《数字气象档案业务流程 总则》征求意见稿.docx

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1、ICS点击此处添加中国标准文献分类号QX中 华人民共和国 气象行业标准xx xxxxx-XXXX数字气象档案业务流程总则General principles for business process of digital meteorological archives点击此处添加与国际标准一致性程度的标识（征求意见稿）2022. 6. 10XXXX - XX - XX 发布XXXX - XX - XX 实施中国气象局XX/T XXXXXxxxx目 次前言31范围42规范性引用文件43术语和定义44总则54. 1适用性54. 2规范性54. 3开放性55. 4安全性55档案收集56. 1归档范围

2、57. 2档案移交与接收66档案整理78. 1档案初步整理76. 2档案元数据整理86.3档案编目87档案管理87. 1环境管理87.2电子档案管理87. 3档案盘点97. 4档案数字化管理97. 5档案统计97.6档案鉴定与处置108档案利用108. 1访问权限108.2 档案借阅108.3 档案编研119珍贵档案鉴定与管理119.1 珍贵档案鉴定119.2 珍贵档案管理11XX/T XXXXXxxxx11参考文献#XX/T XXXXXxxxx1刖5本文件按照GB/T 1. 12020的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由中国气象局提出

3、。本文件由全国气象基本信息标准化技术委员会(SAC/TC 346)归口。本文件起草单位：国家气象信息中心，安徽省气象局本文件主要编写人：王妍、张强、江双五、梁中军、高静、鞠晓慧、范邵华、战云健。5数字气象档案业务流程总则1范围本文件规定了数字气象档案业务流程的业务环节与通用规则。本文件适用于国家级和省级数字气象档案馆所管理档案的全生命周期各项业务活动。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。QX/T 223-2013气象档案分类与编码Q

4、X/T 514-2019气象档案元数据3术语和定义3. 1 气象档案 meteorologica I arch i ves气象行业在党务、行政管理、气象业务技术和科学研究等活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的记录。QX/T 223-2013,定义3. 14. 2 气象档案业务 meteorologica I archi ves bus iness围绕气象档（3.1）案开展的收集、整理、保管、利用、编研、保护等一系列工作。5. 3 气象档案元数据 metadata of meteorological archives描述气象档案背景、内容、结构及其整个管理过程的数据

5、。QX/T 514-2019,定义3. 26. 4 气象档案业务系统 meteorologicaI archives business system对气象档案进行收集、整理、保管和利用的计算机信息系统。注：改写 DA/T 58-2014 2. 57. 5 数字气象档案业务 digital meteorological archives business以气象档案业务系统（3.4）为平台开展的气象档案（3. 1）收集、整理、管理、利用等一系列工作。3. 6 数字气象档案馆 digital meteoro I ogy arch i ves以气象档案业务系统（3.4）作为运营核心业务平台，运用现代信

6、息技术对气象档案（3. 1）相关信息化资源进行收集、管理，并通过网络平台提供利用的档案信息集成管理体系。4总则4.1适用性数字气象档案业务流程总则适用于气象档案的收集、管理、利用、处置等全生命周期的信息化业务流程，结合气象档案业务工作的相关制度，用以指导气象档案业务系统的标准化建设。4. 2规范性数字气象档案业务流程总则在国家级和省级气象档案业务部门具有统一的执行规范基于本规范的信息化管理流程与档案信息化资源则具备规范性，可支持全国范围档案信息的统一监控，以及国省间、省际间的气象档案跨馆利用。4. 3开放性数字气象档案业务应具有开放性，对于国家级和省级数字气象档案馆建设中允许本地化，结合当地实

7、际情况允许档案馆环境信息、档案信息化资源、档案利用等方面的扩展，并具备档案跨馆利用与共享的服务能力。8. 4安全性数字气象档案业务应对档案资源进行分级分类，对用户分级，并明确各级用户对不同级别档案的访问权限，以保证档案管理与利用过程中的安全性。5档案收集8.1 归档范围8.1.1 气象行业在党务、行政管理、气象业务技术和科学研究等活动中形成的，具有保存价值的各种不同形式的记录或文件均应收集、归档。8.1.2 各类气象档案的归档范围应按照国家相关管理规定执行，其中：a）气象记录档案归档范围按照气象记录档案管理规定、机读载体气象资料归档管理暂行办法等执行；b）气象部门重点工程项目档案归档范围按照气

8、象部门重点工程项目档案管理暂行办法执行;c）气象部门机关档案归档范围按照气象部门机关档案归档管理办法、气象部门机关文书档案保管期限规定和保管期限表等执行；d）气象科学技术研究档案归档范围按照气象科学技术研究档案归档管理办法执行；XX/T XXXXXxxxxe）气象部门基本建设档案归档范围按照气象部门基本建设档案归档管理办法执行;f）气象业务技术档案归档范围按照气象业务技术档案归档管理办法执行；g）气象部门会计档案归档范围按照气象部门会计档案归档管理办法执行；h）气象部门房地产档案归档范围按照气象部门房地产档案归档管理办法执行；i）气象部门照片档案归档范围按照气象部门照片档案归档管理办法执行；j

9、）气象部门声像档案归档范围按照气象部门声像档案归档管理办法执行；k）气象仪器设备档案归档范围按照气象仪器设备档案归档管理办法执行。8.1.3 各类气象档案的存在形式以纸质文件和电子文件为主，其他形式包括照片、声像、实物等。8.1.4 国家级和省级气象档案馆、档案管理机构可根据国家相关规定及本单位实际情况作相应调整。9. 2档案移交与接收气象档案馆接收气象档案和相关归档文件的活动，根据气象文件的特点设定不同的接收方式，包括离线移交、在线移交两种方式，对应关系如表1所示。以离线形式移交的纸质文件、电子文件机读载体、纸质照片、声像文件机读载体、实物档案，统称为实体气象档案。以在线形式移交的纸质档案电

10、子版、电子文件、电子照片、电子声像文件，统称为电子气象档案。表1不同形式气象档案的收集方式对应表气象档案存在形式离线移交在线移交纸质文件数据记录、文献、文件等纸质档案电子版电子文件机读载体电子文件照片文件纸质照片电子照片声像文件机读载体电子声像文件实物仪器设备等9.1.1 离线移交，完成实体档案从档案产生单位向档案馆进行线下移交的过程，适用于表1中离线移交的档案存在形式。其信息化流程具体包括以下步骤（见图1）：申请移交档案在线审核图1离线移交信息化流程a）申请移交档案。申请移交档案分为定期和不定期两种方式，定期移交由档案管理人员在气象档案业务系统发布移交任务，移交人员根据移交任务提交移交申请；

11、不定期移交由移交人员在气象档案业务系统对计划移交的档案进行申请登记，最终形成档案移交清单。b）在线审核。档案管理人员在气象档案业务系统对移交申请进行在线审核，未通过审核的申请返回移交人员重新修改提交。c）线下移交档案。审核通过后，系统向移交人员发送移交通知，到档案馆递送档案。d）档案检查。档案管理人员根据档案移交清单对移交的档案进行清点，检查文件一致性、完整性、可用性、安全性，通过后在气象档案业务系统中对移交清单进行档案收集确认，系统生成档案移交成功通知发送移交人员。不通过时，在系统中进行原因登记并要求移交人员重交、补交或不接收档案。e）档案预处理。档案管理人员对机读载体进行必要的复制，对其他

12、档案进行清洁，满足档案保管要求，并将预处理情况在气象档案业务系统进行登记。9.1.2 在线移交，完成档案从档案产生单位向档案馆线上移交的过程，适用于表1中在线移交的档案存在形式。其信息化流程具体包括以下步骤（见图2）：图2在线移交信息化流程a）申请移交档案。与离线移交的申请移交档案流程一致。b）在线审核。与离线移交的申请移交档案流程一致。c）线上移交档案。审核通过后，系统向移交人员发送移交通知，移交人员在线根据移交清单上传电子文件。允许在进行离线移交时同时在线上传电子文件（纸质档案电子版、电子照片、电子声像文件等）d）档案检查。档案管理人员应在气象档案业务系统提供的环境内对电子文件进行清点与检

13、查，流程与离线移交的档案检查一致。e）档案预处理。根据档案类别在气象档案业务系统后台存储环境中构建相应的存储目录，为电子文档最终记入机读载体做好准备。6档案整理6.1 档案初步整理6.1.1 档案管理人员对档案进行整理，根据档案存在的不同形式有不同的整理方法:a）对实体气象档案进行系统分类、组合、排列、编号、装盒、基本编目和排架等，使之有序。b）对电子气象档案进行格式转换、分类、排序、标准化命名、规范存储等整理活动。之后制定归档策略，包括归档位置信息、归档时间计划等。c）对同一档案既有实体档案存在形式，又有电子档案形式的，应进行档案元数据关联。具体情形包括：- 移交人员离线移交纸质档案，同时在

14、线移交了纸质档案电子版；- 移交人员离线移交电子档案机读载体，同时在线移交了机读载体中的电子文件；- 移交人员离线移交纸质照片档案，同时在线移交了电子照片；- 移交人员离线移交声像档案机读载体，同时在线移交了电子声像文件；- 移交人员在线移交电子文档，同时要求档案管理人员制作机读载体，如刻录光盘、记录磁带等。6.1.2 参照气象数据安全管理相关规范，对收集的气象档案进行安全等级划分，在档案移交清单中指定档案级别。7XX/T XXXXXxxxx6.1.3 按照归档范围（5.1）对档案保管期限进行定义，在档案移交清单中指定保管期限。如为新增类型档案无法明确保管期限，则指定为待鉴定档案。档案管理人员应定期对待鉴定档案组织专家鉴定，明确保管期限后在气象档案业务系统中进行更新。6. 1.4在档案移交清单中指定附加保管形式的处理需求，如纸质档案待数字化、电子档案纸质化等。6. 2档案元数据整理6.2.1按照QX/T 514-2019规定的档案元数据组成，气象档案业务系统提供档案元数据著录页面，并自动将档案移交清单中的信息采集到元数据著录页面。6. 2.2根据档案初步整理（6.1）结果，档案管理人员对档案元数据进行采集著录。档案元数据完成提交后，气象档案业务系统自动生成案卷档号，完成档案立卷，并作为档案在系统中的唯一标识。6.2.3对于同一档案同时存在实体档案和