家居公司文件管理制度.docx
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1、家居公司文件管理制度一、目的为加强公司文件管理,统一公司制度文件格式,规范公司制度文件管理流程,特制定本制度。二、适用范围(-)适用于公司内除公司行政公文及公司外来文件外所有公司制度文件。(二)公司制度分为二级,即公司级制度和部门内部制度。公司级制度适用于公司所有部门,部门内部制度只适用于本部门或本项目。(三)部门内部制度不得与公司级制度文件冲突,否则属无效制度。三、职责(一)行政人力中心:负责公司级制度文件的制定、发放、修订、监督执行、废止;(二)各部门:负责部门内部制度的制定、修订、监督执行;(三)公司文件管理责任部门为行政人力中心,所有受控文件原稿存档于行政人力中心;(四)原则上每隔两年
2、公司成立制度编写领导小组和制度编写工作小组对公司管理制度进行统一、集中、全面的修改。四、具体管理内容(一)文件的分类管理性文件包括制度、办法、规定、规范、流程、程序等。分为综合管理类(企业管理和人事管理类等)、财务管理类、技术管理类、生产管理类、营销管理类、及其他管理类。(二)文件编号1、管理性文件编号层次内容第一码代表公司即 “EPES”第二码代表部门见部门代码表第三码代表文件类别制度流程GL;岗位职责GW;作业指导书WT;技术规范JS;纪录表单BD;会议纪要HY;合同/协议HT第四码代表流水号001-999第五码代表文件下发年度例如:2015编码示例:E公司缩写期门代号一PES / XX
3、XX XX十件举用1X-XXXX1编制年份寸侔涌永易附:部门代码部门名称代码分发号部门名称代码分发号总经办GM01创意中心CY05行政人力中心IIR02技术研发中心TD06财务审计中心CW03营销中心MC07供应链中心SC04商学院SX082、红头文件对内:字【生号】第 号对外:宫廷壹号字【年号】第XXX号3、外来文件:无需再编号,在归档时拼音缩写为“ WL”。(三)文件结构要求1、管理类文件(如制度、规定等)格式包括:目的、范围、职责、具体管理内容、附则、相关文件、相关表单。2、文件章节编号层次顺序:第一层第二层第三层第四层第五层第六层第七层、(一)1、(1)或者1)A.或者(A)a.或者(
4、a)3、落款。指发文部门全称或规范化的简称。落款一般放在正文(或附件)的右下角;如果正文恰好占满全页,落款必须放在另页空白纸上时,并在其上面加注一行(此页无正文)字样;落款字体与正文相同。3、文件状态:分为受控、非受控和作废三类。(1)受控文件:指管理手册、制度文件、质量手册、程序文件、须加盖“受控”印章,分发时应作发放登记,并注分发号。(2)非受控文件:指部门内部的通知、总结、报告、计划等文件,不需要对其进行控制,不需加盖印章,只作发放登记,不注分发号。(3)作废文件:是指该文件已经失效,须在文件加盖“作废”印章。4、文件密级:文件和档案的密级度分为绝密、机密、秘密、一般。序密级内容借阅权限
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