企业档案数字化管理系统功能与应用案例介绍.docx

企业档案数字化管理系统功能与应用案例介绍1系统功能介绍51.1 档案管理51.1.1 类型配置51.1.2 档案整理61.1.2.1 档案立卷71.1.3 档案移交81.1.4 档案接收91.1.5 档案查询101.2 库房管理101.2.1 管理目标101.2.2 管理模式101.2.4.1 结构管理121.2.4.2 库位管理131.2.4.3 用管理131.2.5系统功能151.2.5.1 出入库管理151.2.5.2 入库上架151.2.5.3 案移库171.2.5.4 档案调阅171.2.5.5 档案销毁181.2.5.6 库房盘点1813 档案扫描181.3.1 资料扫描181.3.2 影像质检191.3.3 样式识别211.3.4 索引录入211.3.5 影像载入231.4 影像发布231.4.1 查询方式231.4.2 系统查询241.4.2.1 权限控制271.5.1 用户管理281.5.1.1 设置密码291.5.2 用户认证301.5.3 系统维护311.53.1 系统配置311.53.2 认证授权321.5.4 程序更新341.5.5 统计报表341.5.6 数据接口351.5.6.1 导出接口351.5.6.2 导入接口351.5.6.3 影像调阅362应用案例介绍372.1 G省社保基金管理局372.1.1 项目背景372.1.2 项目实施372.1.3 项目成果382.2 S市社保基金管理局382.2.1 项目背景382.2.3 项目成果392.3 H市社保资料管理中心392.3.1 项目背景392.3.2 项目实施392.3.3 项目成果402.4 H市医疗保险事务中心412.4.1 项目背景412.4.2 项目实施412.4.3 项目成果421系统功能介绍本系统是在现有的企业影像管理系统基础上,根据当前企业档案管理的需求进行针对行 的调整和开发而形成的。系统主要由以下几各主要部分组成：1.1 档案管理本系统中的档案管理软件不是一般的只管理卷内目录的档案管理软件,而是能关联对应 的影像数据的档案管理系统，能够实现档案的人工录入，档案索引的建立、档案的分卷、档 案的移交和接收等功能。用户可以根据自己的业务需求定义不同的档案类型，并对档案进行建档、索引录入、卷 标生成、封面打印等工作；在建档和索引录入结束后，业务人员可以对档案进行移交，相关 档案管理人员会收到移交请求；在收到并核实核实纸质资料后，档案管理人员可以进行档案 接收的确认工作，并准备对纸质进行入库保存。档案管理主要实现以下功能：1.1.1 类型配置在企业档案管理系统中，档案的类型完全是由用户自定义动态配置的，用户可以配置当 前管理档案的类型以及各中类型的档案所需要管理的信息（即所需要录入的档案索引信息）, 并且用户可以随时扩展所管理的档案类型，如果业务中新增了一种档案，则只需要在系统中 配置新增的档案类型信息及其对应的索引字段即可，完全不需要进行系统的二次开发。夏尔统一配置中心系统（S）配置中心（2）帮助Qo婆。期奢宴Q系统配置认证授权产品中心应用配置 SAS配置工作流监控存储配置 XI 工 I WlIal 修 I生产平台发布平台：文档类型下的样式类型黑龙江省社会保险管理局影像系统 B宜00003002黑龙江社保档案库EJ 00003003社会保险管理类Be00003004参保单位登记材料-：0 CBDJ参保单位登记材料亩，自DWZX单位分离、注销、合并 由啮DWDJ单位登记材料自啃DWBG单位变更材料B Xr 1109参保单位变更登记: 1109参保单位变更主基本属性扩展属性II字段列表I字段组信息I匕匕乙月S Fg匕S匕L匕 有刁盲有自像像像像像 影影影影影1110有关单位机关批准1118身份证或户口簿复由由 火1119银行新开户许可证000030051参保人员翼记材料00003006 社会保险个人账户管理资 00003016社会保险登记证管理材料00ClO3017社会保险卡（证、手郑） 00003018 社会保险待遇领取资单位编号DWBH单位名称DWMC社会保险登记证编码SHBXDJW 组织机构代码ZZJGDM单位变更类型DWBGUt添加 叁）复制：粘贴 Jr编辑字段序号字段名字段ID能否为空字段来源点登陆程序新增卷统计功能 补打卷封面补打卷内目录结束保存案卷、案件信 息，记录到表中 （交接记录、条码 的流水号信息等）分享科技，共享成功1.1.2 档案整理档案整理的模块，实现了新建案卷、新建案件，并且打印卷标、打印案件条码、打印卷 封面、打印卷内目录的功能，还可以进行统计。下面是档案管理模块的基本流图：展开资料结构树，选择某卷类另U要对档案进行系统的管理就必须要在系统中规范的建立档案,对档案的基础信息进行手 工著录，业务人员根据实际资料组卷情况在系统中立卷并录入卷信息，并打印卷封面、卷标 以及卷内目录等。下面是对于建立案卷和案件著录的一些参考截图：（按照档案分类进行展开）*聚入赤加回IIInwnl取消©（著录案卷索引信息）（著录案件索引信息）1.1.3档案移交选择需要移交的档案，对其进行移交，系统会将档案移交的流程任务会自动流转到中心档案接收人员处。系统界面如下图所示：1.1.4档案接收档案管理人员查收待移交的档案，并对信息进行核查，验证无误后接收确认并进入实体档案装箱、上架等后续操作。系统界面如下图所示:1.1.5档案查询网点业务人员可以通过相关基础信息索引对档案进行查询，如卷标号，保管期限，经办 人，立卷日期等信息。1.2 库房管理企业档案库房管理系统支持条码识别、编制、打印和读取，所有的资料都可以通过无线 PDA直接在资料存储的架子上进行实时上架，出库，转移等操作。库房管理员可以非常方便 地使用管理工具来进行单据的出入库记录，登记借阅、打印借阅清单等，对实体档案的保存 期限、密集等做维护。同时系统可以打印统计各种信息，包括物理仓库使用情况、出入库记 录等，并对每次入库、出库、借阅等信息都有详细的日志记录，方便日后查询。以下是本方 案中库房管理模块主要功能的介绍。1.2.1 管理目标档案扫描加工服务完成后，应实施相应的库房管理系统，对纸质档案资料和刻录光盘进 行统一的管理。通过实施库房管理系统，能够使档案保管部门准确地掌握所有案卷资料的物 理存放位置，在需要查阅光盘或资料原件时，及时准确地调阅所需资料；同时通过计算机管 理所有出入库的光盘和资料原件，提高管理质量。1.2.2 管理模式目前我司的库房管理系统支持五级的存储架构,建议采用仓库-区域-歹卜层-格的管 理方式,使得在需要查询资料位置时能够直接定位到具体库房的某个区域的某一列的某一层 的某个格。为此需要对库房、区域、歹人层和格进行编号，层和格的编号可以采用自上向下、 自左向右的方式进行编号。系统提供图形化的配置界面,让用户直观的进行虚拟仓库的操作。无线库房管理系统提供的主要功能及特点如下：> 图形化的界面提供用户配置和维护库房物理存储结构用户可以勾画出档案库房的 平面图、每个存放资料密集架的布局等。>系统能根据用户档案管理的需要定义生成档案所对应的条码,并能对条码进行打印 和读取。> 利用计算机辅助上架，保证实际档案库房与电子档案库房一致，便于形成档案库房 电子视图。同时根据档案上架信息启动形成图形显示的档案库房档案柜直观图， 通过该图可以直接定位档案的具体位置，并以不同的颜色标注档案的状态信息，可 以直接对每卷档案进行操作，如调阅、迁出、销毁、借阅登记等。> 档案文件的调阅、迁出、销毁、借阅登记等状态，能自动形成历史记录，并可实时显示以便稽核档案的出入库记录。> 档案查询、借阅管理：能提供多种字段查询手段，多条件与或查询，模糊查询，并 提供对用户访问档案权限的控制等。> 图形化的档案统计管理能按用户的要求进行档案统计、打印等,并能图形化展示。> 具有日志管理功能，记录每一次对数据查询、修改等操作，有时间和用户、来访计 算机的信息等。> 用户可以非常方便地使用管理工具来进行单据的出入库记录，登记借阅、打印借阅 清单等、对纸质单据的保存期限、密集等做维护，打印统计各种信息，包括物理仓 库使用情况、出入库记录等。> 每份卷档案作为一个封装单位，按照扫描时的顺序进行封装。这样做的好处有：可以方便地通过条码阅读仪对封面上的条码信息进行读取，进行案卷入库、借 阅、归还等管理工作，大大提高库房管理工作的效率； 同时将档案袋放入档案盒中保存，避免案卷的缺损，延长案卷的保存寿命1.2.4库房管理1.2.4.1 结构管理用户可根据库房实际情况来配置库房物理结构，库房结构分为：仓库-区域-歹卜层-格。此外，在库房管理软件中用户还可以基于自己库房物理情况使用管理软件的图形化配置 界面来配置一个虚拟的库房结构，如下图所示：俳库房1平面图编辑t? X（图库房结构配置界面）1.2.4.2 库位管理根据库房结构的设置，对库房中的所有库位（库房中的每个格子）进行管理，为每个库 位分配一个唯一的条码，并将条码贴在对应的格子旁。在资料入库时根据库位的空余情况和 资料类别在计算机上选择合适的存放位置，利用手持条码阅读设备对案卷进行登记，并将位 置记录保存下来，对于每个库位的使用状态和存放的档案信息进行记录和管理。1.2.43使用管理在库房管理模块中，库房管理员可以通过可视化的界面来查看当前库房的使用情况，包 括：库房空间的使用情况、存放档案的数量以及每个库位存放的具体资料等，让库房管理人 员可以及时了解每个库房的使用状态和业务信息。e库房笞理系统管理控制台区域B： 52个对象.当前登录用户：M,登陆时间：10:19:432004-06-18 10:29(图库房信息的查看)e库房营理系统管理控制台管理控制台(M) 设置(Q报表(2 关于() I国I49 I画匡阂I气期操作(Q)I第I百四国圈 o o回I国的I；1寓R I +-1彩I 树 I I q，I 典显示比例：卜0% 二I -O 1 24 5678901234567890123456 123456789111 喔 1 1111122222222223333333 列列列列列列列列列列列列蒯列列列列列列列列列列列列列列列列列列列列列列列 asas当aasaaasaaasaaaaaaasaaaaaaasm一列13 : 6个对象,前冒?用户：WF，登陆时间：10:19:432004-06-18 10:30(图库房中每一列中所存放实体资料的查看)1.2.5系统功能1.2.5.1 出入库管