物业公司检索管理标准作业规程.docx

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1、24.检索管理标准作业规程1.0目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。2.0适用范围适用于物业管理公司各类档案的管理。3.0职责3.1总经理审批档案的借阅申请及清单。3. 2行政部经理监督档案管理的实施工作。3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。4.1 程序要点4.2 档案的编号4.1.1公司、管理处编号:a)物业管理有限公司编号为：*（公司英文缩写）；b)物业管理处编号为：*（管理处英文缩写）。4.1.2部门编号：a)行政部、人事部编号为：XZ;b)财务部编号为：CW；c)公共事务部编号为：SW;d)保洁部编号为：BJ;e)园林绿化部编号为：Y1;f)机电维修部编号为：JD;g)

2、经营部编号为：JY;h)品质部编号为：PZo4.1.3年份编号：引用年份序号一2000、2001、2002。4.1.4档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、0034. 1.5档案编号举例；a）物业管理有限公司编号*档案序号类别编号部门编号物业管理公司编号b）管理处编号：档案序号类别编号部门编号管理处编号物业管理有限公司编号4.2档案的分类4.2.1区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：a）行政、人事类；b）财务类；c）公共事务类；d）保洁类；e）园林绿化类；f）机电维修类；g）经营类；h）品质类。4.2.2全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合

3、档案形成的实际情况保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的特性，我们采用组织机构问题分类法，如：I收文类发文类合同类a）行政部、人事部T员工人事档案类图纸类I后勤类I收文类-发文类报表类b）财务部账册类凭证类I合同类工程图纸类合同类收文类发文类业主档案类c)公共事务部员工档案类维修类投诉类回访类有偿服务与多种经营类计划总结类4.3立卷与编制目录4.3.1立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：a）根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸；b）在档案标贴纸上打印出标准黑一号

4、字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：物业管理有限公司行政部、人事部收文：*-XZ-收文；一物业管理有限公司财务部报表：*-CW报表；一物业管理处公共事务部业主档案：*_*_SW-业主档案。c）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案相中；d）将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内。4.3.2编制目录：a）档案管理员在档案盒内首页位置准备活页档案目录；b）每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在档案目录（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）

5、中，以便查阅。4.4 档案的保管期限4. 4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。5. 4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。4.5 档案的保管4.5.1档案保管的工作任务是：便于查阅；保证档案的安全；防止档案的损坏；采取修复技术，延长档案寿命。4.5.2档案保管的责任部门：财务部保管财务档案；行政部、人事部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；品质部保管IS09000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；经营部保管分供方评审、物业租赁和多种经营资料；管理处公共事务部保管

6、管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及管理处立各职能部门需要保管的其他档案；各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。4. 3.3档案的保管程序：各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；档案管理员将该资料登记在档案目录中，归入相应案卷并统一编号；档案管理员定期将档案目录输入电脑，以便查询；档案原则上保管原件。4.6档案的密级4. 6.1档案的密收分为三级：绝密、机密、普通：绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；机密档案包括

7、：IS09000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案；普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。4.7 档案的查阅权限4. 7.1总经理可查阅公司所有档案。5. 7.2副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。6. 7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。7. 7.4其他人员根据审批查阅有关档案。4.8 档案的查阅/借阅/复制4.8.I查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。4.8.2档案管理员审核其查（借）阅资格：权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；权限外的，档案管理员开具档案查阅

8、/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续：属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。4.9 在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。4.10 须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。4.11档案的销毁4.11.1 超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单，报行政部、人事部经理审核。4.11.2行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。4 .11.3总经理审批同意后由行政部、

9、人事部指定3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。5 .11.4监销人员确认销毁文件无误签字后选择安全地点销毁档案。5.0记录5.1 档案目录5.2 档案查阅/借阅/复制审批表5. 3档案查阅/借阅/复制登记表5.4档案销毁清单6.0相关支持文件6.1 文书管理标准作业规程6.2 各部门有关标准作业规程档案目录序号文件编号文件标题页数发文单位发文日期接收日期归档编号备注文件档案查阅/借阅/复制登记表序号姓名查阅文件标题档案编号查阅时间归还时间借阅人签名备注档案借阅/借阅审批表部门姓名职务借阅文件名借档理由是否复制是否借还时间年月日至年月日档案销毁清单序号文件编号文件标题页数所属部门归档日期保管日期销毁时间备注