内控手册-13.3 订单与合同管理.docx
13.3订单与合同管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关订单与合同管理方面的具体要求，主要包括销售政策的确定，销售洽谈、订单和合同的审核与签订、订单和合同的留存、归档，销售确认、发货和销售情况分析评估。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度客户信用管理规定销售管理程序订单评审管理规定订单变更作业指导书订单变更流程合同评审与产品交付流程预测分解与资源匹配规定（待生效文件）产品交付管理程序会计核算规定。ERP编码规则ERP系统规则物流运输管理规定。销售部：负责制定销售计划，接收客户订单并和客户谈判拟定订单或合同条款，订单交期等事宜，发货后签回装箱单。项目组：负责订单规格技术与交期评审。法律事务部：负责对客户合同的条款审核。商务管理部/计划部：负责对客户的信用评审，确认客户信用额度；负责订单交期评审并安排生产计划；制定订单货物出库计划，根据审批安排出货，接收客户收货确认。营销中心经理/总经理：负责对销售订单或合同进行审批。物流部：负责订单货物物流情况。财务部：负责确认客户的信用额度使用情况。1.5流程图13.3订单和合司管漉1/24建<氐销售部项目组法务部商务管理部/计划部营销中心经理/总经理开V，制定销收到客与客尸拟定订条与客户一.售计划户订单Y口谈判堂/合同款;通过千通j,，款评J>通汇寸V过-过协调沟1'彘A、是签订合同/订单通亨F17-8/13-14婉拒客户安排生产计划合同资Cj!制I口档1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别113.3-CT1确保制定合理的销售政策经营效率目标213.3-CT2确保销售结果符合销售计划经营效率目标313.3-CT3确保销售订单的确认经过严格审核经营效率目标413.3-CT4确保销售行为符合国家相关法律规定合法合规目标513.3-CT5确保销售订单与合同条款能够实现经营效率目标613.3-CT6确保销售确认与计量准确财务信息准确性目标713.3-CT7确保发货收到授权资产保全目标813.3-CT8确保发货按照订单信息进行资产保全目标1.7控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性;2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目13.3-R1销售政策和信用政策管理不规范、不科学导致资产运用效率低下，影响集团经营效率13.3-CT113.3-CA1集团负责制定科学合理的销售政策和信用政策。规定客户管理、信用管理、合同审批、发货管理、收款管理等各项管理规范，确保集团销售活动高效规范预防型客户信用管理规定客户信用管理规定13.3-R2销售部门未能制定销售计划，导致销售活动混乱没有约束，影响集团经营效率13.3-CT213.3-CA2营销中心各部门负责编制下一年度销售计划和预算，在销售计划经过董事会审批后部门主管负责将计划分解至每一名销售人员和每个月，确保集团销售资源合理分配，完成销售计划编制/审批预防型销售计划13.3-R3集团没有专门人员跟踪销售计划的完成情况，导致销售计划无法及时完13.3-CT213.3-CA3集团OM部负责跟踪销售计划的执行情况，督促销售部门每个月完成销售计划考核，并对销售计划差异原因进行分析，落实改进计划发现型销售计划考核表、改进计戈U风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目成，影响集团经营效率13.3-R4合同的签订未经正确授权，导致资产损失、舞弊和法律诉讼，影响集团经营效率13.3-CT313.3-CA4销售合同的签订需要经过计划部（商务管理部）、财务部、法律事务部、研发项目部等部门进行价格、信用、法务、规格、交期等评审，只有评审通过后的订单才能确认经办/评审预防型订单评审管理规定订单评审表主营业务收入、应收账款13.3-CT313.3-CA5在通过各项评审后，最终由营销中心负责人审批，该销售订单才能正式下达经办/审批预防型订单评审管理规定销售订单主营业务收入、应收账款13.3-CT313.3-CA6销售的PO订单经过销售经理审批,该销售订单才可以正式下达经办/审批预防型订单评审管理规定订单评审记录主营业务收入、应收账款风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目13.3-R5销售行为违反了国家的法律、法规，可能导致企业遭受外部处罚、经济损失和信誉损失，影响集团合法合规目标13.3-CT413.3-CA7集团公司负责制定销售管理程序，规定销售人员从事销售工作的相关流程，确保其销售行为不违反相关法律法规要求预防型销售管理程序销售管理程序13.3-CT413.3-CA8集团审计监察部负责定期对销售业务进行审计，及时发现可能存在的违法行为经办/审计发现型订单评审管理规定内部审计报告13.3-R6集团在评审订单时，对于客户信用额度评审把关不严，导致坏账风险增加，影响集团资金安全13.3-CT313.3-CA9在进行信用评审时，财务部负责统计该客户信用余额以及逾期交款情况，如果客户有逾期交款，必须等款项交付后才予以发货申请/审批预防型订单评审管理规定信用额度统计表主营业务收入、应收账款13.3-CT313.3-CA1O对于超过信用额度的客户，原则上不予发货，如果急需发货，必须经过计划部（商务管理部）经理及集团领导审批后才能予以接受申请/审批预防型客户信用管理规定信用额度统计表主营业务收入、应收账款会计报表认定风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露会计报表项目1234513.3-R7订单变更没有经过审批，导致集团无法按照变更后订单进行排产，影响集团经营效率13.3-CT313.3-CA11订单变更后订单管理员负责组织相关部门进行评审，评审后的订单取代原来的订单，交由相关部门进行归档经办/审批预防型订单变更作业指导书变更后的销售订单主营业务收入、应收账款13.3-R8资源发生冲突时，没有对订单进行排序，导致无法有效利用集团产能，影响经营效率13.3-CT513.3-CA12资源发生冲突时，公司优先考虑集团战略客户、大客户、边际贡献高的客户进行排产预防型预测分解与资源匹配规定（待生效文件）订单评审管理规定排产计划会计报表认定风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露会计报表项目1234513.3-R9给予客户的销售折扣未经过审批，导致销售折扣可能被业务员侵吞，影响集团的资金安全13.3-CT613.3-CA13客户要求集团给予折扣后，业务员及时提交折扣申请,经过营销中心经理、财务部、集团领导等审批后决定给予客户折扣金额，客户折扣金额应在订单中反映，以保证日常发票和记账是按照折扣后金额执行申请/审批预防型订单评审管理规定折扣申请销售订单主营业务收入、应收账款13.3-R1O销售部门未建立合同台账，导致无法了解合同签署和执行情况，影响销售管理效率13.3-CT513.3-CA14集团营销中心负责建立销售合同台账，记录客户名称、合同名称与编号、合同金额、合同主要条款以及合同履行情况等信息预防型销售合同台账13.3-R11销售合同未进行归档，导致需要的时候无法查阅合同有关条款，影响集团经营效率13.3-CT513.3-CA15销售合同统一归档至商务部，对合同借阅情况进行登记预防型订单评审管理规定销售合同归档清单会计报表认定风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露会计报表项目1234513.3-R12客户订单信息未严格保存，导致客户订单信息泄露，影响集团声誉13.3-CT413.3-CA16对客户订单信息进行严格保护，未经授权不得随意接触预防型订单评审管理规定订单信息存档情况13.3-R13集团的生产未能满足销售交货期，导致到期后无法及时交付产品，影响集团声誉13.3-CT513.3-CA17计划部负责跟踪销售订单，在下达销售订单后，及时将销售订单转化为生产或采购订单，控制和协调生产计划的落实，确保在规定交期内能够将产品交付给客
