GMP文件体系的建立.docx

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1、GMP文件体系的建立对任何药企来说，文件体系都是个必不可少的基础，文件系统是制药企业GMP软件的基础。一个运行良好的制药企业不仅靠先进的设备等硬件支撑，也要靠管理软件来运转。有了良好的文件体系，公司的各项工作才有据可依。建立一套完备的文件系统可能避免语言上的差错或误解而造成事故，使一个行动如何进行只有一个标准，而且任何行动后，都有文字记录可查，做到“查有据，行有迹，追有踪”。建立完备的文件系统可以明确质量管理系统的保证作用，提供各种标准规定，追踪有缺陷的产品,使管理走上程序化、规范化。接下来我将从以下几方面来分享：1 .文件及GMP文件的概念2 .GMP文件的构成3 .GMP文件的编码形式4

2、.GMP文件系统的管理首先是1文件及GMP文件的概念1.1辞海对文件的解释是：公文、信件之类。如：保管好文件。计算机的一个专用名词。a.指由若干相关的记录构成的集合。若干项目构成一个记录。若干记录构成一个文件。12广义文件：文件一般指由法定机关、单位印发的，用来处理公务活动，并具有特定格式的书面文字材料。根据文件的适用范围，可分为通用文件和专用文件。通用文件是指党政机关在共同的公务活动中形成的文件，其具有统一的用途、格式和一定的办理程序。专用文件是指在各专业活动中形成，在本专业范围内使用的文件，除使用范围外，还表现在文件处理程序和格式上与通用文件不同。1 .3GMP文件：中华人民共和国药品管理

3、法规定：药品生产企业必须按照国家药品监督管理部门制定的药品生产质量管理规范的要求，配备相应的设施和设备，制定和执行保证药品质量和规章制度、卫生要求。在这里，“制定和执行保证药品质量和规章制度、卫生要求”可以视为GMP的软件，而这个软件的核心是文件系统的完备和执行。WHo药品生产质量管理规范（1992年）对文件的原则提法是：文件是质量保证体系的基本部分，它涉及GMP的所有方面。其目的在于确定所有物料的规格标准、生产和检验方法；保证与生产有关的所有人员知道做什么，何时做；保证授权人具有足够的资料决定一批药品是否发放；提供可对怀疑有缺陷产品的历史进行调查的线索；GMP文件没有固定的格式，它的设计和使

4、用取决于生产企业。2 .GMP文件体系的构成：GMP文件体系一般分为以下几个层次：D质量手册：质量手册为一级文件，对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。质量手册有三方面作用：一，在企业内部，它是由企业最高领导人批准发布的、有权威的、实施各项质量管理活动的基本法规和行动准则；二，对外部实行质量保证时，它是证明企业质量体系存在，并具有质量保证能力的文字表征和书面证据，是取得用户和第三方信任的手段；三，质量手册不仅为协调质量体系有效运行提供了有效手段，也为质量体系的评价和审核提供了依据。2) SMP类文件：StandardMana

5、gementProcedure3) TS类文件：Technica1Standard4) SC)P类文件：StandardManagementProcedure5)Record:空白受控记录6)日常操作后衍生的各类操作记录它们的关系如下图所示:V3.GMP文件的编码形式GMP文件的编码形式，多种多样。只要能够确保“一文一码”，编码形式越简单越实用就越好。以下是几种常见的编码形式：3.1 文件类型-主题+序号-版本号文件类型代号：技术标准：TS（Technica1StanC1ard的英文缩写）；管理规程：SMP（StandardManagementProCedUre的英文缩写）；操作规程：SOP（

6、StandardManagementPrOCedUre的英文缩写）；记录：R（ReCord的英文缩写）；主题代号：（根据公司情况，可以用拼音首字母或英文首字母）主题代号主题代号机构与人员JR设备SB物料W1卫生WS验证YZ文件WJ生产管理SC质量管理Z1销售XS自检ZJ序号：001-999版次号：A、B、C、D.3.2 文件类型+GMP章节+序号+版次号文件类型代号：技术标准:TS（Technica1Standard的英文缩写）；管理规程：SMP（StandardManagementProCedUre的英文缩写）；操作规程：SOP（StandardOperationProcedure的英文缩写

7、）；记录：R（ReCOrd的英文缩写）；GMP章节编号：1.1 第一章第一节1.2 第一章第二节2.1 第二章第一节序号：001-999版次号：A、B、C、D.3.3 文件类型+部门代号+序号+版次号文件类型代号：技术标准:TS（Technica1Standard的英文缩写）；管理规程：SMP（StandardManagementPrOCedUre的英文缩写）；操作规程：SOP（StandardOperationProcedure的英文缩写）；记录：R（ReCOrd的英文缩写）；部门代号：生产部n质量部QA质量部QC人力资源部法规事务部MQAQCHRRA若有多个生产部门，也可以以产品的简写做为

8、生产部门的代号。序号：001-999版次号：A、B、C、D.3.4 评价：第一种编码方式最为常用，可以根据法规内容，分块列出各类文件，便于管理。缺点：建立初期，考虑不周全的话可能漏掉一些文件。第二种编码方式在国企较为常见，优点是符合国内检查员的检查习惯，方便在检查中及时准确地找到文件，因GMP的内容部分比较分散，在日常使用中可能出现重复O第三种编码方式责任明确，是哪个部门负责或主要负责，一目了然，但是初期分块比较难，可能会有一些争议，同样可能出现考虑不全面时漏掉文件。3.5 药企GMP体系可能需要建立的文件以第一种编码方式为例，列出GMP中可能需要编制的文件目录如下:标准主题内容及分段序号文件

9、编号技生产管理SC生产工艺规程Ts-SCXXX-XX术标准TS质量管理Z1原辅料、包材质量标准半成品质量标准工艺用水、工艺用气质量标准成品质量标准其它标准TS-XXX-XX管理规程SMP机构与人员JR组织机构图各部门职能人员岗位职责员工健康档案员工培训管理SMP-JRXXX-XX厂房、设备SB厂房、空调系统、水系统（纯化水、注射用水、洁净蒸汽）、电力系统、压缩空气、设施、设备管理、维修和保养管理规程计量器具校验管理规程洁净区环境监测管理规程SMP-SBXXX-XX物料W1物料管理规程（物料的采购、入库、储存、放行、出库等）供应商管理规程（供应商资质确认、管理）SMP-W1XXX-XX卫生WS厂

10、区、一般生产区、洁净区、库房及、人员、物料及设备的卫生管理规程消毒剂使用管理规程SMP-WSXXX-XX验证YZ厂房、空调系统、水系统、气系统、净化工作台等设施、生产、检验设备的确认检验方法验证生产工艺验证清洁验证无菌生产工艺（培养基模拟灌装）验证等SMP-YZXXX-XX文件WJ文件管理规程记录管理规程SMP-WJXXX-XX生产管理SC生产计划与指令物料平衡产品批号管理、中间过程控制生产偏差处理等SMP-SCXXX-XX质量管理Z1取样与留样管理规程、实验室、试剂、监控、记录与报告、质量档案稳定性试验管理规程风险评估及管控管理规程确认与验证管理规程验证主计划偏差处理管理规程变更控制管理规程

11、纠正与预防措施相关管理规程产品年度质量回顾管理规程物料和成品放行管理规程SMP-Z1XXX-XX销售XS产品销售产品发运与召回产品投诉与不良反应SMP-XSXXX-XX自检ZJ自检管理规程SMP-ZJXXX-XX操作规程SOP厂房、设备SB空调系统、水系统、电气等与生产设备、检验设备使用及维护保养操作规程悬浮粒子监测操作规程沉降菌监测操作规程表面微生物监测操作规程浮游菌监测操作规程S0P-SBXXX-XX卫生WS空调系统与水系统、生产设备、检验仪器设备清洁操作规程S0P-WSXXX-XX生产管理SC各工序生产操作规程各工序清洁、清场操作规程中间过程控制S0P-SCXXX-XX质量管理Z1取样与

12、留样、试剂配制、监控、各检验项目的检验操作规程S0P-Z1XXX-XX记录R人员与机构RJ人员培训记录人员健康档案人员任职资质R-RJXXX-XX厂房、设备SB空调系统、水系统、电气与生产设备、检验类设备的使用记录维护保养记录环境监测记录R-SBXXX-XX物料W1物料领用记录不合格物料销毁记录物料暂存记录等R-W1XXX-XX卫生WS空调与水系统、生产设备清洁记录检验仪器设备清洁记录生产和检验洁净区清洁、消毒记录消毒剂配制记录R-WSXXX-XX验证YZ验证方案、验证报告、验证原始记录R-YZXXX-XX文件町文件编制、修订、发放、复制、借阅、培训、销毁等记录R-WJXXX-XX生产管理SC

13、各类批生产、批包装记录生产操作相关记录R-SCXXX-XX质量Z1各类批检验记录检验报告单检验图谱稳定性试验相关记录风险评估及管控记录确认与验证记录偏差处理记录变更控制记录纠正与预防措施相关记录不良反应及召回记录R-Z1XXX-XX销售XS销售相关记录R-XSXXX-XX自检ZJ自检计划、自检不符合项通知、自检不符合项整改、整改效果评价等记录R-ZJXXX-XX文件内容一般包括表头、目的、范围、依据、职责、术语、规程、修订历史。表头一般规定文件的以下信息：文件名称、文件编码、版次号、编制（修订）人、编制（修订）部门、编制（修订）日期、审核人、审核部门、审核日期、批准人、批准日期、培训日期、生效

14、日期、发放部门。编制和修订人一般为一个部门，也可能是多个部门联合，审核部门一般与发放部门相同，文件涉及部门审核该文件，并使用该文件。修订历史十分重要，可以从中看到该药企文件管理的更迭，同时也体现出了该药企质量管理的逐步变化。还能看出对某项工作的逐步完善和进步过程。对后人了解前期该项工作的情况很有帮助。因此在文件有新版本时，一般质量部应保留一份作废的旧版本文件归档，但要注意新旧文件不可混淆。4.GMP文件的管理：GMP文件管理一般由药企质量部承担。依据GMP的要求，文件系统应涵盖所有要素，反映生产全过程质量管理体系本身所具有的系统性。动态性：随着生产和质量管理的改进以及自检和验证的结果不断修订和完善。适用性：紧密联系本企业的实际情况，做到切实可行，不搞花架子和形式主义。严密性：形式规范，用系统性词确切，标准量化，不模棱两可，内容应与国家相关标准以及药品生产许可、药品注册批准的相关要求一致。可追溯性：系统完善，责任明确，执行严格，管理有序，可对设计、施工、认证、生产和质量改进的历史进行追溯。对文件系统的管理主要包括以下几方面：1）文件编制2）文件修订3）文件审核4）文件批准5）文件培训6）文件发布7）文件复制8）文件发放9）旧版本文件的收回和销毁10）文件归档11）文件借阅