内控手册-14.10 进口管理.docx

14.10进口管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关进口采购的申请、审批、合同签订、结算等工作流程，旨在规范集团进口采购流程，降低进口采购中可能发生的各项风险。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司O1.3 相关制度进口业务操作指导书采购控制程序供应商管理程序人事培训流程。1.4 职责分工物流部：负责进口业务的办理，与进口商签订合同，接收并审核信用证，跟踪进口货物的交货期。SQE/商务管理部:负责进口供应商的管理。财务部：负责进口业务的付款及账务处理。1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.IO-CT1确保进口业务办理符合国家相关法律法规合法合规目标214.10-CT2确保采购的物料符合集团生产要求经营效率目标314.10-CT3确保采购物料按照合同规定的交期经营效率目标414.10-CT4确保不出现可能损害集团利益的信用证条款经营效率目标514.10-CT5确保管理制度得到有效执行经营效率目标1.7控制矩阵会计报表认定风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹1存在和发生/真实性;2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露会计报表项目1234514.10-R1未建立完整的、符合国际、国家政策标准的进口控制管理办法14.10-CT114.10-CA1应当建立完整的、符合国际、国家政策标准的进口控制管理办法预防型进口业务操作指导书进口业务操作指导书14.10-R2由于进口的原材料、设备的规格、质量与合同规定不符等原因造成外方违约的风险14.10-CT214.10-CA2在合同中需有条款规定由于进口的原材料、设备规格、质量与合同不符等造成外方违约的违约责任预防型采购控制程序进口合同14.10-R3外贸代理的不规范运作造成的风险14.10-CT214.10-CA3选择外贸代理商时，需对候选外贸代理商的资质和背景进行审查预防型供应商管理程序外贸代理商背景调查表风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目14.10-CT214.10-CA4确定好外贸代理商后，需与外贸代理商签订代理协议，以规范外贸代理商的运作预防型供应商管理程序外贸代理协议14.10-R4卖方延迟交货或无货可供造成集团无法及时收到货物，影响集团生产、工程等业务的开展14.10-CT314.10-CA5业务员应随时跟进供应商的交货情况，临近交货期时应提醒供应商及时供货预防型采购控制程序PO订单14.10-CT314.10-CA6由于卖方自身原因造成无法供货或者交货的，按照合同约定的条款追究其责任预防型采购控制程序14.10-R5信用证规定的陷阱条款所造成的风险，如外方供应商假冒信用证，利用假单据行骗，骗取14.10-CT414.10-CA7业务人员对信用证的使用要提高警惕，如自己不能判断信用证的真伪，需与开具信用证的银行取得联系来辨别真伪预防型风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目预付货款或抵押贷款等14.10-R6管理办法未能有效执行14.10-CT514.10-CA8相关业务人员应当严格按照进口管理制度来执行日常进口采购业务，物流部经理负责定期对制度的执行情况进行检查发现型制度执行情况检查报告14.10-R7管理办法传达不到位，员工不熟悉不了解14.10-CT514.10-CA9部门负责组织对办理进口业务的相关人员进行培训，培训结束后应当组织考核。预防型人事培训流程培训记录