档案管理相关制度.docx

目录一、马王市马王区卫生健康委员会档案室安全管理规程（试行）1二、档案统计制度6三、档案鉴定销毁制度8四、档案保密制度9五、档案室管理制度10六、档案保管制度11七、档案资料查阅借阅制度12八、档案收集制度13九、档案工作人员岗位责任制14十、档案整理制度15十一、档案管理人员职责17十二、档案利用制度19十三、档案管理突发事件应急工作预案21马王市马王区卫生健康委员会档案室安全管理规程（试行为加强档案室安全管理，确保档案安全，依据档案法律法规及有关标准规范，制定本规程。一、总则1档案室安全管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、方便利用”的原贝12 .档案室建筑应符合档案馆建设标准、档案馆建筑设计规范。3 .档案室应保持相对独立，与工作用房、阅览室应进行隔离。4 .明确档案室安全管理分管领导，落实专人负责室安全管理。二、制度建设5 .档案室应建立档案安全管理机构，明确档案室安全责任人，制定档案室安全管理制度，制定档案入库、库内档案整理和保管、各类设施设备配置与使用、档案室环境保护、档案出库、消防安全、特藏室管理、档案利用、温湿度监测、应急预案等制度，明确工作内容、流程和要求。6 .建立档案室安全工作责任制，明确主体责任、主要责任和相关责任，将安全管理制度的执行纳入岗位职责，实行岗位考核，开展安全培训。建立应急队伍并每年开展应急演练。7 违反档案室安全管理制度的，应严肃问责。三、设施配置与使用8 .档案室出入口等重要区域应安装铁门、铁窗。9 .档案室应安装火灾自动报警和消防灭火系统。火灾报警系统应具备火灾报警功能，具备自动和手动两种方式启动消防功能。消防灭火系统装置应符合消防有关规定。消防设施配置的规格、数量、类型、位置、维修保养符合要求。10 .档案室应安装视频监控系统。档案室内、过道等关键部位应安装监控探头，避免出现监控盲区和死角。重要区域或面积较大的区域使用多个探头或使用带有云台的探头。在夜间不具备灯光照明的区域，应使用带红外的探头。有异常情况，探头能够自动校对、自动捕捉，具备发现非法侵入即刻报警功能。已录制的监控视频应具备查询复核回放功能。视频图像画面清晰，视频图像资料保存期不少于3个月。.档案室应安装温湿度调控设备，并建立温湿度自动检测控制系统，定时测量。要求库内温度控制在14。（3-24C、相对湿度控制在45%-60%范围内，温度每昼夜波动幅度不超过±2。（2,湿度每昼夜波动幅度不超过±5%,特殊载体室应按有关规定控制温湿度。温湿度调控设备应具备实时记录以及统计等功能。温湿度信息资料保存不少于3年，每年要对获得的数据进行汇总分析。12 .档案室变配电设施、供电线路符合规范要求，室照明灯具符合要求，电器设备操作安全规范，按规定定期做好安检维保，并做好记录。13 .室给排水管网设计施工符合规范，管道畅通，无锈蚀、渗漏现象。每月检修1次并做好检修记录。14 .密闭的档案室应安装有通风设施。通风设施应根据档案室内外温湿度情况适时开启，并做好通风设施使用记录。15 .档案室内档案柜、架排列整齐有序，应避免阳光直射，便于通风，便于档案的搬运和取放。16 .每月1次对室的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施进行检查，做好记录，发现问题及时处理。四、实体管理17 .严格执行档案出入库登记制度，建立健全登记手续和登记台账。接收入库档案须按档案移交批次填写档案交接文据，并附档案移交目录。履行档案接收入库手续过程中形成的材料，入全宗卷归档。18 .对首次入库档案应采用必要措施进行除尘、消毒、杀虫、灭菌等处理。19 .档案出入库必须严格执行档案清点制度，确保档案实体数量、内容与记录相符。纸质档案以案卷或单份文件为清点单位，照片档案以册或张为清点单位，特种载体档案以件、块、盘、张为清点单位。录音带、录像带、光盘、磁盘在清点数量的同时，必须通过相关设备的检测，确保文件的可读性。在档案利用、档案修裱、档案数字化等工作中，档案每一次出库入库，都应严格清点、检查，办理登记手续。档案利用完毕归还时，档案利用接待人员应认真核对归还的档案。每次检查情况在利用登记上要有记录。对于次日须重复利用的档案，可暂存保密柜，次日提取。20 .库内档案应纳入全宗管理，档案管理、分类、变动、利用、病档检查和修复等台账齐全。室内档案要整理规范，依照档号分类有序排列存放。档案室设置档案存放位置索引，档案密集架、柜应有统一的反映存放档案内容的标识标牌，且指向明确。21 .对馆藏档案每五年进行一次安全状况普查，每年进行一次抽查，每三年对馆藏所有全宗完成一轮检查。安全状况普查内容包括：室安全设施情况、档案数量、档案缺失情况、档案变动情况、案卷质量、档案病变及修复情况、档案进出登记、监控记录、温湿度记录、常规检查记录等。检查记录完整齐备。22 .特种载体档案实行专库管理，并配有防磁柜、底图柜等专用档案装具。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。录音带、录像带每3-5年进行一次倒带，并完成数字化复制。每隔两年对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查，若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。23 .符合条件的已经完成数字化加工的档案，原件原则上不对外提供利用。五、档案室管理24 .档案室管理人员要有严格的安全、保密意识，离开室要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查、切断照明电源、关好门窗。不得让未经允许的其他人员进入室。室管理人员工作岗位调整时，须做好分管范围内档案管理情况的介绍和相关档案目录的移交，以及对重点档案的清点，严格办理交接手续。特藏室钥匙由室管理人员负责保管，做到专人管理、双人双锁。25 .保持档案室、档案装具的清洁卫生，整齐美观。档案室内不得存放同档案及其保护设备无关的物品。严禁存放易燃、易爆、易霉变的物品。26 .建立档案安全检查制度，定期进行室常规巡检，检查档案保管状况、档案保护设施设备的完好状况。在节假日和台风、暴雨、冰冻等灾害性天气前，应对室进行专项安全检查，做好防范工作。发现档案安全隐患，须及时整改。做好档案安全检查记录和整改工作记录，相关材料归档。27 .建立档案安全管理台账，内容包括：1.档案目录;2.档案出入库登记；3.设施设备目录；4.设施设备使用情况记录：5.室温度湿度记录：6.档案安全检查记录；7.风险点消除情况记录；8.其它。28.档案室安全管理参照本规程执行，档案信息安全的有关规定另行制定。档案统计制度1档案统计要符合中华人民共和国统计法及其他有关法规、规章要求。2 .建立健全档案室各种登记制度，并在日常工作中认真执行，为档案统计奠定基础。3 .档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案管理员要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。4 .档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性，不得随意更改。5 .统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。6 .及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。7 .坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。8 .档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状,掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。档案鉴定销毁制度1档案的销毁，必须由档案鉴定小组负责。2 .档案鉴定小组，由档案有关业务部门的领导及业务人员若干人组成。3 .档案鉴定小组必须根据有关文件规定，对保管期限已满的档案认真进行鉴定，判定其存毁。4 .鉴定工作完毕，鉴定小组须写出鉴定报告，提出处理意见，报主管领导批准。5 .对经过鉴定，确认已失去保存价值的档案，鉴定小组应写出销毁报告，编制销毁清册，及时进行销毁。6 .档案销毁工作，由档案部门执行，鉴定小组指定专人监销。销毁人、监销人应在对需销毁的档案，认真地进行清点核对，以防错销、误销。7 .档案销毁完毕，销毁人、监销人应在销毁清册上签字,档案销毁清册与鉴定报告、销毁报告一并归档，永久保存。8 .未经鉴定和批准，任何人不得销毁任何档案。档案销毁后应报上级主管部门备案。档案保密制度1本单位形成的各种门类和载体的档案，由档案室集中统一保管，做到专库、专柜、专职人员负责保管。2 .接收档案入库，必须坚持先验收后办交接手续的原则，确保进室档案的质量。3 .档案的存放应分门别类、定位排列，便于查找。4 .档案移进、移出，必须严格履行登记手续，严防错、漏、丢失事故发生。5 .严格执行档案鉴定销毁制度，自觉维护档案的安全。6 .档案室必须具有防盗、防火、防潮、防光、防尘、防有害生体、防微生物侵害的功能。档案室要根据自然环境，适时降温去湿，保持室内合适的温湿度。7 .档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆等危险物口口口O8 .做好档案室温湿度的监控与登记工作。9 .对因保管不善造成档案损毁或丢失者，要追究其责任，严重的应予以处罚。10 .每季度对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。