承德兆丰钢铁集团有限公司程序文件02记录控制程序.docx

承德兆丰钢铁集团有限公司程序文件CDZF-CX-02 A版记录控制程序受控状态： |受控|编制部门：办公室审核人：批准人：2013-5-28 批准2013-6-1 实施更改状态表版本号修改号修改条款修改页码批准人实施日期A版0发布11曹建林2013-6-1记录控制程序1目的对记录进行控制和管理，为产品、过程和管理体系符合要求及管理体系有效运行提供证据。2适用范围适用于本公司综合管理体系运行过程中相关记录的控制。3主要职责3.1办公室负责公司所有记录的控制和管理。3. 2质监处负责质量记录的控制和管理。3.4节能环保处负责环境、测量、能源记录的控制和管理。3. 5安全处负责职业健康安全记录的控制和管理。3. 5各生产厂、辅助车间负责本单位记录的控制。3. 6其余各职能处室根据过程控制的需要，按体系文件的运行要求，编制记录的表式，并负责做好、监督本部门归口的记录。4管理程序4.1本公司记录的控制重点是记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置。4. 2本公司管理体系运行中的记录主要有：a）产品质量检验记录；b）生产过程中工序控制记录；c）内部管理体系审核、管理评审、纠正与预防措施实施记录；d）合同评审、供方评价、人员培训记录；e）设备（设施）维修、服务，顾客满意度调查记录；f）安全、环保、能源涉及的记录；g）各种文件更改、回收（销毁）记录。4. 3记录的格式记录可分为固定格式和非固定格式两种，固定格式记录是指有记录表样的，非固定格式记录是指无记录表样的，如会议记录、会议纪要、各类报告等。4. 4记录的编号及部门代码4. 4. 1公司记录的编号方法为：CDZF 一息一 以一 W（公司代号记录代号部门代号顺序号4. 4.2记录编号应当具有唯一性。各部门在使用公司职能部门编制的通用记录时，可在记录清单中直接采用公司职能部门编制的记录编号。4. 4.3部门代码办公室BG供应处GY烧结厂SJ安全处AQ总调度室ZD炼铁厂LT节能环保处NH企管处QG炼钢厂LG设备处SB销售处XS轧钢厂ZG质监处ZJ燃料处RL动力厂DL人资处RZ物资库WZ制氧厂ZY基建处JJ保卫处BW车队CD财务处CW4.5记录表式的设计与审批4. 5.1记录表式的设计管理手册、程序文件或作业文件的编制人员应设计文件配用的记录表式。4.5.2记录表式的审批记录表式的审批，与该文件的审批一并进行。4.5.3各处室需新增记录表式或表式需更改的，应提出申请，并在设计、更改后报办公室备案；各生产厂需新增或更换记录表式的，经单位领导批准后报归口处室和办公室备案。4. 6记录的分级管理与填写要求4. 6.1记录的分级管理a）质监处、安全处、节能环保处分别负责质量、环境、职业健康安全、能源记录表式的登记、编号、销毁的审批以及相应管理体系运行相关记录的监督管理，并相应编制全公司记录清单。b）各处室负责做好本部门记录，并监督各生产厂、辅助车间做好本部门归的记录。各生产厂、辅助车间负责本单位记录的控制。各部门负责编制本部门的记录清单。4. 6. 2记录填写要求a）记录必须由操作者或活动的实施部门填写；b）所有记录应在活动进行的同时或完成之时立即填写，以力求准确；C）记录填写应字迹清晰、内容完整，文字表达准确、简练，手续齐全，填写栏目不应留空白，填写人应签全名，不填无关内容；d）记录应用钢笔或圆珠笔填写，不允许用铅笔填写；e）记录不允许随意更改，必要时更改人员应在更改处采用划改并签名；f）当连续上下行内容相同时，可在下行采用“、”表示。4. 7记录的收集、编目、检索、保护和贮存记录的收集，由各部门指定专人进行收集，一般情况下每月应收集整理，装订成册，并按记录的类别、编号、名称和时间对收集的记录编目，并妥善保管，便于检索。应采取防火、防盗、防虫蛀、防鼠咬、防潮、防光等措施，防止变质、损坏；电子媒体或硬拷贝形式的记录，应注意防潮、防压、防光、防磁等，应复制备份，以免贮存内容丢失。4. 8记录保存期限4. 8.1与设备、设施档案和合同及款项有关的记录应长期保存；4.8.2与生产、检验有关的记录，与顾客和供方有关的记录应保存3年；4.9记录的归档4.9.1按上述规定的保存期限保存记录，各部门应按年整理后，送交办公室归档。其它记录保存期限一般为2年，由各部门自行归档，到期后，由各部门列出清单,经相应部门批准后予以销毁。填写记录销毁记录。4. 10记录的查阅4.9.1内部人员查阅记录，须经记录保管人员同意。4. 9. 2记录可提供给相关方查阅，但须经记录保管部门同意。5相关文件文件控制程序6相关记录记录清单、记录销毁记录