办公室5S管理办法.docx

办公室5S管理办法第一条总则为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造 良好的企业形象，特制定本规定。第二条 本规定适用于公司办公室所有人员。第三条整理1 .每月对文件(包括电子文档)作盘点，把文件分为必要(有效)和不必要(无效过期)的，不要的全部销毁。必要文件整理归档。2 .对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分其“要”和“不要”；分类如下：(1)设备：电脑、打印机、文具、书籍等；(2)物品：个人物品、装饰品等；3 . “不要”物品经各部门负责人判定后，集中报废，集中指定存放。4 .“必要品”的使用频率和常用程度基准表常用程度使用频率处理方法低过去一年都没有使用过的物品,而且不能再用丢弃中在过去半年里只使用过一次的物品集中存放中一个月使用一次的物品集中存放高每周或每天都使用的物品保存在办公桌或随身携带第四条整顿1.办公室及岗位区整顿(1)办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件框或文件盘、电脑、口杯、电话、笔筒、台历外，不允许放其 他与工作无关的物品；(备注：电脑主机要放置在放主机的位置，键盘放置在键盘架上，下班后即时关闭电源)(2) 一般常用办公用品：未用的笔、直尺、订书机、涂改液、固体胶、剪刀、即时贴、便条纸、橡皮、计算 器等集中放置在办公桌抽屉的一定区域内；(4)电脑线、网线、电话线束好有序放置；(5)人离开半小时以上应将桌面收拾干净，电脑、电话机要保持干净卫生；(6)文件框内的文件夹明确标识，整齐放置；(7)办公桌抽屉标准：第一层，整齐地放置常用的办公用品；第二层，整齐地放置文件、笔记本、书籍、单 据等；第三层，整齐放置私人常用物品；(8)文件柜：透明层分类整齐放置文件夹、资料册、参考资料、文件卷宗等，非透明层放置归档的记录、空 白表单等；柜顶不得放置其他物品;(9)座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开10分钟以上，椅子应放回桌洞内；桌洞下不得堆积杂物；(10)垃圾篓：内罩塑料袋，(11)外衣、手袋、雨具严禁随意放在办公桌上；2.文件、资料整顿(1)档案管理依照档案管理制度执行；(2)将日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置，此外还有机密类文件。(3)文件标识要与实际相一致；(4)电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。电子文件需要永久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存；第五条清扫1 .将现场不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无污秽状态。消除“脏污”保持职场干净、明亮；2 .清扫的主要对象是个人办公区域，如桌面、桌洞、办公设备(电脑、传真机、复印机、打印机、电话机)， 公用设备或其他清扫对象安排值日或保洁人员清扫；清扫基准如下表:3 .对象标准周期时间个人区域桌面干净整洁，桌洞内无垃圾，无杂 物遗落，地面、墙角、柜子、门、窗 无垃圾污秽，(电源、线路、插座、开 关没有异常)每天5分钟清扫每天上下班前后5分钟办公设备主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢每周1次每周五下班前15分钟文档桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件；超过保管年限的文件、表单及时集中销毁；保管年限内的表单装订及时归档；无破旧的卡片、册子、档案、报刊等；无无用的手稿与工作无关的文件每月1次月末第六条清洁1.将前“5S”做到制度化、规范化、维持其成果。2 . 5S小组人员经常巡视检查。3 .保持5S意识。第七条素养L培养文明礼貌习惯，自觉遵守公司规章制度，养成良好的工作习惯。4 .素养巡查：5S小组对各部门进行不定期检查，总经办每月底对整个公司办公室的5S执行情况进行检查。 第八条办公室5S小组1 .成员：组长办公室负责人 组员：办公室人员及各营业部5S管理员2 .职责权利：组长牵头5S各项工作，如实施、检查、评比、督促与改善跟进等；组员执行本规定各项5S检 查及评比工作；部门负责人配合办公室5S小组监督并落实本部门的5S管理；全体员工 积极参与并执行5S管理， 根据5S要求持续改善工作现场；3 .检查机制：5S小组对办公室各部门每周不定期检查一次，每次由23人组成临时检查小组，并根据检查情 况填写5S检查表；全体员工每天自我检查，发现问题及时纠正；第九条检查通报1 .每次检查85分以上为合格，85分以下视为不合格；不合格部门根据检查意见整改；2 .通过OA系统通报检查结果3 . 5S检查表如下:5S办公室规范检查表项目规范内容应得分实得分备注整理（20 分）1.将不再使用的文件资料废弃处理42.将台面与办公无关的物品清理掉53.将长期不使用的文件资料编号归类放置指定文件柜24.将常使用的文件资料放置就近位置25.将正在使用的文件资料分未处理/正处理/处理三类26.将办公室用品摆放整齐5整顿（25 分）1.办公桌/办公用品/文件柜等放置要有规划和标识52.办公用品/文件/坐椅放置要整齐有序33.文件处理完后均要放入文件夹，且要摆放整齐24.文件夹都要有相应的标识，每份文件都应有相应的编号55.办公桌及抽屉整齐，不杂乱36.私人物品放置于规定位置57.电线/电脑线用绑带扎起，不零乱，2清扫（25 分）1.将地面/墙/ /门窗/办公台等打扫干净，无灰尘，152.将办公室用品擦洗干净23.文件记录破损处修补好24.没有噪音和其它污染15.垃圾桶放在规定位置上，垃圾及时清除5清洁（IO 分）1.每天上下班花3分钟做5S工作42.随时自我检查/互相检查，定期或不定期进行检查23.对不符合情况及时纠正14.清理/清扫/清洁保持得非常好3素养（20 分）1.衣服整洁得体，仪容整齐大方102.员工言谈举止文明有礼，不大声喧哗，对人热情大方33.员工工作精神饱满34.员工有团队精神，互帮互助/积极参加5S活动25.员工时间观念强2部门:总得分:检查人员:审核:检查日期: