企业档案管理规定最新2023年.docx

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1、企业档案管理规定最新2023年2023年8月8日国家档案局令第21号公布自2023年10月1日起施行目录第一章总则第二章机构和人员第三章设施设备第四章文件材料的形成、收集、整理与归档第五章档案的保管、保护、鉴定与处置第六章档案的利用、开发、统计与移交第七章档案信息化建设第八章监督管理第九章奖励与处罚第十章附则第一章总则第一条为加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业，根据中华人民共和国档案法等法律法规，制定本规定。第二条本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像

2、等不同形式的历史记录。第三条中华人民共和国境内设立的按照规定应当形成档案的企业开展档案收集、整理、保管、利用及监督管理等活动适用本规定。第四条企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动，是企业不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务党和国家工作大局的一项重要工作。第五条坚持中国共产党对企业档案工作的领导。企业应当加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制，将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。档案工作经费应当列入企业年度财务预算，为档案工作提供保障。第六条企业档案工作实行统一领导、

3、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于开发利用。国家档案主管部门负责全国企业档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，对中央企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、中央金融企业、中央所属文化企业等，下同）档案工作实行监督和指导。县级以上地方档案主管部门在职责范围内对本区域企业档案工作实行监督和指导。各级各类开发区管理机构档案部门对本区域企业档案工作实行监督和指导。中央和地方专业主管部门对所属企业（包括上市公司、境外企业等，下同）档案工作实行监督和指导。企业应当按照资产归属关系对所属单位档案工作实行监督和指导。国有企业应当按照业务监督和指导关系向档案主管部门或母公司（投资主体）报

4、送企业年度档案工作情况。中央企业总部制定的档案管理制度应当报国家档案主管部门备案。第七条企业委托档案服务时，应当按照合法、安全、可控的原则选择依法设立的具备相应资质和服务能力的受托方，签订委托协议，约定服务范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督，保证服务质量，确保档案安全。第二章机构和人员第八条企业应当根据规模和管理模式设置档案部门（机构）或者确定负责档案工作的部门（机构），配备与企业规模相适应的专职档案工作人员，满足档案保管利用和业务监督指导的需要。其中档案保管利用人员数量可以根据馆（室）藏档窠数量及年度档案增量等确定，档案业务监督指导人员数量可以根据内设部门数量、所属单位数量、项目

5、数量等确定。中央企业、地方国有大型企业应当在总部设立负责档案工作的职能部门。企业可以根据需要按照规定设立档案馆。第九条企业应当确定分管档案工作负责人、档案部门负责人。企业可以根据需要设置档案专业负货人（档案总监），履行建立档案工作体系、审核专业技术标准、组织实施专项工作、服务主营业务等职责。第十条企业档案部门履行下列职责：（一）贯彻执行党和国家有关档案工作法律法规和方针政策，制定档案管理制度和业务标准规范；（二）组织制定并实施本企业档案工作中长期发展规划、年度计划；（）监督和指导各部门文件材料的形成、积累、鉴定、整理及归档工作；（四）负责档案的收集、整理、保管、保护、鉴定、处置、利用、开发、统

6、计等工作，并按照规定移交档案；（五）组织协调建设项目、科研项目、产品（业务）等档案验收工作；（六）监督和指导所属单位的档案工作；（七）组织实施档案信息化工作；（八）组织开展档案科学研究、技术创新、宣传培训和业务交流等活动。第十一条企业各部门（含项目，下同）应当确定档案工作负责人，配备专（兼）职档案工作人员。第十二条企业各部门负责本部门文件材料的形成、积累、鉴定、整理、归档，确保其真实、完整、准确。第十三条企业应当加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质，为其评聘职称创造条件。档案工作人员应当忠于职守、遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。第十四条档案工作人员调离岗位或退休的，应当

7、在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。第三章设施设备第十五条企业应当分别设置档案办公用房、阅览用房和档案库房，可以根据需要设置展览（陈列）室、服务器机房、档案接收、整理、修爱、消毒、数字化、缩微、安全监控等用房（以下统称业务和技术用房）。档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。第十六条档案办公用房、业务和技术用房等面积应当满足业务开展需要。阅览用房面积应当满足不同载体类型档案阅览需求，适应涉密与非涉密档案分区阅览的需要。档案库房面积应当满足企业档案法定存放年限需要，新建档案库房面积应当满足未来至少10年档案存放需要。第十七

8、条档案阅览用房、库房、业务和技术用房选址应当利于档案保护，远离易燃、易爆物品和污染源，宜符合档案馆建筑设计规范（JGJ25）规定。档案库房如无特殊保护，一般不宜设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、食堂（厨房）、变配电室、锅炉房、车库等存在安全隐患的场所。第十八条档案阅览用房、库房、业务和技术用房建筑设计宜符合档案馆建筑设计规范（JGJ25）规定。档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。第十九条档案阅览用房、业务和技术用房应当安装视频监控等设施设备。档案库房应当安装防盗门窗、视频监控、防光窗帘等设施设备，

9、可以选择智能门禁识别、自动报警、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。第二十条档案办公用房、阅览用房、业务和技术用房均应当配备消防设施并按照规定通过验收。档案库房应当配备消防系统和火灾自动报警设备。根据档案重要程度和载体类型的不同，选择采用洁净气体、高压细水雾等灭火效率高且对档案无二次损害的灭火设备。第二十一条档案库房应当根据需要配备符合国家规定的档案装具，可以参照档案装具（DA/T6）、直列式档案密集架（DA/T7）、档案密集架智能管理系统技术要求（DA/T65）等。档案库房配备的装具应当与档案库楼面均布活荷载标准值相匹配。档案库楼面均布活荷载标准值不应小于5kN7m2,采用密集架时不应小于1

10、2kNm第二十二条档案库房应当配备温湿度监测调控系统。档案库房不宜采用水、汽为热媒的采暖系统，确需采用时，应当采取有效措施，严防漏水、漏汽，且采暖系统不应有过热现象。保存重要档案或具备条件的，可以配置恒温恒湿、通风换气、空气净化等设备。第二十三条企业应当按照档案信息化要求，建设、配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子档案管理需求的设施设备，具体应当符合本规定第七章要求。第二十四条形成档案数量较少的企业，应当配备满足安防、消防、温湿度调控和信息化工作基本需求的设施设备。第四章文件材料的形成、收集、整理与归档第二十五条企业档案部门或者档案工作人员应当参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、

11、设备开箱验收等活动，对文件材料的形成、收集、整理与归档进行指导。企业下达项目计划任务应当同时提出项目文件材料的归档要求；检查项目计划进度应当同时检查项目文件材料积累情况；验收、鉴定项目成果应当同时验收、鉴定项目文件材料归档情况；项目总结应当同时做好项目文件材料归档交接。第二十六条企业形成的文件材料应当使用耐久、可靠、满足长期保存要求的记录载体和方式。归档文件材料应当真实、完整、准确，签字及盖章手续完备。归档的文件材料应当为原件，以复制件归档的应当注明原因及原件存放处。第二十七条企业应当按照中华人民共和国档案法企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局令第10号）和国家及行业相关规定，确

12、定本企业的文件材料归档范围。第二十八条企业应当编制本企业各类文件材料归档范围和档案保管期限表，并按资产归属关系指导所属单位根据有关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属单位的文件材料归档范围和档案保管期限表。企业档案保管期限分为永久和定期，定期一般分为30年和10年。中央企业总部的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报国家档案主管部门同意后执行。地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报同级档案主管部门同意后执行。第二十九条企业应当制定统一的档案分类方案。不同门类、形式的档案分类方法应当协调呼应，便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定，应当保

13、持一致，不得随意变动。第三十条归档文件材料整理应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。整理方法可以参照文书档案案卷格式（GB/T9705）、归档文件整理规则（DA/T22）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822）、照片档案管理规范（GB/T11821）、数码照片归档与管理规范（DA/T50）、录音录像档案管理规范（DA/T78）、会计档案案卷格式（DA/T39）等。第三十一条企业档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等基本属性。档号编制方法可以参照档号编制规则（DA/T13）、归档文件整理规则（DA/T

14、22）等。第三十二条企业撤销部门的未归档文件材料应当明确归档部门和责任人，在部门撤销后1个月内归档，尚未完成的项目（业务）文件材料应当及时移交项目（业务）承接部门按要求归档。企业人员岗位变动时，应当将待归档文件材料交由接任者按要求归档。第三十三条多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料，原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。有其他规定（约定）的从其规定（约定）。第三十四条企业文件材料应当经形成部门整理后归档，归档时间可以参照企业档案工作规范（DA/T42）o企业文件材料归档后，应当按照规定及时向档案部门移交。移交前，形成部

15、门应当编制交接清单，内容包括待移交档案题名、年度、卷（件）号、页数、保管期限、密级等。移交时，交接双方应当按照交接清单所列内容逐项查验，核对无误后交接双方的经办人、负责人在交接清单上签名（盖章）。交接清单一式两份、永久保存。任何部门或人员不得将应归档文件材料据为己有或者拒绝归档。第三十五条需要进行验收（审查或绩效评价）的建设、科研、产品（业务）等项目，还应当按照规定进行档案验收（审查或绩效评价）。第三十六条企业可以按照规定通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集档案。第五章档案的保管、保护、鉴定与处置第三十七条企业应当按全宗管理档案，建立并定期完善全宗卷。全宗卷的编制要求可以参照全宗卷规范（DA/T12）0第三十八条企业应当根据档案载体的不同要求对档案进行保管和保护，确保档案实体和信息安全。企业应当制定档案备份方案，根据档案内容的重要程度分级分类实施异地、异质备份。档案备份应当定期开展，至少每年备份一次。企业应当制定档案管理应急预案并定期组织演练，做好应急准备，提升应急能力。第三十九条企业应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防有害气体等工作。档案库房温湿度要求应当根据档案的重要性和载体等因素确定，宜符合档案馆建筑设计规范（JGJ25）、电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894）、磁性载体档