项目部资料文件作业指引.docx

项目部资料文件流转作业指引1 .目的有效明确项目部各种资料的流转环节，同时对项目部文件的收、发、归档进行明确规定，以利于项目部各种资料文件的管理。2 .范围项目部的资料、文件范围包括但不限于如下内容：工程指令、联系函、图纸、变更、报告、签证、预结算、备案资料、技术资料、申请、报告等。3 .管理职责3.1 项目经理作为项目资料文件的最高管理者，负责监督、管理项目部各项资料文件的收发、归档管理工作，同时负责项目部行政联系函、报告等的签发及代表项目部文件的签署。3.2 项目技术总工应对所有图纸、变更、技术资料归档、签发、分派、所有原件资料均由总工备案。3.3 项目预算员对所有预算资料如：签证、预结算进行登记、备案。3.4 项目文员负责所有跨部门及对外施工单位的文件（如联系函、图纸、变更、签证、预结算等）的收集、积累、立卷归档和相关档案移交工作。3.5 项目资料员对所有图纸、变更、技术资料、备案资料、竣工资料的归档及保管。4 .项目部文件流转流程：4.1 联系函内部流程：施工单位及其它部门联系函交由文员签收登记-项目经理分配-一由文员发放到各经办人（文员同时存档）4.2 2签证及工程结算的内部流程：施工单位交单-一文员签收'编号'登记-一经办人【签证12天，结算37天审完】-一预算员【签证1天，结算25天复审完】-技术总工-一分管经理-项目经理-一再交由文员统一登记分送其它部门；注：从经办人-一项目经理的流程由经办人负责跟踪完成。4.3 3图纸及设计变更内部流程：工程部下发的图纸及设计变更一由文员签收登记-资料员签收登记归档备案-一总工分配-由资料员发放各经办人（资料员同时存档）4.4 工程指令单及扣款、处罚通知单内部流程：经办人到文员处领取表单一-由经办人填单一-项目经理签名确认-施工单位签名确认-（扣款'处罚单）七日后施工单位如无疑议再交由文员提交成本部、财务部（同时经办施工员存档一份）注：扣款单需经被扣款单位签字确认，如被扣款单位拒绝签字确认应向工程总监汇报，如经办人未完成该手续不能递交签证单，否则处罚经办人。扣款单作为施工单位申请支付进度款或结算款时的附件，并从中扣除。4.5 报销单据：因公外出学习、考察、并在所发生的差旅费用，由经办人填写报销汇总单并经项目部经理审核签字后，由项目部文员报工程总监审核签字后办理相关报销手续。5、奖励与处罚5.1 资料管理的整齐、完备、合规性作为相关人员考核指标。5.2 有下列行为之一的，责令限期整改，拒不整改或情节严重、造成损失的，按规定对其部门负责人和责任人给予相应的处罚：对未按照公司规定要求操作的给予警告；对屡教不改者，公司有权与其解除劳动合同关系；对资料进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成公司损失的直接责任者，将予以解除劳动合同，并依法追究相关责任人法律责任；利用公司资料谋取私利的，将予以解除劳动合同，并依法追究相关责任人法律责任；