医疗消毒供应中心的采购管理.docx

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1、医疗消毒供应中心的采购管理采购管理制度采购管理制度是指以文字的形式对消毒供应机构内采购组织工作和采购具体活动的行为准则、业务规范等做出的具体规定。为了规范采购工作，提高效率，医疗消毒供应机构必须建立健全、灵活的采购管理制度，以此作为采购人员及部门的工作准则和行为规范，以保证采购健康、稳定、有序、高效地运行，从而圆满地完成采购任务，满足财务、销售、运营、质量等部门对采购业务的要求。采购管理制度的制定居于“上层建筑”的范围，体现的是消毒供应中心整体运营、生产力与生产关系的发展要求，其建立是一个长期的过程，而非一蹴而就,应由机构管理层倡导。在实际工作中，它往往是集体智慧的结晶，特别是其执行效果直接决

2、定着消毒供应运营部门的效率及客户常规诊疗活动的有序进行。基于其制度本身科学性而建立是采购管理制度作用发挥的体现，因而医疗消毒供应机构采购管理制度应至少体现以下几方面特点：1、文字化制度大多都以文字的形式表现，采购制度亦如此。制度并非领导的口头命令或要求，空口无凭，故应以文字形式固化较为妥当，可印刷张贴或打印成册，更加符合相关规范要求的“制度上墙”，有利于部门文化建设。2、可行性采购制度应在充分考虑医疗消毒供应中心内外部条件、发展目标、行业特点以及采购人员本身实际情况的基础上制定，不同类型制度有差异，同一制度不同时期也应有不同。切勿照搬照抄、一成不变，应结合自身机构特性，强调制度在实施贯彻中的切

3、实可行性，而不是僵化的教条与清规戒律。3、严肃性已确立的采购制度应被不折不扣地执行，只制定而不加强执行与实施的监管，制度将变得华而不实、毫无价值。特别要强调的一点是：实际运作中，就违反制度的相关人员应有相应惩罚措施，目的是提倡其严肃性。绝大数制度若有不懂都可先执行，在执行中参透其中缘由，往往此情景下总结的经验更难能可贵。4、协调性医疗消毒供应中心在制定采购制度时要充分考虑各部门、各岗位之间的协调，应将上下级工作、前后环节工作有机地进行协调和联系，以体现集体利益。5、相对稳定性制度一旦明确，短期内不建议变动，通常应保持至少一至两年的稳定，便于执行。若经常变动，则会出现老制度掌握不全、新制度无法上

4、手并难以适应现象,易造成消毒供应中心整体工作紊乱。当然，采购制度并非长期固定不变，随着外部环境的变化、企业内部条件的改进也可进行适当调整。采购管理程序采购管理程序即通过执行该程序来确保采购的产品品质最优、价格最好（性价比高），且符合相关法律法规及公司标准的要求，范围应包含医疗消毒供应中心的所有物品和服务。随着近两年消毒供应行业的飞速发展，“品牌化、集团化、连锁化”己然成为已进入或将进入本行业的公司的目标。伴随着集团化及连锁化理念的倡导，集中采购的手段正被愈来愈多的公司采用，集中的概念有两层释义:1、集中集团内各分公司/各工厂的采购量，统一采购，内部分配；2、购量集中给少数的供应商，以获取规模效

5、应带来的节省。尽可能减少材料的规格或标准，从供应商在原料采购和生产加工收益中带来节省。严格意义上讲，所有的产品和服务都应从已批准的供应商处采购。但考虑医疗消毒供应中心是为医疗机构提供消毒、灭菌服务的这一特殊性质，结合运营经验，实际采购管理程序控制主要分为以下两方面：1、未对客户诊疗活动造成直接影响的，如办公室相关耗材、洗手间设施、洁具间洗衣机、热水器、微波炉、冰箱等。此类风险较低，可灵活操作，根据实际需求、结合便捷性进行采购。2、直接或间接对客户诊疗活动造成影响的，如生产耗材采购（无纺布、纸塑袋、清洗酶等）、设备采购（清洗消毒机器、灭菌机器、塑封机等）、相关配套设施（水处理设备、锅炉、水、电、

6、气等）等所有对提供给客户的产品或服务造成影响的，都只能从已批准的供应商处采购，且该产品或服务的规格必须在已批准的规格范围内。针对以上所有提到的物品或服务，直接决定医疗消毒供应中心采购活动成败的当属采购风险把控与整体过程控制。对此，应将对采购对象供应商进行合理分级管控，常规为高、中、低三等级，企业也可根据整体制度的要求进行具体细化:高风险供应商一提供构成产品包（器械包、敷料包等）的产品，并对消毒供应服务提供有显著的影响，如：无纺布、纸塑袋、吸水纸、纱布片等。中风险供应商一提供的产品或服务辅助服务流程，并可能对消毒供应服务有影响，如：清洗剂、BD测试包、委外实验室等。低风险供应商一提供的产品或服务

7、对消毒供应服务提供影响极小，如：办公文具、热水器等。采购流程1、采购申请无论何种风险等级的采购都应填写采购申请单，填写时应根据需求尽可能详细，如品牌、型号、尺寸、功能等。采购申请单由申请人提交，相关人员层层审批、签字，通过无纸化办公的可直接系统审批，亦可两者结合，此处因各企业综合要求而异。提交采购需求时，应注明采购类别（固定资产采购、重要物品或服务、无预算项目、非库存采购、库存采购等），若为重要物品/服务，应参照风险等级控制管理采购流程；若是工程类需求，应提供包括图纸、URS等工程要求资料。新物品或新供应商的首次采购时，需先试用，试用合格后方可批量采购；在未确认样品情况下，应强制规定首次采购数

8、量和采购价值，特殊情况参照企业应急制度处理办法执行。2、采购询价采购询价应制定合理区间，如某企业从低到高分别为：A-3000元；B-8000兀O单项新物品的采购的金额大于A时，需要二方比价；采购金额大于B时，需要三方比价；若市场中无法找寻二方或三方或选择不是总成本最低的报价时，需要记录原因并获得相关负责人的批准。当物品的采购价格上涨时，或市场价格有较大变动时，应再次比价。3、订单完成采购询价后，采购人员将需求生成采购订单，并通知供应商。若采购的物品或服务为高价值的或者复杂或长期的、采购订单中无法描述清楚的，需另行签订单次合同。4、发出订单采购订单以各种方式发送给供应商后应得到供应商的确认。特殊

9、紧急采购需求可按审批权限经过灵活方式批准后，通知供应商送货。5、收货供应商应送货上门，可送至指定位置，仓库管理员按单收货，收货数量应与订单数量一致。6、付款采购人员将订单、发票、送货单、收货单匹配一致后向财务提交付款申请，完成付款。7、订单存档已批准后订单、采购申请单、报价单应匹配完整后存档。特别需要说明的是，针对新合作供应商，应对供应商的资质审核、归档，并对供货能力进行考察。当有新物料需要建立为库存件时，需填写物料号建立登记表并得到相关负责人的批准，特殊货物应要求供应商提供足够全的资质。采购控制-库存管理采购带来的后续工作就是库存管理，老观念认为库存多，表明企业发达、兴隆，而MBA、CE01

10、2及EMBA等现代管理学则认为零库存才是最好的库存管理。库存多，占用资金多，利息负担加重。但是如果过分降低库存，则会出现断档。库存管理的目的是支持生产运作，和简单意义上的仓库管理有天壤之别。就医疗消毒供应而言，最切合实际的就是结合生产部门产能、供应商供货周期等制定合理库存区间，明确各种物资的最低库存与库存峰值，同时因集团化运作，也需明确集团整体库存折合资金区间。从服务水平和经济效益出发来确定库存量，以及如何保证补充的问题。制定库存政策，需要理解库存在生产和营销中的作用，在企业中库存起着如下5个作用：使公司有可能达到规模经济；平衡供求关系；使制造专业化成为可能；保护公司少受需求和订货周期的不确定

11、性的影响；在分配渠道中的关键界面间起缓冲器作用。科学又合理的管理库存，可实现1、成本最低这是医疗消毒供应中心需要通过降低库存成本以降低生产总成本、增加赢利和增加竞争能力所选择的目标。2、程度最高医疗消毒供应中心有很多的销售机会，但因大客户商务洽谈及周转周期较长，故在已有库存管理基准的基础上再次大幅度且极端压低库存意义不大，这就特别强调库存对其它经营、生产活动的保证，而不着重强调库存本身的效益。企业通过增加生产以扩大经营时，往往选择这种控制目标。3、不可缺货因医院为7天24小时不停运转，也直接决定着医疗消毒供应中心不允许停产。不缺货则自然成为消毒供应中心采购的控制目标，起到不停产的保证作用。特殊情况下，某些客户的重大合同都要求必须以供货保证为前提，否则会受到巨额赔偿的惩罚的同时，也直接影响医院自身的正常运转，甚至直接有可能导致一系列的医患纠纷，行业社会影响极差。4、限定资金医疗消毒供应中心必须在限定资金预算前提下实现供应，这就需要以此为前提进行库存的一系列控制。5、快捷介绍库存控制不依本身经济性来确定目标，而依大的竞争环境系统要求确定目标，这常常出现以最快速度实现进出货为目标来控制库存。