表格模板-教育部作业标准化SOP流程图制作规范 精品.ppt

1教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖）流程圖製作規範製作規範 主辦單位：國立科學教育館主辦單位：國立科學教育館 主講人：林騰蛟主講人：林騰蛟2教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 目目 錄錄壹、前言壹、前言貳、目的貳、目的參、流程圖符號參、流程圖符號肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明伍、流程圖繪製原則伍、流程圖繪製原則陸、範例陸、範例柒、問題研討柒、問題研討3教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 壹、前言壹、前言(1/2)標準作業流程的意義標準作業流程的意義 標準作業流程（標準作業流程（SOP）是企業界常）是企業界常用的一種作業方法，用的一種作業方法， 其目的在使每一項作業其目的在使每一項作業流程均能清楚呈現，任何人只要看到流程圖，流程均能清楚呈現，任何人只要看到流程圖，便能一目了然，便能一目了然， 有助於相關作業人員對整體有助於相關作業人員對整體工作流程的掌握。工作流程的掌握。4教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 壹、前言壹、前言(2/2)製作流製作流程圖的程圖的優點優點：（一）所有流程一目了然，工作人員能掌握全（一）所有流程一目了然，工作人員能掌握全局。局。（二）更換人手時，按圖索驥，容易上手。（二）更換人手時，按圖索驥，容易上手。（三）所有流程在繪製時，很容易發現疏失之（三）所有流程在繪製時，很容易發現疏失之處，可適時予以調整更正，使各項作業更處，可適時予以調整更正，使各項作業更為嚴謹。為嚴謹。5教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 貳、目的貳、目的一、為建立本部作業標準化（一、為建立本部作業標準化（SOP）流程圖之可）流程圖之可讀性及一致性，參考美國讀性及一致性，參考美國ANSI系統流程圖系統流程圖標準符號，及道勤企業管理顧問有限公司標準符號，及道勤企業管理顧問有限公司效率會議標準流程，製作符號及範例。效率會議標準流程，製作符號及範例。二、本規範流程圖繪製，採用由上而下結構化程二、本規範流程圖繪製，採用由上而下結構化程式設計（式設計（Top-down Structured Programming）觀念。）觀念。三、對於製作流程圖共通性目標，本規範亦列出三、對於製作流程圖共通性目標，本規範亦列出流程圖繪製原則。流程圖繪製原則。6教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 參、流程圖符號參、流程圖符號(1/2)選取圖示選取圖示 電腦的電腦的Word 軟體中，工具列軟體中，工具列插入插入圖圖片片快取圖案快取圖案流程圖流程圖7教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 參、流程圖符號參、流程圖符號(2/2)常用圖形常用圖形 符 號名 稱意 義準備作業（Start）流程圖開始處理（Process）處理程序決策（Decision）不同方案選擇終止（END）流程圖終止路徑（Path）指示路徑方向文件（Document）輸入或輸出文件已定義處理（Predefined Process）使用某一已定義之處理程序連接（Connector）流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口註解(Comment) 表示附註說明之用 8教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (1/13)循序結構（循序結構（Sequence） （一）圖形：（一）圖形： （二）意義：處理程序循序進行。（二）意義：處理程序循序進行。 （三）語法：（三）語法：DO 處理程序處理程序1 THEN DO 處理程序處理程序2處理程序1處理程序29教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (2/13)循序結構（循序結構（Sequence） （四）實例：（四）實例： （五）運用時機：（五）運用時機： 本結構適用於具有循序發生特性之處理程序，而繪製本結構適用於具有循序發生特性之處理程序，而繪製圖形上下順序就是處理程序進行順序。圖形上下順序就是處理程序進行順序。1. 研考室：成立推動小組2. 研考室：小組成員工作分配10教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (3/13)選擇結構（選擇結構（Selection） 二元選擇結構（基本結構）二元選擇結構（基本結構） （一）圖形：（一）圖形： （二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。 （三）語法：（三）語法：IF 條件條件 THEN DO 處理程序處理程序1 ELSE DO 處理程序處理程序2條件處理程序1處理程序2是否條件處理程序3是否或11教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (4/13)選擇結構（選擇結構（Selection） 二元選擇結構（基本結構）二元選擇結構（基本結構） （四）實例：（四）實例： 8. 主席指裁示事項是否列管9. 主席指裁示事項持續管理10. 結案7. 辦理主管會報(暨縣務會議)主席指裁示事項是否12教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (5/13)（五）運用時機：（五）運用時機： 1.本結構適用於須經選擇或決策過程，再依據選擇或決策結本結構適用於須經選擇或決策過程，再依據選擇或決策結 果，擇一進行不同處理程序。果，擇一進行不同處理程序。 2.選擇或決策結果，可以用是、否、通過、不通過選擇或決策結果，可以用是、否、通過、不通過 或其它相對文字，來敘明不同路徑處理程序。或其它相對文字，來敘明不同路徑處理程序。 3.經選擇或決策結果之二元處理程序，可以僅有一個，例如經選擇或決策結果之二元處理程序，可以僅有一個，例如 ：僅有是或否的處理程序。：僅有是或否的處理程序。13教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (6/13)選擇結構（選擇結構（Selection） 多重選擇結構（二元選擇結構變化結構）多重選擇結構（二元選擇結構變化結構） （一）圖形：（一）圖形： （二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。 （三）語法：（三）語法：FOR 條件條件 P CASE 1 DO 處理程序處理程序1 CASE 2 DO 處理程序處理程序2 . CASE n DO 處理程序處理程序nP=1P=n條件P處理程序2處理程序n處理程序1.P=214教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (7/13)選擇結構（選擇結構（Selection） 多重選擇結構（二元選擇結構變化結構）多重選擇結構（二元選擇結構變化結構） （四）實例：（四）實例： 4.普通件處理程序3. 速件處理程序2. 最速件處理程序1.公文會簽會核時限判定15教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (8/13)（五）運用時機：（五）運用時機： 1.本結構是二元選擇結構之變化，流程依據選擇或決策結本結構是二元選擇結構之變化，流程依據選擇或決策結 果，擇一進行不同處理程序。果，擇一進行不同處理程序。 2.選擇或決策結果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同選擇或決策結果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同 路徑之處理程序。路徑之處理程序。16教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (9/13)重覆結構（重覆結構（Iteration） REPEAT-UNTIL結構結構 （一）圖形：（一）圖形： （二）意義：重覆執行處理程序直到滿足（二）意義：重覆執行處理程序直到滿足 某一條件為止，即直到條件某一條件為止，即直到條件 變成真（變成真（True）為止。）為止。 （三）語法：（三）語法：REPEAT DO 處理程序處理程序 UNTIL 條件條件條件處理程序否是17教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (10/13)重覆結構（重覆結構（Iteration） REPEAT-UNTIL結構結構 （四）實例：（四）實例： 4. 選定要建立標準化項目5. 成立標準化項目小組6. 提報計畫至研考室7. 審核計畫8. 研擬教育訓練計畫通過不通過18教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (11/13)（五）運用時機：（五）運用時機： 1.本結構適用於處理程序依據條件需重覆執行的情況，而當本結構適用於處理程序依據條件需重覆執行的情況，而當 停止繼續執行的條件成立後，即離開重覆執行迴圈至下一停止繼續執行的條件成立後，即離開重覆執行迴圈至下一 個流程個流程。 2.本重覆結構是先執行處理程序，再判斷條件是否要繼續執本重覆結構是先執行處理程序，再判斷條件是否要繼續執 行。行。19教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (12/13)DO-WHILE結構結構 （一）圖形：（一）圖形： （二）意義：除了在執行處理程序之前，得先（二）意義：除了在執行處理程序之前，得先 測試條件外，測試條件外，DO- WHILE結構結構 和和REPEAT-UNTIL結構很相結構很相 似，若條件為偽（似，若條件為偽（False），就不），就不 再執行處理程序。再執行處理程序。 （三）語法：（三）語法：WHILE 條件條件 DO 處理程序處理程序 END條件處理程序否是重覆結構（重覆結構（Iteration） 20教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明肆、流程圖結構說明 (13/13) DO-WHILE結構結構 （四）實例：（四）實例： （五）運用時機：（五）運用時機： 1.本結構適用於處理程序依據條件需本結構適用於處理程序依據條件需 重覆執行的情況，而當停止繼續執重覆執行的情況，而當停止繼續執 行的條件成立後，即離開重覆執行行的條件成立後，即離開重覆執行 迴圈至下一個流程。迴圈至下一個流程。 2.本重覆結構是先判斷條件是否成本重覆結構是先判斷條件是否成 立，再執行處理程序。立，再執行處理程序。重覆結構（重覆結構（Iteration） 1. 受理案件未辦結？2. 辦理稽催列管否是3. 已辦結，登錄銷案解除列管21教育部作業標準化（教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範）流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則伍、流程圖繪製原則 (1/8)一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內各流程圖文字請鍵入一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內各流程圖文字請鍵入 KEY WORD，各細部流程若需補充說明，請精簡條列以虛，各細部流程若需補充說明，請精簡條列以虛 線旁支說明，每點以不超過二行為原則。線旁支說明，每點以不超過二行為原則。二、各項細部流程有辦理期程者，應註明。二、各項細部流程有辦理期程者，應註明。三、各項步驟有選擇或決策結果，如（可、否）、通過、不通三、各項步驟有選擇或決策結果，如（可、否）、通過、不通 過或其他相對文字時，請回饋校正流程是否有遺漏，以避過或其他相對文字時，請回饋校正流程是否有遺漏，以避 免懸而未決狀況。免懸而未決狀況。四、注意各流程圖動線勾稽的合理性、並考量是否需建置分表或四、注意各流程圖動線勾稽的合理性、並考量是否需建置分表或 合成簡要總表，