财务管理之各费用报销规定.docx

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1、财务管理之各费用报销规定1、电话费各级别人员手机费报销标准，由各相关人员提交申请，经营运与人力资源部审核、XX公司总经理审批后才能办理费用报销，但各级别人员电话费原则上不应超过附表2规定标准。话费报销时，凭公司公布手机电话号码报销。各部门所属直拨电话、传真机应明确责任管理人。营运与人力资源部每月统计各部门电话使用情况，对异常情况要查明原因，视情节扣减有关责任人工资。2、汽车费用私车公用费仅限于管委会成员才可申请私车公用费报销。由相关人员根据业务内容提出申请，经XX公司总经理、股份公司总裁及集团人力资源审批后，凭发票在审批限额范围内报销，报销汽车费用时，根据时间进度办理费用报销。3、公车使用费各

2、部门如因工作需要需租车，在用车前须经部门领导审批同意（管委会成员可不申请）后通过营运与人力资源部办理用车派遣手续;租车车队用车单据，必须要有乘车人签名确认，如没有签名确认单据费用不得报销。坚持公车办公事原则，公车使用费是指公司内所有生产及行政用车在使用过程中发生的汽油费、维修费、路桥停车费、保险费、养路费、年检费、公路建设基金和车辆使用税等费用支出。报销路桥费、停车费等费用时，必须填报相应业务经理经管区域所开出发票，对于填报超出该区域发票一律不予报销。各开车人员在驾驶过程中超速驾驶等违章费用由驾驶人员承担。各部门人员因公外出办事用车，必须事先经该部门负责人批准后方可租用。公车维修时，必须先提交

3、维修申请表，注明公车存在运行问题，经营运与人力资源部负责人审批后方可维修，报销维修费时，必须附带维修申请审批表（详见附件9）。3、差旅费差旅费是指公司员工因公外出发生的各种交通费、住宿费及误餐费等。（1）、出差审批规定所有出差须办理出差审批表（详见附件5）,作为向财务部门办理出差备用金借款和费用报销依据；出差返回后，应及时将出差审批表报部门领导对相关事项确认，出差人员报销差旅费时必须有出差审批表，否则不予报销。出差人员及其上级领导（或售后部门负责人）应合理预计出差时间、出差行程，出差人员在出差期间不得擅自延长出差时间或改变出差行程，如因工作需要，必须事先电话请示部门领导（或售后部门负责人），征

4、得同意，可延长出差时间或改变出差行程，但出差回来后应及时取得部门领导（或售后部门负责人）确认签字并注明原因，否则增加费用将不予报销。出差人员报销差旅费时必须填写费用报销明细表（见附件7）,并将费用发票统一粘贴在出差审批表背面。费用报销单要求按住宿费、长途交通费、市内交通费、伙食补助费等项目分栏填写；费用报销明细表要求按出差日期及行程先后顺序填写（其中，长途交通费要按车票起止日期填写），且与车票和出差审批表反映日期及行程一致。（2）、住宿费报销规定住宿费在规定标准限额内凭住宿地正规住宿发票报销，超出标准确部份由出差个人承担，住宿发票必须清楚填写如下内容：发票填开日期、住宿人姓名、入住起止日期、天

5、数、住宿人数、金额，并加盖服务单位印章，否则不予报销。出差人员乘坐飞机、火车软硬卧、客车卧辅，不得报销在途住宿费，并不得按在途天数计算住宿费补贴；浙江上风出差绍兴地区，四川上风出差南充地区一般不允许住宿，必须住宿须事先请示上级（部级）领导批准。获其他单位邀请或其他的参观、学习出差，凭邀请函或相关函件办理借款和费用报销，由其他单位承担或已包含在学习培训费以内的住宿费、伙食费不予补助。（3）、车船费出差人员一般应乘坐火车硬座；确因工作需要，乘坐飞机或火车软卧，事前需经总监级以上人员批准。享受市场交通费补助人员不再报销市内交通费（含的士费）；享受餐饮免费招待人员不报销伙食补贴。新聘外地专业人员用于报

6、到单程火车硬卧路费及行李托运费可报销，火车软卧报6096（特聘人员除外），飞机票报30%（特聘人员除外）。跨省长途要求乘坐火车。确因工作需要或其他客观原因需乘座长途客车，必须取得当地车站电脑打印车票，应有明确起止车站名，乘车时间，特殊情况，必须经主管领导同意后方可乘车，否则不予报销；长途的土票一律不得报销，包括董事长及XX公司总经理在内，如乘坐飞机，均为经济舱。同一时间同一地点有两人以上出差时，出差费由一人借支，所有费用由一人负责支付，出差回来后费用也由同一人负责报销（填写在一张报销单上），不得分开报销；同一次出差多个地点，不得分地点多次报销。（4）、安装及售后服务费外出安装和售后服务报销差旅

7、费时必须附有经客户签字“安装调试、维修回执单J否则，不予报销差旅费。安装设备、售后服务出差，住宿费低于标准时按标准补给，但必须有住宿地正规发票。对合理且在审批限额内实际发生费用，财务部门直接办理报销冲帐手续，如属于特殊费用或超审批限额须办理审批手续。服务人员在服务期间，需要临时采购材料，2000元以内报分管售后高级经理批准，超过以上标准的，由两工程中心总经理审批；但所有外购业务，必须在回公司后补办相关审批手续及按采购流程执行价格审批手续；同时，材料采购业务报销时，必须参照采购业务流程分单审批，不得与差旅费合并报销，如发生混报现象，各审核节点均有权拒签；售后服务费用报销时，凭出差地正规工、商业发

8、票报销，发票必须清楚填写如下内容：发票填开日期、购货单位、物品名称、计量单位、数量、金额，并加盖售货单位印章，对不符合上述要求发票或定额发票不予报销。出差人员应尽量取得售货单位增值税专用发票（特殊情况无法取得发票，要征求财务部会计经理以上负责人意见，并按其意见办理）。发票上必须有各权限部门领导（或售后服务领导）对批准确认的签字、购物用途及客户单位经办人签字证明，凭相关证明资料及发票办理费用报销。国内差旅费报销标准详见附件3,国外差旅费报销标准详见附见4,出差搭乘飞机申请表详见附件7。4、业务费业务费主要包括以下三方面：在国内外招待餐费（包括出差期间）、娱乐费用和各种礼品、礼金。业务费支出应实行

9、事先申报制度，一般来客接待应事先填写订餐申请单,经部门领导批准，业务费发票才可以作为有效报销凭证。有特殊原因不能及时填写申报单，应事先电话通知部门领导。报销业务招待费时：每项都必须附上订餐申请单，申请单上必须注明招待对象、人数及陪同人员，所填列就餐地点应与发票一致，如所提供发票与申请单上就餐地点不相符，一律不予报销；业务经办人在出差期间报销业务招待费则不能享受当天伙食补助；业务招待费按月报销，每月报销一次。各部门在制订年初预算时，需明确业务费限额。财务在审核报销单时，如发现超标准开支、超预算部分及未经事先申报业务费，原则上不予报销。特殊情况需报销时，应由原审批人重新审批。报销伙食补助时，必须在

10、差旅费报销单上列明天数、费用标准和金额，对于在报销单上没填写，事后将不再给予补助。外出开会或培训如会议费或培训费中包括伙食费用，不能享受伙食补助或餐费报销。除公司统一组织外，禁止用公款向公司领导、部门请客、送礼。业务费开支申请表见附见6。5、办公费办公费主要指各部门办公文具、办公家私、办公通讯器材、电器及电脑配件、易耗材料等购置费用。公司办公家私等办公用品归口管理部门为营运与人力资源部，办公用品购买价格同样应该办理正常采购价格审批手续。IT等办公用品报销时，必须附带各部门在OA系统中申请审批资料，备货部份需提交部门负责人审批资料并与申请审批资料相对应才能办理费用报销。6、咨询费咨询费是指为造纸、地铁、隧道行业及重大工程项目技术咨询支付的费用。设计费由XX公司财务负责人和总经理批准后，凭合同及发票办理付款手续。7、业务提成费参照各个年度营销政策，结合各具体项目审批情况，按项目结算支付。业务提成费支付流程为:业务人员在发货、回款的下一个月15-20号，到财务销售财务管理处根据相关政策及审批报告办理结算，结算结果经工程中心总经理、XX公司财务总监及总经理审批后，根据实际开支费用单据在审批限额内办理费用报销。