PM小课堂提升文档管理效率还要看PM项目管理！.docx

PM小课堂|提升文档管理效率，还要看PM项目管理!在项目进行过程中会产生各种各样的资料文件，包括合同、方案、立项/结项书、实验/会议记录、阶段总结等，这些文件是项目所有人努力的结晶，也是项目进行与结项必不可少的内容，文件的管理就成为项目管理的重中之重。而这些文件资料的种类繁多、数量庞大，给项目管理者带来了不小的困扰。项目文档种类繁多：项目文档包含多个种类，涉及多名成员，要进行统一并分类的管理并不容易项目文档查询与共享困难：项目负责人或成员上传大量项目或任务文档，使用时查找起来十分缓慢、效率低下；文档由负责人进行统一管理，无法实现项目成员间有效的协作共享项目文档安全性：把文档进行单纯的存储，项目成员均可查看并下载文档，无法分成员设密小创帮您想办法使用创腾iLabpower平台PM项目管理系统,通过项目及任务的文档的区分，实现文档分类管理；专设有【文档查询】和【文档下载】的界面，可通过多种字段检索文档；并可通过权限设置让成员仅查看或即可查看也可下载，保证资源协作共享的同时也可保证文档的安全性。快来和我学操作吧1、文档分类管理项目从立项到启动到结项的过程中会产生非常多的文档资料，每增加新的资料经常要新建一个文件夹来存储，成员在上传时往往不清楚应该放在哪个分类里。项目结项后就会产生数十个文件夹，分类也不够清晰。在创腾iLabpower平台PM项目管理系统中，文档默认分为“项目文档”和“任务附件”，可在相应项目及任务下再创建不同类别的文件夹进行文档上传，分类清晰，便于归纳管理。te asxM.SB0 BE-C2、文档查询与共享传统的文档管理模式下，想要查看某个项目的某个文档，查找时往往十分缓慢、效率低下；并且文档由负责人进行统一管理，无法实现项目成员间有效的协作共享。在创腾iLabpower平台PM项目管理系统中，【文档中心】界面可通过文件名、描述或标签查找项目文档，或通过所属项目、上传人和上传时间进行筛选,帮助快速查找过往文档，节约搜索时间。团队成员可在此查看参与项目下的所有文档,实现项目内的资源协作共享。3、文档安全性普通的文档管理模式下，文档上传后面向所有成员，无法保证文档的权限私密性。在创腾iLabpower平台PM项目管理系统中，文档分为【文档查询】和【文档下载】两个界面，【文档查询】仅可预览文档，【文档下载】即可预览也可下载文档，管理员可通过权限设置为成员开放其中的某一菜单，实现文档安全共享。管理员也可查看文档的审计追踪记录，每次的预览、下载等操作均有记录可循。