物料管理流程及制度.docx

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1、河起字(2013) 41号签发人：赵建国物料管理流程及制度第一章总则为了进一步规范公司物料仓库管理，明确出入库手续办理程序，提高办事 工作效率，防范和降低企业经营风险，确保公司财产安全与完整。第二章适用范围豫飞重工集团河南起重机器有限公司物料仓库。第三章相关职责第一条物资采购处：负责和供应商洽谈、签订采购合同，录入金蝶采 购合同及收料通知单，通知公司品质管理处对来料进行检验，同时通知 仓库保管员办理收料入库手续。对不合格物料拿出退换等处理意见，及时处理 不合格物料、积压物料、报废物料，减少库存占用资金。第二条 品质管理处：负责进厂物料的来料检验工作，及时出具来料检验 报告单。第三条仓储管理科：

2、负责物料仓库实物的摆放等管理工作。办理物料的 出入库手续，登记各种出入库账目，认真做好日常管理和核算工作，定期盘 点，按时编报各类报表。第四条生产处：根据销售订单生产情况计算仓库缺货情况，及时编制采 购申请单申请购买所缺物料，保证生产进度。根据生产班组实际需求物料 情况下达物料定额领用清单，仓库保管员根据物料定额领用清单办理 限额发料。第五条财务管理处：负责物料成本的结算工作。负责监督检查金蝶物流 单据的执行情况。第六条车间及班组：根据生产需求按规定编制生产领料单或红字领 料单。严格按照物料定额领用制度领用物料。第七条其他部门：根据实际需求按要求编制采购申请单及领料单。第四章物料入库管理规范第

3、八条外购入库流程及规范：外购入库流程：采购申请单一-采购合同（订单）一-收料通知单一- 质检单一- 外购入库单一-A采购发票（费用发票）。（1）采购申请。采购申请分为三类（补货采购申请、生产需求申请、 部门个别需求申请）。补货申请由仓库保管员根据日常物料结余情况 申请采购。物料结余数量小于日常使用最低库存数量时，仓库保管 员可手工编制采购申请单，由仓库管理科科长批准后，交物资采 购处由物资采购处审核后根据采购要求及时安排相关采购事宜；生 产需求申请由生产处根据实际生产需求手工编制采购申请单，有 生产处处长批准，生产副总审批后，交物资采购处由物资采购处审 核后根据采购要求及时安排相关采购事宜；部

4、门个别需求根据部门 实际需要手工编制河南起重机器有限公司请购单，部门主管批准 后（大额采购需要主管副总或总经理审批），交物资采购处由物资采 购处审核后根据采购要求及时安排相关采购事宜。无审批完整的采 购申请单物资采购处采购员不能擅自采购物品。（2）采购合同（订单）。物资采购处根据审批完整的采购申请单和供应 商洽谈订货并签订采购合同，由采购管理处主管领导签字审批，要 求所有采购事项都必须签订采购合同（临时性的零星采购可使用简 易合同,合同只需标注完整的采购内容即可）。然后根据采购合同录入金蝶采购合同（订单）。录入金蝶采购合同（订单）时采购合 同内容要按照供货单位名称、物料名称、规格型号、数量单位

5、和单 价等单据项目逐一、完整填写，其中能够取得增值税发票的物料， 单价应填开不含税单价，否则填写含税单价。将纸质采购合同按照 金蝶电脑单据编号统一打号并按顺序按月装订存档。金蝶采购合同（订单）录入要做到在签订合同之日起两个工作日内完成录入工 作。（3）收料通知单。物资采购处根据实际采购到货情况，在货物到时根 据金蝶采购合同（订单）及实际到货名称、规格型号及数量在金 蝶中编制金蝶收料通知单，并打印金蝶收料通知单一式三份（第一联交品质管理处、第二联交仓库保管员、第三联为存根联）。 在卸货前将打印好的三联金蝶收料通知单送到品质管理处，有 质检员签字确认（要注明签字日期及时间）后，再将第二联交给仓 库

6、保管员。质检员签字时间后8个工作小时内必须检验完成并编制 检验单。（4）质检单。质检员在收到金蝶收料通知单并签字确认后8个工 作小时内必须检验完成手工编制检验单（一式三联：第一联存根 联、第二联财务联、第三联仓库联）并将检验单两联（仓库联和财务联）交给仓库保管员。a、合格物料入库流程。经品质管理处质检员检验合格并开具物料合格质检单的物料仓库保管员按规定在当日办理入库手续。b、不合格物料处置办法。质检不合格的物料质检员开具物料不合格质检单，交给仓库保管员和物资采购处采购员。采购员接到不合格质检单后必须在两个工作日内拿出解决方案，并根据 质检情况编制长期待用、积压、不合格、报废物品处置表， 物资采

7、购处部门负责人审批后上报主管副总进行审批并处置。不合格产品在待处置期间将实物放置在待检区，仓库不做正 式入库手续，但是需要根据长期待用、积压、不合格、报废物 品处置表上不合格产品数量建立手工待检区备查账登记待检区 所放置的物料数量。（5）外购入库单。仓库保管员在签收质检单当日必须办理入库手续， 确保及时更新库存。仓库保管员根据物资采购处采购员提供的金 蝶收料通知单、供应商的供货清单和物料合格质检单自 动生成金蝶外购入库单，并打印外购入库单（一式五联），将四 联（财务联、物资采购处结算联、供应商联）外购入库单和质检 单交给物资采购处采购员。仓库保管员必须妥善按顺序保存金 蝶外购入库单存根联，月末

8、装订成册存档备查。（6）采购发票（费用发票）。物资采购处采购员根据合同要求向供应商 索要发票，在办理完成入库手续30个工作日内将采购发票（费 用发票）和质检单、金蝶外购入库单交给财务管理处物料 会计，由物料会计签收，并作入库核算处理。(7)外购入库其他注意事项a、集团子公司之间的正常购销业务可参照外购入库流程及规范 和豫重字201245号豫飞重工集团内部购销结算流程文件进 行。b、由于生产急用，需要直接进入生产现场的物料。这类物料需要生 产副总签字批准后实物才能不通过仓库直接放到生产现场。虽然 实物直接放到生产现场，但是质检及出入库手续需要按正常物料 收发流程进行。C、直接发到项目现场的物料。

9、这类物料需要生产副总签字批准后实 物才能不通过仓库直接送到项目现场。物资采购处采购员根据项 目现场接受人员出具的接收证明，办理相应的入库单及领料 单接收证明复印两份，入库单和领料单后各附一份。第九条自制入库入库流程：分厂统计编制实物入库单-生产处审核-品质管理 处质检一-仓库保管员办理入库手续。自制物料或部件入库时，先由各分厂统计填开河南起重有限公司实物 入库单。分厂领导签字后，分厂经办人将实物入库单送到生产处，有生 产处处长按照生产计划对实物入库单进行审核，符合生产计划要求的在 实物入库单上签字交给分厂经办人，经办人通知品质管理处质检员根据生 产处处长签字后的实物入库单对物料进行检验，质检员

10、检验合格后在编制 合格质检单并签字，将合格质检单交给办理入库事宜的经办人，仓库保 管员据生产处处长签字后的实物入库单及合格质检单办理入库手续， 在金蝶中按要求编制金蝶产品入库单，并将河南起重有限公司实 物入库单按顺序保存，月末装订成册存档备查。期末由财务管理处成本会 计计算自制物料或部件的实际成本，并填写物料价格(不含税成本价)。第十条 领用退回入库及其他物料退回(1)合格物料退回车间及安装服务处因多领、改制等原因造成已经 领用的合格物料需要退回仓库的，由退货班组将物料送到相应仓库， 由分厂统计根据退货实物名称编制红字领料单在单据上注明退 回原因，并将领料单录入金蝶系统。如果仓库保管员对退回物

11、 品的质量是否合格存在异议，可要求退回单位先请品质管理处检测。(2)不合格物料退回。车间在使用过程中发现物料不符合质量标准或 安装服务处在售后服务过程中发现物料不符合质量标准需要退回仓库 再处理的物料，由退货单位根据退货实物名称编制红字领料单并 在单据上注明退回原因，经主管领导签字后，送品质管理处经过质 检员检测，并注明不合格原因后签字确认。退回部门将退回物料和红字领料单送到相应仓库，仓库保管员收到完整物料和手续后 办理退库，并在一个工作日内将红字领料单录入金蝶系统。退 回的不符合质量标准的物料，不能和正常使用的物料放在一起，要 放在仓库规划的待处理区。仓库保管还需要根据退回物料情况的不 合格

12、原因做相应处理。不合格原因可分两大类：自身存在质量问题的 物料、生产过程损坏的物料。a、自身存在质量问题的物料。物料有质量问题但是在入库质检过程 中没有检验出来的，在后续使用过程中发现的，要及时退回仓库， 注明原因。仓库保管员编制不合格品处置表由仓储管理科科 长批准后交给物资采购处相应业务员签收。物资采购处业务员签 收后必须在三个工作日内和供应商交涉完毕并拿出处置意见，物 资采购处部门负责人审批后上报生产副总进行审批并处置。逾期 不处理的给相关责任人按给公司造成经济损失大小给予一定的 处罚。b、生产或安装过程中损坏的物料。生产过程不按操作规程进行安装 而造成的物料损坏，需要退回仓库重新领料。需

13、要生产副总在红 字领料单上签字批准后才能办理退库手续。仓库保管员在月末 根据实际本月退回此类物料情况编制损坏物料处置表由仓储 管理科科长批准后交给生产副总。生产副总根据实际情况给相关 责任人按给公司造成经济损失大小给予一定的处罚。(3)拆车件入库。从长期积压或者客户退回产品上拆下的可以使用的 物料，需要退回仓库，参照合格物料退回流程及规定进行，但需要 标注清晰物料的出处。(4)换领其他物料。需要换领其他物料的业务必须按照先退后领的原 则进行。首先将不用的物料按照合格品退出的步骤将物料退回仓库 及金蝶系统，然后按照生产领料的步骤再进行领料。不得实物直接 交换，账面不做处理。第十一条委托加工入库委

14、托加工物料或部件加工完成入库时，生产处经办人通知质检员对外协 加物料或部件进行检验，检验合格后质检员编制合格的质检单，并痔质检单交给经办人，生产处经办人持委托加工合同(协议)、委 外加工入库清单及质检单到仓库办理相关入库手续。仓库保管员 应根据委托加工合同(协议)规定的有关条款、委外加工入库清单 及质检单对入库物料或部件进行验收，无误后填开委外加工入库 单，并录入金蝶。第十二条调拨入库(1)公司内部仓库之间物料的调拨。调出仓库保管员编制内部调拨 单，填写清楚调拨物料的名称，规格型号及调拨数量。调出和调 入仓库保管员同时在内部调拨单上签字，经过仓储管理科科长 签字批准后，根据内部调拨单进行实物交

15、割。(2)集团内部子公司间的物料调拨。调入物料视同外购，按照外购入 库流程及制度进行。调出物料视同销售，按销售出库流程及制度进 行。第十三条其他入库(1)业务经理自备物料。因业务需要业务经理自备的物料在公司仓库 暂存的需要销售副总和生产副总同时批准。生产副总在审批时需要 根据业务经理自备物料是否属于产品重要部件批示是否需要质检。 如果业务经理自备物料属于产品重要部件的，需要品质管理处质检 员检验。仓库保管员根据合格检验单才允许物料实物放入仓库。 在放置时应该和公司物品区分开，并制作标牌标示清楚代管物料名 称、规格、数量及放置时间，此类物料只登记手工备查账记录其数 量，不在金蝶系统做任何处理。(2)供应商质量保障备补物料。对因物料质量原因，供应商提供的物 料中包括“质量保障备补数量”时，物料仓库应在填开待检物料 暂收单上注明，备补数量不得办理正式入库，但需要建立待检物 料备查账登记数量。（3）实收数量大于合同中采购数量，以合同数量为准，多出数量（仍存放暂存区）通知物资采购处门将货物退回。第五章物料出库管理规范第十四条销售出库库存物料或部件对外转让销售时，应由相关部门填写实物销售清单，经 部门领导审核批准后到公司财务管理