【最新】海外采购管理制度(全套完整版).docx
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1、海外采购管理制度1、总则1. 1目的为了规范境外采购工作流程及要求,使海外采购工作顺畅,提高采购工作效率,降低采购成本、提高采购业务质量与经济效益,特制定本制度。1.2适用范围适用于一般公司的海外采购业务。2、海外采购业务流程与规范要求2.1 询价、比价、议价2.1.1 外购部门根据“请购单(外购)”的需求日及急缓件加以整理,并依据供应商资料,并参考市场行情及过去询价记录,以电话或传真方式进行询价作业,但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单(外购)”注明外,原则上应向三家以上供应商询价、比价或经分析后议价。2. 1.2请购的物料规范较复杂时,外购部门应附上各供应商所报物料的重要规范并
2、签注意见后,会请购部门确认。2.2呈报及核决2. 2.1比价、议价完成后,外购部门应填制”请购单(外购)”,拟订“供应商商”、“预定装船日期”等,连同供应商报价资料,送请购部门依采购核决权限核决。3. 2.2核决权限:采购金额以CIF美元总价折合在元(含)以下者由采购经理或者主管副总经理核决;采购金额以CIF美元总价折合超过元以上者由总经理核决。4. 2.3采购案件经核决后,如发生采购数量、金额的变更时,请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核;但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。2. 3订购与合同2.3. 1”请购单(外购)”经核决送回外购部门后,即向供应商订
3、购并办理各项手续。2.4. 3.2需与供应商签订长期合同者,外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书,依采购核决权限呈核后办理。2.5. 度控制及异常处理2.4.1外购部门应以“请购单(外购)”及“采购合同履行控制表”控制外购实施进度。2.4.2外购部门于每一项采购进度延迟时,应主动开立“进度异常及对策单”记明异常原因及处理对策,据此修订进度并通知请购部门。2.4.3外购部门于外购项目中“装船日期”有延误时,应主动与供应商联系催交,并开立“进度异常对策单”记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并依请购部门意见处理。2.5进口签证前I的专案申请2.5.1专案进口机器设备的申请。专窠进口机器设备时,外购
4、部门应准备全部文件申请核发“进口许可证”,申请函中并应请求“外经贸部”在“进口许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章,以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。2.5.2进口度量衡器及管理物品时,外购部门应于申请“进口许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。2.6进口签证外购物料订购后,外购部门应即检具“请购单(外购)”及有关申请文件,以“申请外汇处理单”(需在一星期内办妥结汇时,加填“紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“外经贸部”办理签证,并于“进请购单(外购)”核准后。口许可证”核准时通知外购部门。27进口保险2.7.
5、1FOB、FAS、C&F条件的进口案件,进口单位应依“请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。2.7.2进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)”上标示,以便货品进口必须公证时,进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。2.8进口船务2.8.1FOB、FAS的进口案件,进口单位(船务经办人员)于接获“请购单(外购)”时,应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料,原则上选定三家以上船公司或承揽商,以便进口货品可机动选择船只装运。2.8.2进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称,提供进口结汇经办人员,于“信用证开发申请书”列明,作为信用证条款,向发货人指
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