工具决定执行的效率.docx

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1、工具打算执行的效率学习导航通过学习本课程，你将能够： 熟知FI标的基本要素和基本要求; 把握高效方案工具； 熟识激励约束工具； 了解结果评估工具。工具打算执行的效率一、工具L明确目标工具目标是员工前进的“雷达”，肯定不能模糊。在管理的过程中，清晰目标需要一些帮辅工具。1 .明确目标的四个基本要素管理者要给员工设定清晰的目标，让每一个员工都清晰自己在做什么。在确定目标的时候，应考虑四个基本要素： “拳头”“拳头”是目标中最重要的部分。 “短板”短板是目标中重要也最弱的部分。 “桥墩”“目标寻求支撑的部分。拳头得以支撑是靠手腕，没有腕力，拳头就缺乏力道。目标也是如此，必需找到目标支撑点的位置，才能

2、够有助于目标的实现。 “权重”在权重要素中，要分清目标之中的主次。2 .明确目标的五项基本要求 与上级要求全都作为管理者，必需在公司和领导目标的统一部署下确定工作目标，两个目标之间必需有切合点，否则就违反了职场的最基本原则。 目标必需明确保证执行目标具体明确，是管理者的基本功。管理者在安排工作任务时，肯定要直截了当，让对方明确执行目标。 目标要可衡量只有在可衡量的状况下，执行目标的执行效率才会高，执行才有保障，也便于考核。以行政管理工作的秘书为例，可以从两大分类对其进行考核：第一，日常工作，考核点是效率。例如，电话纪录是否清晰，工作支配是否合理，会议纪要是否清晰等。其次，事务性工作。例如，某会

3、议的具体支配是否合理等，从而将一些看似无法衡量的执行目标细化到具体的工作上。 过程要有时间限制时间打算执行效果和效率的关键要素，因此在执行的过程中，肯定要留意时间的限制。 考虑关键资源配置在制定目标的时候，肯定要清晰实现目标的资源从何而来，进行有效、关键的资源配置。二、工具2：高效方案工具明确目标之后，就需要做方案，以便快速实现目标。方案最主要的要素是目标、地点和人物，方案是全部执行过程中不行避开的重要步骤,方案越细致，工作就会越到位，执行效率就会越高。【案例】充分的预备巴顿将军曾经说过，他要花大量的时间为进攻做预备。一个步卒营进行一次进攻，他至少需要花两个小时的时间预备，匆忙上阵只会造成无畏

4、的伤亡。从案例可见，在战斗中，任何缺乏细致合理方案的行动都不会取得好的结果。一个军事家的方案在某点上欠考虑，很可能会导致军队全军覆没。在实际工作中叶是一样，管理者无法制定出明确的目标，很可能会影响团队成员的发挥，1 .方案的要素想要做到高效方案，概括来说，需要遵循七大要素：第一，具体的目标。其次，阶段性成果。可以将每月的目标分化成每周的目标，再将每周的目标分化成每日的目标。第三，时间表。每一项方案的执行时间列表越具体越好，可以考虑每日做个简洁方案,过十天半月做一次总结。第四，责任人与协作人关于谁负责销售，谁负责协作，谁负责打电话，谁负责文案等都要一一责任到人。第五，预算费用。第六，方案中的具体

5、项目。第七，支持资源。确定是否需要研发中心、财务、生产部门和领导的支持。2 .方案的5W3H在做方案时，将七项要素考虑周全写进方案，一个完整的方案就写成了。为了让方案看得更清晰，还可以重新梳理成5W3H。 What执行方案要做什么。 Why我为什么要做。 When什么时间完成。 Who谁来做。 Where方案执行的现场在哪里。How实现目标所实行的措施。 how much方案的预算资金是多少。 How to change方案执行过程中遇到意外，如何调整。方案不是教条，它只是告知人们一种思维方式，让其养成良好的执行思维方式，所以方案应当根据实际状况而定，不能过于盲目。三、工具3：要事管理工具1

6、.优先事物法作为优秀的经理人，想要把每件事都做好，前提肯定要把最重要的事情做到位。因此就可以采纳优先事物的方法FIP (first important priorities),也就是永久抓住最重要的事情。2 .六件事法则想要保持最高的工作效率，最好只做六件事情，即“六件事法则”。从六件事情里找出重要而紧急的事情，即找出立刻要做的事情。这种方法不能确保把六件事情都做完，但会确保正在做的事情是最重要的事情。六件事法则就是四个法则的结合：法则一：议事日程。把具体的事情列入议事日程，才能真正地进入执行阶段，否则事情永久都在边上。法则二：学会六件事法则。法则三：从六件事情里找出最重要的事情。法则四：每天

7、花时间进行思索，把握好工作的节奏。【案例】分不清先后的部门经理一位部门经理在工作之中执行有力，销售业绩很优秀，后来被公司提拔为分公司老总，让领导没想到的是，分公司的销售业绩离年初制定的目标相差太远。分析之后发觉，她有一个好习惯日事日毕，有一个不好的习惯做事不分轻重缓解，总是将最重要的事放到一天快结束的时候来做，结果累得气喘吁吁，想完成任务也只能心有余而力不足。从案例可见，在实际工作中，应当擅长采用六件事法则去执行，分清事情的先后挨次,才更有利于达到满足的结果。四、工具4：未完成事项纪录本在执行的过程中最重要的要素是耐力和毅力。与专注相同，一方面是专注，一方面要有耐力忍耐冷寂。职业经理人更需要有

8、耐力，把没有完成的事情纪录在“未完成事项纪录本”上，不断提示自己还没有完成的事情。五、工具5：反复试验对于久经职场的人士而言，反复试验是一个特别重要的工具。即使是受过严格训练的人，也很难一次就把事情做好，所以在执行过程中需要反复实践。在反复试验中，即使任何小事，也会全力以赴地投入，用“诚”去反复试验。【小故事】不同思路，不同胜利一个老方丈有两个徒弟。老方丈知道自己年事已高，来日不多了，就想在两个徒弟中选一个做继承人。两个徒弟都很尽心，学问、为人都不错。为了表示公正，老方丈出了一道题：“你们二人谁从后山第一个爬上来，谁就是将来的方丈。”两个徒弟到后山一看傻了眼，原来是悬崖峭壁。有一个徒弟想“不管

9、遇见什么困难咱也要上悬崖”，结果来来回回摔得鼻青脸肿。另一个徒弟想“这样爬下去人没上去倒先死了”，于是就在四周找上山的便道，结果在悬崖边上找到一条上山的小路，顺当地来到了老方丈的面前。从故事可见，上山的小徒弟千方百计地用多种选择来完成任务，所体现出的就是一种“诚”；另一个徒弟只会舍命在山脚下攀爬悬崖，虽然目标明确，但是也很难达到胜利。六、工具6：不尽信报告不尽信报告包含两层含义。第一，不要完全信任下属递上来的报告；其次，从现有的报告中发觉不完善的地方。随着计算机技术的高速进展，工作节奏明显加快，对管理者的要求也更加严格。当下属提出报告的时候，管理者不要全信，要在心中存在怀疑，通过观看和验证，带

10、着疑问去研读报告，并不断地抽查。【案例】突然的抽查杰克韦尔奇对于公司的抽查特别有特点。有一次，一个下属公司召开一次例会，韦尔奇突然造访，推门进入会议室，找了一凳子坐在会议室观看下属公司开会时的真实场景，并对下属公司的负责人说：“你们不用理我，就当我不存在，你们自由发挥就好。”案例中，韦尔奇就是通过突如其来的抽查方式，了解公司真实的办公环境和员工的工作风貌。七、工具7：激励约束工具“天下治者，赏罚而已”，意思就是天下的管理无非就是赏罚。而实际上，真正的管理应当做到“胡萝卜加大棒”，即可以依靠一系列的工具来完成，比如表扬七原则、批判七原则和嘉奖惩罚六原则等。1.表扬原则每个人得到表扬都会特别兴奋，

11、所以管理者要留意表扬的艺术。一般来讲，表扬有七个基本原则： 准时进行【案例】没有准时表扬的结果一家超市的一名理货员见超市的风鹅销售很旺，遂建议公司领导进购更多类似产品，给公司制造了很大一笔利泄。在超市的例会上，运营总监对其提出了口头表扬，但未进行物质嘉奖。在此后的三个月，那位理货员辞职了。案例中正是由于超市没有对员工进行准时激励，直接导致了一名优秀员工的离开。 有针对性在进行表扬时，要告知受表扬者表扬的缘由，做到有针对性，不模糊。 传达奖赏意见领导要将客户对具体部门和员工的表扬意见准时转达给员工，切莫独吞。 保留嘉奖的档案公司要建立功劳簿，纪录下受到表扬的人。当发觉还欠别人一次表扬的时候，可以

12、准时补救。【案例】嘉奖档案的妙用一家保险公司遇到了经营上的困难，员工有流失的现象，高管也存在跳槽的危急。为此，公司打算在员工内部开展一次很有创意的分散人心的训练营活动。在这项活动中，公司表扬了以前对公司进展做出乐观贡献的集体和个人，并发放了礼品。让他们知道自己是公司的有功之臣。这次活动之后，人员流失现象有所减轻 公开表扬表扬要公开，人越多越好。 找准时机许多员工都是悄悄无闻，他们做的许多事情管理者根本看不见，管理者要学会找机会表扬这些悄悄无闻的员工。回要点提示表扬的原则：准时进行；有针对性；传达奖赏意见;保留嘉奖档案;公开表扬;找准时机。2 .批判原则对管理者而言，除了会表扬还要把握批判的技巧

13、。一般而言，需要把握以下原则： 批判要准时当下属犯了错误的时候，管理者准时的批判可以尽快对其进行订正。 面对面进行批判要面对面地私下进行，最好不要有第三者在场。由于批判通常会损害员工的自信和自尊，所以最好不要公开进行。对事不对人当员工犯低级错误的时候，只需针对错误进行批判，不要进行人身攻击，不要发泄心情，也不要针对事情进行联想，否则易造成对方的逆反心理。 明确错误事实批判下属的时候，肯定要让对方知道自己所犯的错误在何处，以削减下次还会犯同样错误的几率。 解释解释是为了找到批判的缘由。要告知对方这件事情为什么重要，以及错误会导致的结果，揭示出问题的本质。 弥补方案批判过后，要对工作中的疏漏实行弥

14、补措施，实行有针对性的弥补方案。 用褒奖的言辞结束批判在预备结束批判时，要采纳带有表扬的口吻。受到批判的员工通常会心情会变得懊丧、低落，特殊是自尊心强的人，很可能会影响其工作，甚至导致连续性的错误。想要避开消失这样的现象，就要以褒奖的言辞结束批判,尽可能把损害的程度降到最低。 避开教条的批判方式假如用教条的方式理解批判，通常犯错误的几率不会降低。3 .嘉奖惩罚原则嘉奖和惩罚，比表扬和批判更严峻。在了解表扬和批判艺术的前提下，还要把握嘉奖和惩罚的留意事项。具体来说，嘉奖惩罚有六个原则： 对象要正确在实际工作中，假如批判错人，通常会产生负面效应；嘉奖错人，同样也不会达到想要的结果。【案例】“优秀”员工小刘一公司的市场部经理常常需要在晚上陪客户吃饭，回到办公室一般都要九十点。让他纳闷的是，每次回来都能见到小刘在办公室。当他问小刘的时候，小刘的总是很虚心地回答“要尽快熟识公司业务”。市场部经理听了小刘的话后特别兴奋，年终的时候将小刘评为了优秀员工。小刘的直接主管特别不兴奋，意见很大：“小刘之所以每天那么晚还没有休息，由于他住的是单身宿舍，没有网络。他为了和女伴侣在网上谈天，每天聊到深夜。”在上面的案例中，市场部经理把优秀的名号给了小刘，反而对其他员工造成了损害。管理者要认真观看