【精选】费用报销管理制度四篇.docx
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1、费用报销管理制度四篇费用报销管理制度(一)1.0目的:规范公司费用报销流程,合理的控制各项费用的发生。2.0范围:适用于春兴精工股份有限公司及其下属子公司、分公司。3.0术语:费用主要二方面,一是员工费用;二是公司费用。“员工费用”主要指公司员工因职务行为所发生的费用,费用发生时由员工直接将款项垫付,然后通过公司报销的方式收回现金;“公司费用”主要指款项直接由公司支付给供应商或服务商的费用。4.O职责:人员类别职责财务部负责按要求审核所报销的费用,拒绝不符合本制度要求的报销;内审部负责审核财务部所付报销款是否符合本制度要求:相关部门按照本制度要求进行费用报销或入账。5.O工作流程图:流程图符号
2、释义人员类别代码付款相关人员1-申请人;2-部门负责人;3-总监;4-总经理。财务人员A-费用会计;B-成本会计;C-应付会计;D-资金主管;E-财务经理;F-财务总监。审批代码口表示填报;表示审核;O表示批准;/表示或者。6.0程序内容:6.1 付款方式6.1.1 支付给公司员工的相关费用采用银行转账支付。6.1.2支付给供应商的相关费用,采购部门需和供应商协商采购货款或劳务款项支付的时间,采用月结模式,财务部根据发票入账时间和采购合同约定账期付款。没有明确付款时间的采购业务,发票不能入账。6.2时间规定类另U付款时间员工费用星期二银行转账支付公司费用月结付款6.3票据6.3.1“员工费用”
3、报销时通过OA费用报销流程;“公司费用”入账时使用OA供应商付款流程。6.3.2为确保公司各项费用及时入账,“员工费用”报销发票时间需不得超过60天,超过60天均需财务总监审批。供应商发票入账不得超过30天,无故积压发票的,财务部将会在公司内通报批评。6.3.3一次报销不同类别费用,需在面单分别列示,并和发票核对一致。6.3.4票据必须是合法的正式发票(含财政收据),收据及白条不予报销,因个人原因违章的罚款单据不予报销;6.3.5票据较多时须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴,覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴,粘贴范围以粘贴单大小为界。原始票据必须
4、按住宿票、招待票、出租车票等分类别进行粘贴,不能混合粘贴。6. 3.6不符合上述规定要求的报销单据,财务部有权退回,要求报销人重新整理。6.4费用审批流程和单据规定费用类别费用明细审批流程财务审核单据报销要求招待费餐饮费用预算内:令C)餐饮发票餐饮费用需说明事由、被招待单位市内住宿住宿发票(住宿发票需后附住宿人签字的消费清单)接待人员签字确认公司接待人员需确认事由、被招待单位。食品饮料购物发票如发票无具体的物品明细,必须后附购物清单礼品费用斗/6礼品发票礼品费用需经总经理或运营总监审批6.4.1招待费招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用,包括餐饮费、市内住宿费、购买的食品饮料
5、和礼品费用。6.4.2差旅费和车辆使用费差旅费是指外地出差费用,适用行政部相关专项制度规定;车辆使用费是指因公使用公司车辆或员工车辆外出所发生的费用。费用类别费用明细审批流程财务审核单据报销要求差旅费车票/船票/机票一次出差一张面单;预算内:T令令C)机场建设费住宿费发票出租车发票等差旅费报销需符合公司差旅费报销制度。车辆费用过路费过路费发票一次外出一张面单;持有公司加油卡的员工原则上不可以报销油费发票。特殊情况需向财务总监申请;可报销油费参见附件油费定额表。油费加油费发票6.4.2.1出差人员如超标准乘坐交通工具(如乘坐飞机)应事先通过OA审批。6.4.2.2费用标准参见行政部制定的制度。6
6、.4.2.3出差人员报销出租车费用,必须在OA中注明往返地点及用车事由。6.4.2.4出差人员报销差旅费用需按规定填写报销面单,面单不符要求的财务人员可拒绝报销。6.4.3运输费运输费指公司采购货物、分公司和公司之间货物转移和销售货物所发生的费用。包括公司车队发生的费用和运输公司费用。费用类别费用明细审批流程财务审核单据报销要求运输费内销运费发票(发票需后附运费结算清单)运费结算清单需业务部相关人员签核外销运费生产运输(车队)过路费发票油费发票(需后附加油费汇总表)销售运输(车队)过路费发票需标明客户名称进口货物的运费计入货物采购成本。外销运费须附运费清单,按批列明运费计算过程。6.4.4报关
7、代理费报关代理费是指公司出口销售货物、进口货物和进口设备等所发生报关费用。不包括运费。费用类别审批流程财务审核单据审核要求报关代理费发票代理费明细表各项收费依据关注代收费用合理性注意区分报关代理费和运费。6.4.5办公费办公费是指公司办公用品费用、电脑耗材费用、宣传制作费用和达不到固定资产标准的办公桌椅等。费用类别审批流程财务审核单据审核要求办公费(E)发票部门请购单部门收货单发票、请购单和收货单核对一致6.4.6邮寄费邮寄费是指公司通过快递公司或邮政系统寄送的资料文件、样品等所发生的费用。费用类别审批流程财务审核单据审核要求邮寄费令发票邮寄费明细表发票和邮寄费明细表核对一致,如有大额邮寄费用
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