医院档案管理制度.docx

E院档案管理制度档案收集制度一、遵照档案法等有关收集档案范围的规定，接收医院具有保存价值的各种档案资料。二、医院及各科室在管理、业务活动中形成的文件材料,均由医院及各科室专兼职档案员负责收集，党、政文件材料于每年年底向档案室移交，由档案室整理归档。科技、会计、设备、基建及其他文件材料、音像照片分别由各科室兼职档案员收集整理，移交档案室。三、每年六月份之前档案室接收上年度形成的各类档案；会计档案在会计部门保存一年后，移交档案室保管；科技档案在项目完成后，整理归档；照片、音像、实物档案随时移交。四、档案室接收的档案必须完整、准确、系统，案卷质量符合规范要求。档案整理制度一、党群工作、行政管理、业务工作等的文件材料由医院党委办公室文书负责整理；会计、科研、基建、设备等的文件材料应由各有关部门兼职档案人员整理，按照科技文件材料成套性的特点，分别组成保管单位；照片、音像、实物档案分别由形成系统负责整理。二、各部门组卷要规范合理,应遵循文件材料形成规律,保持卷内文件材料系统联系；卷内文件排列有序；卷内目录打印，备考表填写要规范、清晰；案卷标题要简明、准确;无金属装订物。三、设备开箱、科研成果鉴定、基建工程竣工、科技成果评奖等，均有档案人员参加，会同有关部门检查验收，并签署意见，保证有关文件材料的齐全完整。无档案人员签字的，档案室不予接收。四、档案室要将接收的档案，分门别类进行系统整理,档号编写准确，案卷封面填写规范、清晰，案卷排列有序,各种检索工具齐全。五、档案室要对医院档案的收集、整理、归档工作进行监督、指导。六、接收和移出档案手续必须完备，交接清楚，双方签字盖章，交接凭证长期保存。档案保管制度一、凡是记录和反映医院管理、建设、业务、科研等各项工作活动中，所形成的办理完毕的具有保存价值的各类文件资料、图纸、音像材料、照片等，都应收集、整理归档。由医院档案室集中统一管理，不得由承办单位和个人分散存放。二、档案室要将归档的档案材料，按照规定分门别类进行保管，要做到存放整齐，统一编号，科学排列，查找方便。三、档案室要根据医院工作的需要，编制各种索引、目录等查考工具，以方便查找利用。四、档案管理人员要有责任心，加强对档案的管理，定期对档案进行检查，保证档案的完好，发现破损，及时修复。五、借阅档案严格履行审批手续，收回借出档案，应检查是否完整无损，并及时放归原位置。六、严格落实档案库房的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等防护措施，经常检查,及时更换失效防护品。七、加强档案资料的安全保密工作，严禁无关人员进入库房；严禁在库房吸烟；严禁在库房堆放杂物、易燃、易爆物品。档案鉴定和销毁制度为了做好档案价值鉴定工作，正确判定档案的价值和保管期限，及时剔除失去保管价值的档案予以销毁，特制定如下制度。一、按照档案法、山东省档案条例等有关档案保管期限的规定，结合医院的实际情况，制定医院各类档案保管期限表。二、档案室在接收档案时，要对移交档案的保管价值进行全面鉴定，正确确定文件的价值和案卷的保管期限，保证所接收档案的质量。三、对已超过保管期限的档案，应成立专门鉴定小组,组织有关人员逐卷进行审查，对其中仍有保存价值的案卷,应延长或重新确定其保管期限，对确实无保存价值的档案,要逐份进行登记，编制销毁清册。四、档案鉴定应在档案鉴定小组的领导下，按档案价值鉴定的标准、原则、方法和程序进行。五、对失去保管价值档案的销毁，应编制销毁清册，经鉴定小组审核批准后，派两人以上在指定地点监销，监销人应在销毁清册上注明销毁日期并签字盖章。六、销毁档案清册应定为长期保存。档案借阅利用制度一、为维护档案的完整和安全，延长档案的使用寿命,开发档案信息资源，保证档案的利用效果，借阅档案必须严格执行本制度。二、医院管理人员，因工作需要均可借阅本科室业务范围内的有关档案、资料。三、借阅档案、资料必须履行借阅手续，当面点清，一般不得超过七天，如需延期，应经档案部门负责人批准可延续七天。逾期不还，档案工作人员有权收回。四、严禁在档案资料上填注、涂抹、删改、圈点、污染档案，严禁将档案资料拆卷。五、查阅、借阅档案都要办理登记手续，完毕后填写利用效果登记，利用档案解决重大问题，取得明显效果的事例,由利用者及时反馈档案利用信息。六、借阅密级档案，须经医院分管领导批准，严格借阅范围，限于在阅览室内查阅，不得外借。七、因工作需要翻印、拍照和复制档案，须经医院档案室同意，报经分管领导批准。八、外单位借阅档案，一律凭单位介绍信，经分管领导批准后方可到档案室借阅。九、归还档案时，档案室工作人员必须认真检查、核对,无误后方可准予注销。十、档案室工作人员有权向借阅者临时调回所借档案。十一、借阅档案者所借档案如有丢失或严重损毁，填写档案丢失报告单，经所在部门负责人签字后交回档案部门，报医院分管领导后，按有关规定处理。