房地产公司工程文件管理规定.docx

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1、工程部文档管理制度目录序号名称1总则2工程档案管理制度3工程文献收发及管理制度4档案部门职责5声像档案管理措施6档案、资料、图书借阅制度7设计修改告知单、工程联络单管理规定8工程竣工图编制管理规定1.总则1.1 为保证工程档案时齐全、完整、精确、系统，保证档案案卷合格率，使工程档案管理顺利到达建设工程文献归档整顿规范(GBT/50328-2023)的规定，特制定本制度。1.2 基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保留价值的文献资料,包括项目时提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字

2、材料、图纸、图表、声像材料和其他载体的材料。1.3 基本建设工程档案资料是企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。根据中华人民共和国档案法，各级人员做好文献材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保留价值的文献材料，认真做好立卷归档工作，并保证档案的完整性、精确性。2工程档案管理制度2.1 档案资料管理工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文献材料的形成、积累、搜集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料时接受和移交。为了便于各个管理

3、环节的衔接，档案资料室配置专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。工程建设中，多种技术资料交由档案资料室统一管剪发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。2.1.4购置技术资料、图书、原则由档案部门统一申请，经同意后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、原则时报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。2. 2归档文献的质量规定凡协议、协议等文献材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目时还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设

4、计修改告知单（含工程联络单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件替代签名）归档。调试措施，方案和汇报等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或一般色带打印件，以保证字迹的耐久性。主送和抄送本单位的文献材料均应以红头文献（不能用复印件）归档。书写规定A） 书写字迹工整，图样清晰。B） 书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。C）文献书写格式应用横行排列，文献段落，章节编排，按有关文献编写规定；中文简化应符合国家颁发的有关规定。书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白

5、间距应为25mm,装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。3工程文献收发及管理规定为加强工程文献收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文献的提供运用，特制定本制度。3.1 工程文献接受各单位提供应工程部的工程文献（工程技术文献、图纸资料）由档案资料室统一接受；工程部其他部门或个人从外单位带回或通过其他途径收到的工程文献，一律交档案资料室。3.1.3 档案资料室对接受的工程文献资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时告知寄发单位补发。3.1.4 档案资料室对接工程文献应及时建立工程文献接受总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能运用计算机进行各类工程文献的查询检索。登记完毕的工

6、程文献，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文献分刊登及时分发给有关单位和部门。对接受的密级文献资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文献资料时借阅规定。档案资料室仅对归档的工程文献资料实行整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文献资料不进行整编作业。3.2 工程文献资料发放分发外单位和部门的工程文献资料由档案资料室统一归口办理。呈送上级单位的工程文献由工程部领导确定发放单位和数量。档案资料室按工程部领导审定的施工图分刊登、设备资料分刊登分发工程文献资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅提供施工单位一套或二套文献，局限性部

7、分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增长施工图供应数量；设备资料文献局限性部分,由施工单位自行联络复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。为防止工程文献资料分发过程中也许出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面告知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文献资料。3.3 设计修改告知单、工程联络单、传递及管理规定设计修改告知单、工程联络单统一由档案资料室按设计修改告知单、工程联络单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。设计修改告知单、工程联络单原件一律及时交档案资料室归档保留，工程结束后由档案资料室向设计院提供所有

8、设计修改告知单、工程联络单的复印件供设计院编制竣工图。凡波及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。4档案部门职责参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承接单位）应按各自的职责，将负责承建、承接的项目文献材料进行搜集、积累、整顿，按照归档规定移交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文献从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、精确系统的符合档案规范原则的项目档案。由建设单位分别向几种单位发包的，由各承包单位负责搜集、积累、

9、整顿其承包项目的所有文献。建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等所有项目档案进行搜集、组织及汇总整顿。设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文献进行搜集、积累、整顿。施工单位:整顿现场的译文及安装、调试形成的非原则图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文献。监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文献的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，尤其是对竣工图完整、精确、系统进行监督和审查。负责搜集、积累、整顿、归档项目监理文献。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文献的搜集、积累和完整、精确、系统状况，并审核

10、、签订。同步向建设单位提交有关专题汇报。验证材料及其他监理文献。试运行单位：负责搜集、积累、整顿在生产技术准备和试运行中形成的文献。施工单位归档范围负责提交施工，安装所有技术记录（含隐蔽工程的多种资料）。负责提交分部试运记录及验收签证书。负责提交分部试运阶段的方案、措施。负责提交移交试生产前的消缺记录。负责提交所有机组建设期间的工程联络单及总结。负责提交档案归档的目录清单（含电子版目录）O调试单位归档范围负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试汇报等。负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。负责提交档案归档的目录清单（

11、含电子版目录）O设计单位归档范围负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文献。负责提交所有设计修改告知单。负责准时提交全套完整的竣工图（一式八份）。并切实执行竣工图编制的有关规定。负责准时提交符合国家档案局有关制度的全套完整的竣工图光盘一套负责提交设计总结。负责提交档案归档的目录清单（含电子版目录）质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）监理部门归档范围负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的所有文献材料。监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实行审查，对被监理单位归档文献的完整性、精确性、系统性负责,并在案卷内备考表审核人栏签订。负责提交设计、施工、安

12、装、调试等单位归档完整洁全的证明材料。对不符合归档规定档案的处理：对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文献，档案资料室有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定规定的案卷及案卷文献材料。凡因工程文献材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行工程决算,各项工程竣工决算时最终付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。工程档案的鉴定和销毁.对归档和发放后多出的工程文献和各部门使用后回收的图纸资料,先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报企业总工及经理同意后方可销毁。.对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁汇报

13、,经企业总工及经理同意后实行,并对被销毁档案目录进行清除。.档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门、保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册一签字，档案销毁清册应存档。.在鉴定销毁档案时,处在两种保管期限之间的档案,一律从长处理。其他工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号措施及规定执行。档案、资料、图书时提供运用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。工程声像档案的整顿编目按本工程声像档案管理措施执行。档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。企业各职能部门工程文献材料立卷归档按企业各职能部门基建文献材料立卷归档范围、归档时间的规定执行5声像档案管

14、理措施5.1 建设工程声像档案重要是指在都市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保留价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字阐明的历史记录。5.2 建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案重要有：建设工程的照片档案、录像档案和对应的文字阐明。5.3 照片档案应符合如下规定：(1)主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；(2)能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；(3)以老式感光材料为载体的照片需报送底片、正片(照片)；(4)使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学辨别率不得不大于400万有效像素(不容许插值)。5.4 录像档案应符合

15、如下规定：(1)主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；(2)需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、原则房、原则层、设计特色、建筑特色等；（3）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。文字阐明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、动工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、构造、层数、摄影日期、摄影者等。6档案、资料、图书借阅制度我司所有文书、技术档案及资料均可借阅、运用。本着既能保守档案机密，又能充足发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益，凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：6.1 借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、偿还时间）。偿还时管理人员要对其检查之后方可归档。6.2 借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。6.3 绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总同意、档案人员只能按其范围、规定、内容提供运用。6.4 外单位人员借阅档案、资料者，凭单位简介信，