新成立部门名称的第一字作为发文字号简称，如与已有字号相同情况，则以名称的第二个字作为发文字号简称题目格式：黑体（字体）、小三（字号）、居中（位置）附件2 制度（办法）行文格式文件管理制度（办法）一级标题1 范围标题格式：黑体（字体）、小四（字号）、居左（位置）。标题以阿拉伯数字编号最低至第四级二级标题1.1 ××三级标题1.1.1 ××四级标题1.1.1.1 ××五级标题1）××正文格式：宋体（字体）、五号（字号）、居左起空两格（位置）。2）××正文 ××××××。2 定义记录为制度（办法）相关表格的目录，编号为（柏高建设-行政文件-00）的英文缩写3 职责4 制度5 相关文件序号名称编号16 记录序号记录名称记录编号收集部门保存部门保存期限1BGJS-XZWJ-00总经理办公室总经理办公室3年2BGJS-XZWJ-00总经理办公室总经理办公室长期7 流程图后附相关表格正文格式：仿宋（字体）、小三（字号）左右页边距：2.8CM上下页边距：3.7CM行距：1.5倍装订：左侧页高1/3、2/3处装订。各部门、项目部：根据XXX，经研究，决定XXX。特此通知。 二一年一月一日关于XXX的通知题目格式：宋体、加粗（字体）、小二（字号）、居中（位置）附件3 公文行文格式