公文处理制度.docx

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1、一、目的为统一“*有限公司”以下简称“公司”公文处理规范及行文格式，提高内部管理水平，特制订本制度。二、范围本制度适用于公司内部公文处理及编写。三、职责公司总经办负责公文处理规范及调整，各部门负责按照本制度要求执行。四、内容（一）公文收发管理程序1、本公司公文，实行总经办统一编号管理。2、各部门及各有关人员，对公文中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。3、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件（视文件内容可不用）。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。4、对文件的处理根据需要注明“特急”、“急件”、“一般”（视文件内容可不用）。5、公司级公文

2、由总经办起草，各部门公文由相应部门负责起草，涉及跨部门公文由相关部门负责人起草。公文起草人对所起草公文的真实性、条理性、修改及时性负责，负责人需在要求时限内完成公文起草。6、公文所涉及部门负责人签字并填写公文审批签呈（见附件一）。部门负责人签字通过可进行下一步骤；部门负责人未签字通过，则需返回相关起草部门处重新修改，至签字通过为止，涉及相关部门负责人要求对本部门所涉及流程的真实性、可实行性、及签字的认可性负责。7、部门负责人签字后的公文需到部门直属领导人处进行审批，主审批人对有具体请示事项的应当明确签署意见、姓名及审批口期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知。8、文件签发后，

3、送总经办统一安排校对无误方能复印、盖章、分发，公司所有的发文，将公文签收记录（见附件二）连同正本一份送总经办存档。有领导指示的，还应附批复件。9、公司发文一般程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。10、公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档（二）公文种类与格式1、公文种类（1）请示：请上级指示和批准，用“请示”。（2）报告：向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。（3）指示：对下级所属部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。（4）通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级的公文

4、，用“通知”。（5）批复：答复请示事项，用“批复”。（6）通报：表扬好人好事、批评错误、传达重要情况以及需要下属公司知道的事项，用“通报”O（7）决定、决议：对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。（8）函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。（9）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。2、公文字体、格式编写规范（1）编号用6位阿拉伯数字顶格标注在左上角第1行，用楷体小二字体。（2）保密等级顶格标注在左上角编号下方，两字之间空1字，用3号黑体字

5、，可省略。（3）紧急程度顶格标注在左上角第2行，如有秘级，则在秘级下方，两字之间空1字，用3号黑体字，可省略。（4）“济南拓能科技有限有限公司文件”采用一号黑体加粗，居中。（5）发文机关标识下空1行，居中排印，用4号仿宋体字。（6）正文页面设置为：上下边宽为2.4cm,左右边宽为2.4Cnb行距为1.5倍，段间距为零，居中插入页码，采用普通格式。（7）标题为黑体，红色反线下空一行，3号字体加粗，字体居中。（8）受文单位位于标题下一行，左侧顶格，4号宋体。（9）正文字体为4号宋体，其中一级标题号“一”加粗，左空两格；二级标题号“（一）”左空两格；三级标题号“1、”左空两格；四级标题号“（1）”左

6、空两格；五级标题号“”左空两格。一般情况，均需按级别循序使用标号。若文章结构层次不太复杂，可将三级标题号“1、”直接用作二级标题号，一般不允许反序使用。行文一般要求：言简意赅，语言通顺流畅，用词恰当。（10）附件在正文下空1行，左空2字标注，用4号宋体字，附件序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点称号。附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。（H）发文机关署名在附件下空2行，右下方，用4号宋体字；成文日期用汉语标注时间，位于发文机关署名右下方，4号宋体字并加盖印章。（12） “主题词”居左顶格，用3号黑体，词目用3号黑体，词目之间空1格。（13） “报送”“抄送”居左顶格，用4号仿

7、宋体，位于“主题词”下一行，词目用4号仿宋体，词目之间空1格。（14）印发单位与印发时间位于“抄送”下左右两端，印制份数位于末行，均用4号仿宋字体。（15）某些非正式行文可不采用文件格式，但须按照（7）-（11）所示行文。3、特殊格式（1）表格一般情况图标要求简洁直观。数据表一般采用Word、exce1原表数据，以便改动。特殊情况采用图片格式粘贴。格式要求：字号不大于正文字号，宋体，背景无填充颜色，全表格线，默认粗细。特别情况可根据需要调整。标题居上，根据章节及表格循序情况设置，格式为：“表2-5:XXXXXXXXX表”。（2）直观图线形图、柱形图、饼形图一般采用exce1绘制。格式要求：一般要求原图，特殊情况以图片形式粘贴。背景无颜色填充，无坐标线，数据点上显示数值，示例一般放在底部或不要。标题居下，根据章节及图表循序情况设置,格式为：“图2-5:XXXXXXXXX图”。(3)单位使用标准单位。如公里或Km；公斤或Kg；温度34度或34C。(4)上标与下标特殊用途的上标与下标设置。如Na2Si2(三)文件内容涉及多个部门，适应以正规文件形式下发，具体下发层级视文件内容而定。*有限公司年月日文件审批签呈文件名：文件处理制度拟稿部门(人)：总经办年月日部门负责人意见：发至部门意见签字日期副总经理签批总经理签批总经办签字印发编制日期审核日期批准日期