项目部项目办公室管理存在风险.docx

项目部项目办公室管理存在风险一、印章管理风险风险描述：（一）滥用或不规范使用公章，公章使用无审批和使用登记记录；（二）公章被盗用；（三）公章被私刻；（四）公章遗失；（五）项目工程完工后未收回公章；（六）使用空白公章纸。防范措施：（一）建立制度、严格管理、专人负责、明确责任我项目严格按照公司公章管理制度，严格管控，专人负责公章的日常管理，项目公章启用后，要及时填写公章刻制使用备案表，将公章管理人员名单、印章式样报公司经理办公室备案，公章管理人员如有变动，要及时上报公司；（二）建立使用印章登记、审批制度要建立专用印章使用登记簿，记录印章使用情况，用印章前须经过有关主管领导审批；（三）妥善保管印章公章必须保存在保险柜内，不得存放在办公室抽屉或其它地方，防止遗失或被盗。如发生公章遗失、被盗现象，公章管理人员及时汇报；要办理公告、报案手续，并书面通知业主和第三方往来单位；（四）单位名义被盗用，公章被私刻的处理发现有人盗用公司或项目部名义进行活动、签订合同，要及时向当地公安部门报案，并书面通知业主和第三方往来单位;（五）收回公章工程完工后项目部收尾人员负责将项目所有印章交回公司经理办公室登记和保管；（六）公章禁用范围：1、不得为协作单位刻制带有“中交一公局”字样的印章，也不允许协作单位私自刻制和使用此类印章；2、未按规定程序审批或核准，不得在任何文件上加盖公章；3、不得将公章借给外单位或个人使用，不得在任何空白的纸张、合同或文件上加盖公章；4、不得为协作单位提供任何形式的担保，不得在分包商的材料采购、机械租赁、设备租赁等合同及其他任何对外文件上加盖公章；5、不得让分包队伍的人员自己盖公章，以防被盖空白公章纸。（七）合同条款上设置防范条款，以防公章被盗盖。在与分包队的专业施工合同中约定：“双方签订的各种补充协议，甲方须有项目经理签字并加盖项目经理部的公章方才生效，只有项目经理签字或只有盖项目经理部的公章的合同或协议均不生效。”（A）规范项目部印章的种类和数量，对各种印章的使用范围、效力作出约束，或在其表面作必要的权利限制标记。在业主同意的情况下可刻制“技术资料专用章”，并刻注：“本章签订合同无效”，专门用于工程资料盖章，减少公章被偷盖的风险。二、文件管理风险风险描述：（一）收发、传阅文件无专人负责；（二）保密文件传阅级别混乱；（三）单位保密或商业秘密文件发生泄密或丢失。防范措施：（一）专人负责管理，明确责任；（二）建立文件管理制度，明确收发、登记、传阅、审批、归档流程和责任；（三）及时回收、保管重要文件；（四）严格执行各项保密制度，机密文件注意传阅级别，及时传阅、收回保管；（五）定期销毁过期文件，且不能作为废纸直接处理，要使用销毁机来处理。三、档案管理风险风险描述：（一）档案借阅后，归还不及时、不完整或有丢失；（二）档案保管中，资料虫蛀和霉变的风险。防范措施：（一）借阅档案必须登记。每月对档案进行查看和整理，督促借阅人归还档案。发现丢失后，与借阅人及时查找档案。若档案无法找回，应通知主管领导，及时补缺；（二）严格档案管理制度，明确相关人员责任。档案保管时，应定期查看，避免发生虫蛀和霉变；及时更换防虫、防霉药物。