档案管理制度.docx

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1、档案管理制度档案管理制度一一、集中统一管理本机关的全部档案，做到专人、专室、专柜管理，任何人不得据为己有。二、加强库房管理，防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等方面的工作，配置必须的保护设备。三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，并作好记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。四、认真做好档案的收集登记工作，做到目录与室藏档案相符。五、定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁，销毁失去价值的档案,由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关负责人批准后，由二人在指定的地点监销，禁止擅自销毁档案。六、档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后，方可离开岗位。七

2、、因保管不善，造成档案毁坏和丢失的，按档案法的有关规定，追究责任。档案管理制度二1产生目的为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。2适用范围适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。3正文3.1 文件资料的收集3.1.1 收集范围凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：3.1.1.1 上级来文(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；(2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照

3、片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。3.1.1.2 公司文件材料(1)会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；(2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；(3)公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；(4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；(5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；(6)公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；(7)公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；(8)公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；(9)公司领导人

4、在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料；(IO)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；(II)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;(13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；(14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级

5、、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；(18)公司签订的各种合同、协议等材料；(19)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；(20)各种普查工作中形成的文件材料。3.1.2 收集中应注意的问题3.1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。3.1.2.2 正文和附件要同时收集。3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档

6、，但特别重要的文件例外。3.12.4作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。3.1.2.5有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。3.126有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。3.1.2.7用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。3.1.2.8经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称,注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。3.2立卷归档3.2.1 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于

7、保管和利用。3.2.2 文件材料的分类应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。3.2.3 立卷分工3.231 各单位形成的文件，自行立卷；3.232 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷；3.233 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷;非专业性文件，由办公室立卷。3.2.4归档3.2.4.1 各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕,交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理）。324.2 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须

8、层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。324.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。324.4 卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。324.5 保管33.1 档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。33.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。33.3 底图入库要认真检查，平放或卷放。33.4 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。33.5 案借阅33.5.1 阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。33.5.2 出的档案要注意保密，不得

9、将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。33.5.3 阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。33.5.4 还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。33.5.5 需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。33.5.6 图一般不予外借。33.6 案销毁对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。33.7 案统计33.7.1 毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。33.7.2 及时对档窠数量、鉴定情况、利用情况进行统计。33.7.3 按上级主管部门的要

10、求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。33.7.4 计数字要准确真实。33.7.5 永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。33.8 案保密33.8.1 案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。372不得传播、议论有关机密问题。33.8.3 案资料不准带到公共场所。档案管理制度三第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不

11、得擅自带走或销毁。第三条凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。第四条档案管理要指定专人负责，明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。第五条归档范围：1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第六条档案的借阅与索取：1、借阅档案要认真填写借阅档案登记薄。2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密

12、，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制J,一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。第六条档案的销毁：1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。2、若按规定需要销毁时，必须编制档窠销毁清册，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。档案管理制度四为保证公司文件的完整，便于

13、查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

14、五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。六、文件资料档案的保管、查阅。1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案八防工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是

15、谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。档案管理制度五一、为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、资料的收集与整理1公司的归档资料实行“季度归档及“年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2 .在档案资料归档期，由档窠管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3 .凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4 .各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5 .档案管理员根据公司的文书立卷归档管理制度实施