公文写作中常见的错误及改正方法.docx

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1、公文写作中常见的错误及改正方法公文是党政机关、企事业单位、其他组织发展务活动的媒介有法律效力的规范体。各单位通过来处理务、协调关系、下达政令保障内外部工作流转准确高效运行。在审核过程中仍有单位存在格式不统一、不规范内容种不对、表述不清、层次错乱等情况。一、格式常见错误以党政机关格式为标准常见错误归纳起来主要有一单位名称简写不规范。规范的发标志由发机关全称或规范简称“件”二组成。如简称不规范会造成混淆。如“南大件、南大党委件”简写不规范南昌大学、南京大学、南开大学等均有“南大”简称应完整表述为“大学件、中共大学党委件二发表述不规范。规范的发应包括代、年份、年份六角括括起来前不“第”阿拉伯表述后不

2、编虚位如2不编为02o如有的单位在印制件或引其他件时出现“2023第01”“2023第01”“2023第01”等情况应写为“（2023）1”。三紧急程度在标题内容出现。紧急按“特急”“急”在首页版心的左上角位置标示顶格编排采三黑体标题中不出现紧急、急样。但有的单位在规定位置未标注紧急程度标题中出现“紧急通知、急通知”等错误如关于防汛期间全体技术专家外出审批的紧急通知。四签发人+姓名编写不规范。“签发人”三采仿宋体签发人姓名应采使楷体但有些仍使楷体或仿宋体。五标点符使不规范随意性大。1个书名或引并列时使顿分隔如“我们要认真执行、O等件精神”正确法应该为“我们要认真执行OO等件精神”。2.结构序编

3、后的标点符使不规范。正确的结构序标点为“一、”“一“1”但有些结构序后统一使顿如“一、”“1、”“1、”。.标示值和起止年限时使连接不规范。地域、时间等起止连接符一般占一个位置符的横线“一”标示值范围起止连接符波浪线标示。如2023202年司利润增长计划目标为。六正结束后“附件”排版不规范。常出现有个附件其中有某个或某几个附件名称较长换行后应与附件名称的首对齐附件名称末位不编标点符但有些出现附件名称换行后顶格且附件名称末位使分或句。二、内容常见错误一种错。很单位在选择“示”“报告”“函”和“批复”“复函”等种时容易混淆应根据行目的、要求和适范围确定。1.“示”“报告”混。示与报告都是上行但是两

4、者有严格的区别有着不同的途和要求。示适于向上级机关求指示、批准属于事前行上级收到示后必须答复。报告适于向上级机关汇报工作、反映情况回复上级机关的询问属于事中行或事后行不需要上级答复。但有些经常出现合并种如关于拨付科研基地产业园建设资金的示报告这种典型的复合体有示也有报告上级机关难以回复应改为关于拨付科研基地产业园建设资金的示或关于拨付科研基地产业园建设资金的报告类似的还有“意见报告”“总结报告”都不规范。同时还有将示、报告错的现象如司关于购买的报告从标题中的事由分析是求上级批准事项应将“报告”改为“示二2.“示”“函”混。示是上行是直接向上级求批准函是平行是向平级或其他单位示批准。有些应该使“

5、函”使了“示”。例如水局关于向气象局申购买气象资料的示水局和气象局之间无隶属关系应该“函”而不能“示二.”复函”“批复”混。批复是对示的答复上级对下级使上下级之间有隶属关系；复函是对函的答复无隶属的单位之间使。如省水利厅关于同意设计院改制方案的复函发机关是省水利厅主送机关是设计院如两者具有隶属上下级关系正确的标题应该是省水利厅关于同意设计院改制方案的批复。二标题和主送机关表述不当。1标题表述冗长。标题应高度概括表述规范、准确、简洁。有些标题表述为关于开展质量大检查的通知应改为司关于开展质量大检查的通知。还有些表述不规范标题应有“关于”二如司开展质量大检查的通知应改为司关于开展质量大检查的通知。

6、2.标题结构错位。标题由“发机关名称+事由+种”构成其结构顺序不可颠倒如关于司同意分司成立市场开发部的批复应改为司关于同意分司成立市场开发部的批复。.违反“一事一议”的原则。有些会出现一事、报告夹带示等现象如“下一步工作打算”“拟采措施”等章节夹带需上级批准后才能施的事项。上级单位对报告种通常作为阅件一般不作答复在报告中夹带示上级单位未回复的情况下容易耽误工作。如果把工作汇报向上级行但同时需要解决某些问题或求上级批准的事项形成两个件工作汇报采报告种求事项采示种或以示种为主将工作汇报的内容作为附件。.主送个机关。向上级机关行“原则上主送一个上级机关根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关不抄送下级

7、机关:如水利局关于申项目前期工作经的示主送机关是“市人民政府、市财政局”显然存在头主送的错误正确的主送机关应当只写“市人民政府”。三内容层次不清晰。要求观点明确条理清晰应先写事再写评析再写决定和要求目的是为了解决际问题有着严格的结构层次和顺序要求。如某通报的正“水管理站长期以来无组织机构未建立值班带班制度和相应岗位责任制应急管理混乱。管理站仅有一位兼职工作人员从事大坝维护日常工作大坝下游坡面杂草从生大坝险情难以及时发现但始终未能引起该管理领导的足够重视。经查八月十六日晚大坝下游坡面出现塌陷未及时发现并采相应处理措施导致险情大危及大坝安全属于严重的失职行为。为严肃工作纪律水利局决定撤销管理站站长

8、职务J这则通报的正次序非常混乱应首先写“8月1日晚水大坝下游坝坡出现塌陷管理站未及时发现并采相应处理措施导致险情大危及大坝安全J其次写“经调查水管理站管理混乱长期以来无组织机构但始终未引起领导重视J最后写“鉴于该管理站领导未能履职尽责且无视上级管理规定现决定撤销管理站长职务。希望各水管理站从中吸教训IJ四语法错误。1主语使错误。一是一个句子两个主语一个完整的句子应该使一个主语作为陈述对象如“事故发生后各单位严格落有关防范措施J上半句主语为“事故”后半句主语为“各单位”显然表述错误应表述为“自事故发生后各单位严格落有关防范措施J前半句作为首状语“各单位”作为整个句子主语。二是滥介词造成主语缺失如

9、“经过培训教育对秘岗位人员能力质有较大提升”应修改为“培训教育对秘岗位人员能力质有较大提升”。2.关联词使错误。关联词在内容承上启下方面起着重要作但一旦词不准必然影响的表达意思。如“只要我们克服当前麻痹思想就一定能打赢防汛抗旱的攻坚战”的表述就非常不准确打赢防汛抗旱攻坚战需要克服麻痹思想、采必要的工程和非工程措施等种手段并非只要克服麻痹思想唯一条件就能打赢防汛抗旱攻坚战。.违反“一面对一面”的原则。有些中出现前半句表达肯定意思后半句表达两面的意思。如“有效控制好疫情蔓延决于管控措施是否到位”。有效控制疫情蔓延是肯定表达但措施是否到位包括肯定和否定两重意思准确表达应修改为“有效控制好疫情蔓延决于

10、管控措施到位”或“能否有效控制好疫情蔓延决于管控措施是否到位当然有些词语本身包括了肯定或否定的意思如“技术骨干的工作态度决定了项目生产能顺利完成”的表述也不准确工作态度有好有坏应改为“技术骨干的工作态度决定了项目生产能否顺利完成”。三、原因分析从写作常见错误分析究其原因如下一是有的单位思想重视程度不够没有充分认识到写作的重要性、严肃性和规范性对秘岗位配置的量和质量都达不到要求；二是对秘人员的培训教育不够有的单位重视业务知识培训对秘写作能力培训力度不够排版人员未系统学习党政机关格式规范；三是制度建设不够健全对常见错误未进行系统梳理也未建立相应的奖惩机制导致写作错误易发、频发。四、对策方法一提高认

11、识充分认识的重要性。从的规范性、严肃性、准确性能看出单位的管理水平也代表着单位的形象。每个单位应统一思想充分认识到规范准确的重要性。但有的单位注重生产经营活动对管理工作不够重视尤其是思想上未引起足够重视只满足于表达清楚基本意思缺乏精益求精的精神原有的错误很难减少新的错误不断出现。二强培训不断提高秘能力水平。一是要求秘岗位人员学习党的理论和路线、方针、政策提高政治理论水平确保符合政策要求提高的政治站位；二是要强秘岗位人员的责任心教育一篇好的大到整个章的站位、层次、立意小到一个标点符都要求拟稿人有高度的责任心要培养秘人员高尚的道德情操和严谨的工作态度；三是要创新培训方式在定期组织学习格式、写作能力

12、的基础上秘人员要依托网络媒体等种渠道通过自学、集中学来扩大知识面并经常性地开展学习讨论、技能比赛、师徒结对等形式样的学习活动营造良好的学习氛围。三经保障大管理经投入。一是从草拟到印发、管理的各个环节所发生的各类要设立专项资金并纳入预算管理包括人员经、学习培训经、报纸杂志征订等科目保障经使事先有依据；二是要大预算执行力度确保有关管理经的使到位；三是大秘岗位人员的量配置保障的草拟、校核、审查各个环节有专人负责杜绝“一人包办二四建立机制完善管理激励考核。应建立一套完整的管理考核体系促进质量不断提升。一是应建立统计、分析、总结制度定期统计本单位印发件的各类错误包括语法错误、标点错误、格式错误、种错误等

13、并分析错误的原因形成总结报告;二是应明确各级人员职责从错误的类别、性质、严重程度等方面确定拟稿、会稿、核稿人员的职责一级抓一级层层抓落;三是应明确奖惩机制对错误率低甚至零错误的单位和个人给予物质奖励或精神鼓励对错误率高甚至不断升高的单位和个人给予通报批评、扣罚奖金等做到奖惩分明；四是应跟踪问效定期统计奖惩情况建立长效监督机制把质量作为秘人员能力水平的一项衡量标准保障质量持续提高。五规范管理现管理的流程化。为保障质量从的起草目的、结构、草拟、校对、定稿到最后的印发应根据单位际建立一套各环节的制度化流程从源头控制错误率。在起草的目的环节管理部门应从必须拟、可以拟、禁止拟三个层面梳理清单注重解决际问题保障的权威性杜绝件过、滥现象；在结构设置环节管理部门应按照不同种制定编制的指导意见便于具体拟单位按既定框架充内容确保草拟的思路清晰、结构合理；在的草拟环节应建立一套标准格式版本的在规范的格式下草拟保障排版、体等符合格式要求；在校对环节管理部门应从格式和内容两个方面明确校对的工作职责和常见问题清单提高校对人员工作效率；定稿后印发前管理部门应明确专人通读全。各环节建立相应工作流程制订流程图确保责任到人。