物业处文件管理规范.docx
表格名称物业处文件管理规范文件编号WI-EM-109-A0统计周期日 周 月 季年1 .目的为加强物业部的日常文件管理工作，促进档案工作为部门各项工作服务,依据建设工程文件归档整理规范和有关法律、法规，结合部门实际情况，特制订本制度。2 .适用范围适用于本公司物业部物业处日常管理各项文件。3 .职责3.1 物业督导：主要负责物业处日常巡视表单、消防台帐的收发及整理，以及行政文件的签核工作，同时负责物业处日常文件及技术性文档、图纸的归档，借阅工作。4 .程序4.1 文件发送管理规程4.1.1 物业处文件发送参见附件物业处文件发送流程，所有发送文件须首先有签发人将文件准备好并签字后到物业督导处备案，由物业督导负责登记。文件编号由发送人员根据网上文件登记表格，自行填入文件编号栏中。4.1.2 由物业督导将文件进行电子备份,放入网上指定文件夹。4.1.3 文件每天整理后，物业督导统一交由物业部负责人批示，并根据批示，发送4.1.6 对于部门内部发送的文件,在处理过程中，相关责任人员有责任保证文件完好。如需紧急查看处理中的文件时可以及时提供相关文件及处理进程。设备部负责人或各专业工程师发文物业处文件发送流程交由物业资料管理专员进行文件编号及发送编号，记录是否有电子档公扫描成电子档是4.2 文件接收归档管理规程4.2.1 物业处文件接收参见附件物业处文件接收流程，所有接收文件须首先到物业督导处备案，由助理编号登记。4.2.2 由物业督导将文件进行电子备份,放入网上指定文件夹。4.2.3 文件每天整理后，物业督导统一交由物业部负责人批示，并根据批示，交由相关人员处理。424物业督导将原件（邮件）发送给相关跟进人员，处理过程中新增的附件（邮件）由跟进人员负责整理,在文件处理完毕后,发文原件连同新增附件交至助理处归档。如在处理过程中，产生新的文件需发送或接收则重新进入文件发送或接收流程。4.2.5 对于传阅性文件，则由物业督导编号登记后，直接将文件（邮件）发送给相关人员，供查看。4.2.6 所有接收文件在处理过程中，相关责任人员有责任保证文件完好。如需紧急查看处理中的文件时,可以及时提供相关文件及处理进程。4.3 申请审批文件管理规程4.3.1 所有行政申请文件根据0A系统记录，定期（视0A系统功能）汇总。4.3.2 所有请示文件,经领导签核后,原件返回部门联系人处存档。4.4 文件归档管理规程4.4.1 由部门联系人填写文博中心资料接收/退回登记表，每月分类后，交由专人永久归档整，由专人填写文博中心资料接收/退回登记表。442所有接收文件（除保密文件外），都将把电子版本或扫描件经过分类后放在部门公共盘上,供部门人员查看。4.4.3 如为保密文件，电子版本或扫描件将保存在部门联系人，相关人员如需查看则到相关人员处查阅。4.5文件备份销毁规程4.5.1 物业督导每年对全年电子资料进行刻盘备份，共刻2份,一份永久归档，一份供对外借阅。4.5.2 已归档文件如外借,都需详细登记外借人员及时间,对于保密文件需相关负责人签字后,方可借阅。4.5.3 每年年终对文件进行分类,一般性工作文件保存期限为一年,技术性文件保存期限为二年,工程建设原始文件永久保存。其他文件视文件性质而定。4.5.4 每次文件备份及销毁都应做好详细记录，填写文件备份登记表及文件销毁登记表5.相关文件建设工程文件归档整理规范WI-AO-109-01办公室收发文件制度6.记录WI-EM-109-01WI-EM-109-02WI-EM-109-03WI-EM-109-04WI-EM-109-05文博中心资料接收/退回登记表文博中心发文记录表文博中心档案借阅登记表文件备份登记表文件销毁登记表批准:日期:审核:日期:编制:日期:版桶）S斓心娴榔Si!0WIaIOMMOSi硼0 口同口月口季冲负责人B1好号Bl 1mS般 WIEMIOM2版桶）孀帆敬源表ftSME 桐 0M2A0辨惘;B 口月口月口率冲负责人_聘妙林螭I fl 1 W_罐_般 WIEM伽 3版桶）sitlS居珊靴累额文髓名卷号翻人罅能0 口川月口季年负责人W隹桐M#AO箫号MEMIOM41 ms攵件耦 1)0册口月睥口车负责人H备注编号:WI-EM-109-05版本:AO表格名称文件销毁登记表文件编号WI-EM-109-05-A0统计周期0 口周 口月 口季口年文件名称编号版本作废日期份数销毁原因：归口管理部门意见：文件保管部门意见：管理者代表意见:日期:签名:
