内控手册-14.5 原材料采购.docx

14.5原材料采购1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关原材料采购的过程，旨在规范集团原材料采购过程中的各项具体工作，降低原材料采购成本，控制原材料质量，降低付款风险等。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度采购管理程序资源管理程序集团供应商资源管理程序物流作业计划指导书集团供应商导入认证流程（拟定稿）采购交货跟踪作业指导书采购应付管理规定不良采购件处理流程原材料资源专项预案供应商质量管理流程质量框架协议采购框架协议。1.4 职责分工使用部门：提出原材料使用申请，负责制度采购计划。采购部：执行采购计划，与供应商签订采购合同等总经理：负责对合同进行审批等质量部：原材料的质量检测等物流部：负责原材料验收，入库等。1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.5-CT1确保采购价格合理经营效率目标214.5-CT2确保采购的原材料符合生产需求经营效率目标314.5-CT3确保原材料采购成本效率最佳经营效率目标414.5-CT4确保库存原材料符合生产需求经营效率目标514.5-CT5确保选择合适的供应商经营效率目标614.5-CT6确保采购经过适当授权审批经营效率目标714.5-CT7确保合同条款严格履行经营效率目标814.5-CT8确保采购合同妥善保管经营效率目标914.5-CT9确保预付款得到适当审批资产保全目标1014.5-CT10确保合同纠纷得到妥善处理经营效率目标1.7控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性;2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1234514.5-R1原材料采购价格不合理，导致资金使用风险14.5-CT114.5-CA1原材料采购应进行询价比价，确定合格的供应商，减少资金风险预防型采购管理程序询价比价表14.5-原材料选择不当，14.5-C14.5-C原材料选择必须按照使用部门的实际预防型采购管请购单R2导致无法生产T2A2要求和规定挑选合格的原材料理程序14.5-R3无原材料采购计划即执行采购，导致资金使用风险14.5-CT314.5-CA3使用部门必须填写原材料采购申请，经过相关审批部门审核后才能进行采购计戈U申请/审核预防型采购管理程序采购计划会计报表认定风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露会计报表项目1234514.5-R4集中采购和分散采购选择不合理，导致采购成本过高14.5-CT314.5-CA4按照集团实际需求和采购计划，合理分配集采购份额，控制采购成本预防型资源管理程序采购成本14.5-R5对原材料的价格关注不够，导致采购时机的选择和把握不足，采购成本上升14.5-CT114.5-CA5采购原材时，必须做好充分市场调查，对原材料价格的走势有一定的了解，在价格合适时进行采购预防型采购管理程序市场调查报告14.5-R6原材料没有安全库存，采购申请不及时，影响持续稳定生产14.5-CT414.5-CA6计划下单前要核实原材料库存，根据实际库存和需求提出采购申请预防型物料计划作业指导书采购申请风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目14.5-R7对原材料采购时机的选择和把握不足，导致采购成本上升14.5-CT114.5-CA7原则上根据生产预测和需求进行采购，对于价格波动趋势或市场走向明显的，经批准后统筹进行采购预防型集团供应商资源管理程序价格调查表14.5-R8原材料采购数量不恰当，导致库存过多或不满足生产需求，影响经营效率和增加成本14.5-CT414.5-CA8原材料采购计划必须根据库存和将来生产计划，并经相关使用部门审核通过后执行经办/审批预防型物料计划作业指导书序库存统计采购计划14.5-R9没有进行供应商资格信用调查即进行采购，导致采购欺诈风险14.5-CT514.5-CA9采购部必须对候选供应商进行信用资格调查，并对供应商进行评级分类，筛选出合格供应商，还要对供应商进行定期复查。预防型集团供应商导入认证流程供应商资信调查14.5-R1O采购人员的授权不明确，授权不合理，无法及时做出采购14.5-CT614.5-CA1O制定合理的采购授权体制，层层授权预防型采购管理程序采购授权制度会计报表认定风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露会计报表项目12345决策、导致采购效率低14.5-R11采购人员的授权范围和授权手续不完整规范，对被授权人的监控不够，导致对于采购人员的行为无法约束，增加集团的法律风险14.5-CT614.5-CA11明确采购人员的采购范围，对超过授权范围的须进行申报审批，审核通过后进行采购申请/审批预防型采购管理程序ERP授权审批权限；采购部组织架构和岗位职责14.5-R12合同文件未经充分审核即进行采购，导致采购不当，造成资金使用风险14.5-CT614.5-CA12采购合同须经过相关部门审批，通过后才能进行采购编制/审批预防型采购管理程序采购合同原材料会计报表认定风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露会计报表项目1234514.5-R13合同签订并完成后没有部门对合同执行情况进行监督检查，发生纠纷时，管理层无法及时获得信息进行处理，导致不必要的财产损失14.5-CT714.5-CA13采购人员在签订合同后必须督促供应商按照合同要求履行采购合同，如出现问题，应及时汇报相关负责人进行处理经办/监督发现型采购交货跟踪作业指导书应商采购合同履行14.5-R14没有部门对原材料采购合同进行归口管理，合同遗失出现争议时，无有效依据，造成财产损失14.5-CT814.5-CA14原材料采购合同签订后应统一归口到SQE统一管理预防型供应商协议签署作业指导书原材料采购合同14.5-R15原材料采购合同及相关文件未保密，14.5-CT814.5-CA15做好原材料采购Pe）合同保密措施，严禁采购合同信息泄露，并提高相关采购预防型采购管理程序保密条款或保风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目导致采购价格对外公开，造成采购成本上升人员的保密意识，对造成信息泄露的要追究法律责任密协议；ERP权限设置14.5-R16预付款未经过相关授权部门审批，导致未经授权的付款，影响公司资金安全14.5-CT914.5-CA16预付款必须经过相关授权部门审批，经审批后才能操作申请/审批预防型采购应付管理规定OA付款申请预付账款14.5-R17原材料入库时未进行充分验收，导致材料不符合合同条款规定，影响生产14.5-CT214.5-CA17原材料到货后IQC检验并测试后在送检单签字，才能做入库处理采购/验收预防型采购管理程序送检单14.5-R18采购到的原材料质量不高，影响生产的正常运营14.5-CT214.5-CA18采购到的原材料如发现有质量问题，必须填写相关质量问题报告并与供应商及时沟通，更换材料，或者做退货处理。预防型不良采购件处理流程退货申请单风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目14.5-R19出现质量纠纷时，未得到有效处理，影响结算14.5-CT1O14.5-CA19出现质量纠纷，首先与供应商做协商处理，如果沟通失败，应该组织相关部门进行处理预防型不良采购件处理流程不良米购件处理通知单14.5-R20原材料稀缺且没有备用或可替代原材料，产生原材料短缺，生产中断风险14.5-CT414.5-CA20在原材料供应商选择的时候，应该考虑原材料是否是稀缺性原材料，原则上避免使用稀缺性的原材料；对于无法避免的，应建立应急预案预防型原材料资源专项预案原材料稀缺性评价14.5-R21未在与原料供应商的采购合同中明确质量与安全要求14