职务说明书房地产开发公司行政秘书职务说明书WORD4页.docx

行政秘书职务说明书岗位名称行政秘书岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级总经理办公室主任所辖人数无直接下级无岗位分析时间2002年12月职责概述：负责办公室行政事务工作；起草一般文稿，往来文件批转发存，记录公司历程大事；协助上级进行企业形象对外宣传，协调政府、行业的关系；接待来访客人职责与工作任务工作记录第一部分：行政和文秘职责职责表述：汇总编制各部门工作计划和信息工作任务定时收取各部门的（半月/年度）计划、意见、建议收文登记簿汇总、复印各部门的（半月/年度）计戈I、意见、建议负责将汇总的（半月/年度）计划、意见、建议上报直接上级，下发各部门发文登记簿职责职责表述：跟催本部门工作计划完成的情况工作任务跟催本部门的工作计划执行情况，及时向直接上级汇报已完成的工作执行情况报告单提醒直接上级按时完成领导布置的任务职责职责表述：负责一般性文件、报告、制度的起草工作任务起草公司一般性文稿，并交直接上级审阅起草直接上级或总经理制定起草的文稿，并交直接上级或总经理审阅职责四职责表述：通知、组织公司会议，管理会议设施工作任务按直接上级或总经理的指令通知召开会议会议通知簿协助上级组织召开会议、活动；提前准备好会议活动所需的资料、设备、场地等物质条件。做好会议纪要会议纪要会议签到表负责执行公司会议室借用管理，协调、安排各部门会议时间；负责会议室卫生工作和物品安全会议室借用登记表检查记录职责五职责表述：执行公司印鉴使用规定工作任务按照“加盖公章申请单”上审批结果，为所需文档加盖公司印章加盖公章申请单、印章使用登记按照直接上级或总经理的指令开具介绍信介绍信使用登记职责六职责表述：接受发送批转公司文件，建立文件档案目录，及时交档案员归档工作任务打印公司内部文件，接收、批转各种来往文件文件汇总目录内部文件的盖章、发放、传阅，各种往来文件的转发发文登记簿职责表述：内部宣传材料管理工作任务记录公司发展历程中的大事公司大事记及时把企业中的信息向各个部门传播简报、信息第二部分：公关宣传职责八职责表述：接待来访者，并为其找到接口单位，或负责人工作任务接待客户投诉，并为其找到接口单位，或负责人投诉登记接待来访宾客，并为其找到接口单位，或负责人；若此时无人，留下联系方式来客留言接待预约客人，安排吃、住、行程，及时通知负责接待的领导接待登记职责九职责表述：协助公司对外宣传工作任务负责对外信息发布直接上级确认的信息，为企业做软性宣传宣传登记协助营销部做宣传促销工作，包括售楼、广告发布、活动支持职责十职责表述：完成直接上级交办的其它任务外部协调关系媒体、政府机关、友好联系单位职位权限业务权本部门工作的跟催权对有关文字材料的审核权向各部门索取必要资料的索取权向直接上级的工作建议权文件发放传阅执行权（公司决议的督办权）印鉴使用的执行权任职资格教育水平大学本科学历专业要求文秘、管理等相关专业培训经历无特殊要求工作经验无特殊要求个人素质形象端庄大方，声音亲和；具备较好的人际交往能力和沟通能力，具备良好的服务意识，为人谦和，工作主动知识与技能具有行政管理、文秘知识，熟练使用WORD, EXCEL等办公软件和办公设备，具备基本的网络知识其它使用工具/设备电话、传真机、计算机、打印机、Internet/Intranet网络工作环境办公室工作时间特征正常工作时间及按规定值班，偶尔加班备注