荣盛物业档案管理标准作业规程.docx

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1、档案管理标准作业规程（示范文本）1.0目的规范档案的编号、分类、整理、保管和借阅工作。2.0适用范围适用于荣盛物业服务中心各类档案的管理。3.0职责3.1 物业服务中心经理审批档案的借阅及销毁清单。3.2 行政负责人监督档案管理的实施工作；各部门主管负责本部门档案资料填写、归档情况监督与管理，审批本部门档案资料的借阅、销毁等。3.3 档案管理员负责档案的日常管理工作。4.1 程序要点4.1档案编号4.1.1 公司、物业服务中心编号:编号为：XX（公司英文缩写）编号为：XX（物业服务中心英文缩写）编号为：XZ编号为：KF编号为：ZX编号为：W-X编号为：HJ1）物业服务有限公司2）物业服务中心4

2、.1.2部门编号1）行政、人事部2）客服部3）秩序维护部4）维修部5）环境部41.3档案号为:采用年月份编号+档案序号，20060500k200605002-4.1.4档案编号举例XX（物业公司编号）-X（物业服务中心编号）-X（部门编号）-X派（类别编号）-派（档案序号）廊坊物业公司编号为：1FWY廊坊阿尔卡迪亚物业服务中心编号为：1FAE廊坊锦绣家园物业服务中心编号为：1FJJ廊坊群星物业服务中心编号为：1FQX廊坊锦绣花苑物业服务中心编号为：1FJH廊坊馨语星苑物业服务中心编号为：1FXY文安锦绣家园物业服务中心编号为：WAJX备注：类别编号可以是采取下面的分类方式也可以自行划分。4.2

3、档案的分类4.2.1区分全宗，按问题分类发划分，可以分为以下七类。1）业主档案（YZH）,包括：一经业主签署后的临时管理规约；一经业主签署后的消防安全责任书；一业主档案；领资料证明；领钥匙证明；业主入住验房表；装修申请表、住宅装饰装修管理协议、装修许可证、施工治安责任保证书、装修改动承诺书、装修验收记录、相关图纸及装修施工队资料；违章处理通知单及处理结果资料；一业主的有关证件复印件；一业主产权确认登记；一其它应保存的业主资料。2）工程资料（GCH）,包括:一物业产权资料（项目开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建设工程开工许可证；用地红线图等）；一综合竣工验收资料（竣工图：包括

4、总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、电、暖、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程竣工验收资料；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格证；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设备合格证；电梯准用证等）；一施工设计资料（地质报告书；圈套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观测记录；其他可能会影响将来管理的原始记录等）；一其他应保存的工程资料。3）设备档案（SHB）,包括：一设备台帐；一设备出厂合格证；一设备使用说明书：一设备安装、调试报告；一保修卡、保修协议；

5、一设备运行记录；一设备维修、保养记录；一设备更新改造记录；一设备管理制度；一其它应保存的设备资料。4）物业服务中心物业管理运作档案（YZ）,包括：一各部门运作相关记录；一业主违章记录及其处理记录；一业主报修记录及报修处理记录；一投诉记录及投诉处理记录；一回访记录；一有偿服务记录；一社区文化活动记录；一达标创优记录；一金色温情服务记录，包括孤寡或特困老人档案及对其开展的上门服务、慰问等服务时间、内容记录。记录、归档范本附后一季度管理工作报告。一其他相关运作记录。5）来往文书档案（WSH）,包括：一物业服务中心日常对内、对外发出的文件；一物业服务中心收取的外来文件。6）合同档案（HT）,包括：一采

6、购合同；一多种经营合同；一物业接管类各种合同；一保险类合同等。7）制度类档案（ZHD）,包括：一物业公司级的制度，包括行政、人事、财务、培训、业务制度等；一服务中心级的制度、规章、规范等。4.2.2全宗档案的分类原则：要从档案形成的特点及规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。4.3立卷与编制目录4.3.1立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。1）根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸。2）档案标贴纸上要体现档案编号和档案名称。档案编号：字体标准黑

7、小四号字体物业服务中心维修部运作档案：派XXXWXYZ档案名称：在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如物业服务中心维修部运作档案。3）档案编号和档案名称在档案标贴纸上的位置：档案编号位于档案标贴纸的上侧，文字方向为横向：档案名称位于档案编号下面，文字方向为竖向。4）档案标贴纸的位置：将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部和底部均为3厘米位置处，并排列在档案柜中。5）将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内。4.3.2编制目录1）档案管理员在档案盒内首页位置准备活页档案目录；2）管理类或往来文件档

8、案在归档时，均需将该份档案登记在档案目录（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、档案编号、备注等项目）中，以便查阅。3）业务类文件目录，包含序号、文件编号、标题及内容、页数、归档时间、备注等等。4.3.3档案柜管理方面：所有档案柜要设置编号、存放资料的目录清单。需要单独存档的：物业服务合同（前期物业服务合同及与业委会签订的物业服务合同）、房屋使用手册、装饰装修管理规定、管理规约、专项维修资金缴纳及使用记录、员工从业证书复印件存档、考勤/考核记录/员工入职培训记录、业委会筹备方案、便民服务记录等。4.3.4公示内容包括：公共区域公示物业服务企业营业执照、资质证书

9、，服务标准、收费依据和标准、项目负责人照片、24小时服务电话、服务质量免费监督电话、服务中心组织架构图。在档案室或主管办公室张贴房屋管理动态图。4.3.5业主信息管理：完善对业主变更、租住户和住改商的管理。结合创优工作的要求，体现对房屋动态、用途的管理。如产权变更记录，业主变更信息需单独建档，无需与新业主档案混存。将原业主登记的档案信息、签署的协议、规约等无效文件装订后单独存放，建立目录，体现房号、原房主、新房主、变更日期、归档日期；同时在电子版业主档案中增加一列“业主变更日期”，以便于查找。将新业主的姓名及家庭情况等信息更新到ERP系统内。对租户、住改商的情况要通过楼管员巡楼、收取水电费等途

10、径进行摸底和调查，建立专门的档案记录，登记姓名、联系方式、工作单位、房屋租赁状况、是否有其它经营行为等，以便于对其的管理，监督其维护小区内的公共设施及环境卫生，防止出现侵犯其他住户相邻权的纠纷产生。监督其进行住改商的登记、备案，如无合法手续即开展经营等活动，需进行劝止，禁止其扰民，对出入的人员进行监管、询问，若有存在隐患的经营行为要将其“清出”，防止其进行违法犯罪行为，影响小区及物业公司的声誉。4.3.6基础信息更新与管理：在项目接管之前，整理项目总体规划信息，包括接管区域面积及主要设施配置等，在集中交房3个月之后，整理各专业组的基础信息，汇总上报物管部。滚动开发的项目，后续信息持续更新；已闭

11、园项目随管理现状时时做好更新，按通知要求上报物管部备案。4.4档案的保管期限4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。44.3保管期限:1）永久保存：业主档案内资料；工程资料；设施、设备交接的相关技术资料；报修记录等。2）业主投诉处理完毕后，单独立卷保存（同时将档案装入业主档案中一同保存），保存期限为3年。社区文化活动档案保存3年。回访记录表、客户满意度回访调查表在统计完毕后统一交由物业服务中心存档保管2年。空置房维护记录保存期直至空置房售出后一年。其它运作档案一般保管2年，有管理需要或

12、其它用途的可视情况调整。3）往来文书：与政府相关部门的往来文件永久保存；公司内部往来文件按公司内档案管理制度执行。4）合同文件：永久保存。5）制度文件：制度废止后保管2年。4.5档案的保管4.5.1档案保管的工作任务是：D便于查阅；2）保证档案的安全；各类档案柜需上锁；业主电子档案、相关财务电子台账需设置密码，物业服务中心经理、客服主管及具体管理人共同知晓。3）防止档案的损坏；4）采取修复技术、延长档案寿命。4.5.2档案保管的责任部门设置档案责任部门及人员。每月10日前各专业组将上月的档案存至档案室（培训或实操考核等可按季度存；涉及收费、维保等档案严格按月存，存档频次不能低于月）。设置专门的

13、档案室。档案室钥匙由档案管理员、客服主管或服务中心经理管理。档案管理员在休假时，客服主管要委派专人做好档案管理工作，保证档案归档及时，查阅方便。4. 5.3档案的保管程序1）各部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；2）档案管理员将该资料登记在档案目录中，归入相应案卷并统一编号；业主档案中W32开的材料要进行粘贴或装订，身份证复印件、照片均剪裁整齐，粘贴牢固，业主信息填写全面、完整，并及时录入业主电子档案。3）档案管理员定期将档案目录输入电脑，以便查询。4）档案原则上保管原件。5）档案管理员发生调动或离职时，需做好资料交接与盘点。4.6档案的秘级4. 6.1档案的秘级分为三级：绝

14、密、机密、普通。1）绝密档案包括：合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。2）机密档案包括：员工人事档案、重要的会议记录、物业管理运作档案和其它属机密的档案。3）普通档案包括：设备档案，如运行维修记录；工程档案，如工程图纸；计划总结、通知、通报等普通性文件及其它不属于绝密和机密的档案。4.7档案的查阅权限4.7.1物业公司总经理可查阅公司所有档案。4.7.2物业服务中心经理（经理助理）可查阅所负责物业服务中心的工作档案。4. 7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。4 .7.4其他人员根据审批查阅有关档案。5 .8档案的查阅、借阅和复制4. 8.1查阅/

15、借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。5. 8.2档案管理员审核其查（借）阅资格。1）权限内（经授权/审批）的按正常手续办理。2）权限外的机密（含）级以上档案，由档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续；属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属于物业服务中心档案，由物业服务中心经理审批；属公司档案，由总经理审批；财务类的档案也由总经理审批。4.9 在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。4.10 须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由分管部门负责人审批；普通档案由部门负责人审批。4.11 档案的销毁4.11.1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单，报行政负责人审核。4.11.2 审核无误后报物业服务中心经理审批。4.11.3 物业服务中心经理审批同意后，由行政负责人指定二人监销人员（档案管理员、行政人事文员）将超过保存期限的档案销毁。