集团公司视频会议管理办法.docx

集团公司视频会议管理办法第一章总则第一条 为进一步加强*（集团）有限公司（以下简称“集团公司”）视频会议管理，规范申请使用流程，保证视频会议效果，特制订本办法。第二条本办法适用于集团公司本部通过上级单位视频会议系统和集团公司视频会议系统召开的各类会议。第三条 上级单位视频会议系统是指由市委市政府、市国资委等上级单位组建的视频会议系统，并在集团公司设置相应会议终端；集团公司视频会议系统是指由集团公司本部组建的视频会议系统。第四条视频会议主要包括按照市委市政府、市国资委等上级单位要求*集团参加的视频会议、集团公司主办的内部视频会议、集团公司与外部单位召开的视频会议等。第五条 视频会议管理按照“统筹管理、分级负责”原则，明确集团本部、保障单位和各单位管理责任，并按照“谁主办、谁负责”的原则，由主办部室根据本办法要求，做好会议组织安排工作，确保视频会议组织流程，达到会议效果。第二章职责分工及要求第六条集团公司党委综合办（以下简称“党委综合办”）为集团公司本部视频会议的主管部室，主要负责视频会议统筹管理。第七条 技术及设备保障单位主要负责建立视频会议设备软件和硬件维护、保养、巡检等机制，配合主管部室制定视频会议系统相关标准，负责会前设备调试、会议期间保障等工作。第八条会务服务保障单位主要负责集团公司视频会议室日常预定管理和会场服务保障等工作。第九条集团公司各单位要结合实际情况设置视频会议室，配备视频会议终端设备及光纤专线网络，明确本单位视频会议主管部室和技术保障部室，设置专人进行管理。第三章 视频会议申请使用程序第十条参加上级单位组织的视频会议或组织集团公司视频会议，主办部室原则上应提前3个（含3个）以上工作日向会务服务保障单位预定视频会议室，并填报集团公司视频会议申请表（见附件1）,打印并加盖部室章后向党委综合办报备，党委综合办接到集团公司视频会议申请表后做好登记，并根据情况做好有关协调。第十一条主办部室申请后，应立即通知技术及设备保障单位和相关单位做好设备及会场准备工作。第十二条对于需要紧急召开的视频会议，主办部室可先口头向党委综合办报备，并在会后1个工作日内补办相关手续。第四章视频会议室设置及相关配置第十三条党委综合办根据实际需求，设置集团公司本部相关视频会议室，并配备视频终端、音响等设备。第十四条各单位视频会议室配置的相关会议终端设备及网络应符合集团公司视频会议系统的技术标准。第十五条党委综合办会同相关单位对视频会议室布置、标识等明确标准，保障视频图像效果。各系统例会应结合实际制定相应标准。第五章视频会议会前准备及会议组织第十六条 建立党委综合办、技术及设备保障单位、会务服务保障单位和相关主办部室视频会议沟通联系机制，确保信息沟通有效及时。第十七条 履行申请使用程序后，主办部室负责通知参会单位做好会议准备，会同技术及设备保障单位和相关分会场单位，在会前做好视频会议设备检查及联调工作，填写会前设备巡检清单（见附件2）,并对检查情况给与确认。第十八条各单位视频会议管理人员应准时参加联调。原则上于会议召开前1日进行；紧急情况下，应至少于会前30分钟进行联调，各单位应及时解决联调中出现的问题，不能影响正式会议使用；集团公司统一分配使用账号；非集团紧急会议禁止使用手机等移动设备参会。第十九条会议期间主会场视频会议保障工作由技术及设备保障单位负责，并由技术及设备保障单位指派专人进行跟会指导，确保会议质量；分会场视频会议保障工作由分会场单位专人负责。如遇重大问题，影响会议正常召开，应第一时间报告会议主办部室，由主办部室协调解决。第二十条会议结束后，主会场相关设备由技术及设备保障单位负责及时关闭并保管，会务服务保障单位负责整理好主会场；分会场相关设备由分会场单位负责关闭及保管。第六章视频会议保障管理及工作机制第二十一条视频会议系统包括：控制单元、管理平台、服务器、会议终端等设备。第二十二条 视频会议维护与管理基本任务1 .各单位应保证视频会议系统运行正常，确保画面、声音清晰。2 .设备出现问题，各单位应迅速准确排除故障，降低故障引起的不良影响。3 .各单位应保持系统设备完好，保持会场环境良好，各类记录真实齐全。4 .各单位应定期对本地视频会议系统及网络运行情况进行检查，确保视频会议系统网络设备正常使用。5 .技术及设备保障单位应建立应急机制，如遇特殊情况，经与主办部室联系后，根据紧急程度采取电话会议、云端会议等方式，保证会议正常召开。第二十三条技术及设备保障单位应建立24小时保障机制，并指定专人负责日常维护，保证设备运行正常，确保会议系统畅通；会务服务保障单位应建立临时保障机制，确保紧急会议召开时能够及时响应。第二十四条视频会议系统的相关硬件、技术资料、软件程序等，技术及设备保障单位必须专人管理，不得遗失；人员发生变化时，应办理交接手续。第二十五条集团公司各单位应完善与技术及设备保障单位沟通联络机制，明确视频会议系统的具体管理部室，并指定专人进行管理，并将管理人信息向党委综合办和技术及设备保障单位报备，如人员发生变更，应及时通知党委综合办及技术及设备保障单位。第二十六条党委综合办会同技术及设备保障单位适时进行评估，提出改进建议，技术及设备保障单位应按相关程序对系统、设备等完成定期优化。第七章会风会纪第二十七条各会议主办部室是会风会纪的主责部室，应明确专人负责，会前明确会风会纪要求，会议期间做好监督、提醒，会后视监督检查情况予以通报；党委综合办作为会议管理主管部室负责对各系统会议会风会纪情况进行监督、考核。对不认真或不严格执行会风会纪有关要求的主办部室以及个人进行通报，并将问题情况移交有关部门，依纪依规严肃问责。第八章附则第二十八条 本办法由集团公司党委综合办负责制定并解释。第二十九条 本办法自发文之日起施行。附件：1.视频会议申请表2.会前设备巡检清单附件1.集团公司视频会议申请表使用部室（加盖印章）会议名称调试时间使用时间联系人联系方式会议室需求会议类型口市国资委视频会议口区政府视频会议远程视频会议：请附远端参会人员姓名、手机号码，并确认已安装TE-M0B1LE客户端。口集团公司视频会议：分会场请附会议通知。附件2.会前设备巡检清单会议名称：日期：检查人：主办部室：设备名称设备情况备注大屏正常口异常麦克风正常口异常音响正常口异常摄像头正常口异常MCU控制单元正常口异常sc服务器正常口异常录播服务器正常口异常