RFID智能档案管理系统设计方案.docx

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1、RFID智能档案管理系统设计方案一、档案管理的现状与问题近年来，中国的档案管理取得了很大的进步。档案管理规模扩大，档案数量 也与日俱增。档案的类型越来越多样化，信息量迅速扩大。然而，传统的保密档 案管理方法和技术带来的问题日益突出：L保密档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长按照传统方式，分类文件进入图书馆后需要进行分类、排序和装订，然后手 动写入文件盒的相关信息，最后手动复制文件目录，并将目录和文件一起密封到 文件盒中。这种操作模式消耗了大量的现场劳动力和时间，导致许多文件在进入 图书馆后长时间堆积，无法在角落里及时整理和归档。此外，文件编目和文件盒 转录大多是简单?口重复的工作，手工处理使整个

2、过程变得繁琐和低效。2 .档案存放次序较易被打乱虽然文件一般是分类存储的,但由于手动操作的随机性和文件访问过程中不 可避免的一些错误，文件存储的顺序不可避免地被打乱，导致文件存储混乱，搜 索困难。3 .档案查阅耗时长随着文件大4坏口类型的增加，在搜索某个文件时，管理员应首先找到存储文 件类型的机架，然后根据文件的目录信息搜索机架的每个单元。一旦文件在访问 时没有按照规定存储在指定位置，搜索就像大海捞针，所有文件都需要筛选。4 .档案的盘点操作不科学由于档案数量众多，且档案材料被封装在文件夹或文件盒中，因此在盘点档 案时通常只计算文件夹或文件箱的数量。但是，每个文件夹文件盒中存储的文件 类型和数

3、量不同，这种盘存方法并不能真正反映存储的文档和文件的真实信息。 如果你想打开每个文件夹或文件盒进行清点，这将是一个巨大的项目。5 .对失效文件和档案的管理滞后有效期是档案价值的重要标志之一。因此，超过有效期的档案没有价值，需 要定期销毁，以减少对档案库存资源的占用。然而，由于传统管理模式下的档案 盘点困难，管理人员无法准确掌握档案的存放时间信息，使得无效档案无法及时 发现用1处理。因此，许多过期的旧文档或文件仍然与有效文档或文件一起存储在 货架上，形成大量冗余文件，这给文件管理带来了额外的负靳口成本。鉴于这种情况,文件和档案管理的技术升级和转型迫在眉睫。作为新一代的 材料跟踪和信息识别，RFI

4、D （射频识别技术）技术的快速发展带来了文件管理 自动化和智能化的可能性，并具有其他方法无法比拟的优势。二、RFlD技术应用于档案管理的方案设计1 .RFID技术简介RHIX射频识别）是20世纪90年代兴起的一种自动识别技术。典型的RFID 系统由三部分组成：射频电子标签、读取器或读取器和天线。它是一项集编码、 载波、识别和通信等技术于一体的综合性技术。它的主要原理是使用无线电波来 读、写和识别标记的媒体。它的明显特点是非接触。在实际应用中，读取器和写 入器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着到待识别对象的表面。读取器/写入器还可以无接触地读取和识别存储在电子标签中的电子数据，从而

5、 实现远距离、非接触式收集和无线传输物体识别信息的功能。2 .将RFID技术应用于档案管理，有着以下优点：2.1 .非接触式数据采集RFlD技术大大提高了管理人员收集、交换和跟踪库区货物信息的能力。管 理员不需要打开文件盒,只需要将带有RFID标签的文件盒放在阅读器前面，然 后就可以在电脑屏幕上显示文件盒中文件的具体名称、数量、文件摘要等信息, 减少了管理员的操作环节，提高了操作效率，帮助管理员实现库存文件的动态管 理。2.2 快速扫描，且一次性数据处理量大RFID读取器可以同时从多个rfid标签中快速读取多个相关数据信息，包括 存储位置信息、文件内容摘要信息等。例如，一些读取器和写入器每秒可

6、以读取 200个标签的数据，这比传统扫描方法快100多倍。2.3 标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用与传统的条形码、磁卡和其他数据存储介质相比，RFID标签可以存储的数 据量大大增加，最多可达IK或更多；标签的内容可以重复重写，而不会损坏标 签的功能，从而实现标签的重用。2.4 安全性高标签的数据访问受密码保护。识别码是唯一的，不能复制。这种高度安全的 保护措施使标签上的数据不易被伪造和篡改。2. 5抗污染性能强和耐久性传统条形码的载体是纸张，因此很容易被污染，但RFID对水、油、化学品 和其他物质有很强的抵抗力。此外，由于条形码附着在塑料袋或外包装纸箱上, 因此特别容易损坏；RFID标签

7、将数据存储在芯片中，因此不会受到污染。2.6 体积小型化、形状多样化RFlD在读取时不受尺寸和形状的限制，并且不需要匹配纸张的固定尺寸和 打印质量以获得读取精度。此外，RFlD标签可以更加小型化和多样化，以应用 于不同的档案。2.7 可重复使用今天的条形码打印后无法更改。RFID标签可以重复添加、修改和删除存储 在RFlD标签中的数据，以便于信息的更新。2.8 穿透性和无屏障阅读在被覆盖的情况下，RFID可以穿透纸张、木材和塑料等非金属或不透明材 料，并可以进行穿透通信。条形码扫描仪只能在距离较近且没有物体阻挡的情况 下读取条形码2. 9标签具有EAS防盗功能结合门式通道天线，有效防止文件丢失

8、，实现非法取款报警功能3,基于RFID的档案流向管理系统功能模块设计文件,档案流向(RFID)登记量理系统功能横馔SP构鉴于RFID的以上优点，将其应用于档案管理工作中不仅能大大提高管理的 效率，同时还有助于提高档案管理的安全性。由此，一套基于RFlD技术的档案 管理自动化管理系统，其主要由RFlD数据管理系统和档案管理信息系统组成。3. LRFID数据管理系统该系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入 输出终端。终端管理器包括读写器与手持式PDA,是中心数据库获取信息与输出 信息的重要端口。读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中 的信息导入数据库；手持

9、式PDA是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理 员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提 供数据支持。3. 2.档案管理信息系统该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子 系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成, 而安全管理子系统包括监控模块和警报模块。储位管理子系统：该子系统能够实现档案自动识别模块所储存的档案盒编号 和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配，从而在进行档案的出入库时较 好地实现档案储位的定位。此外，储位自动识别模块还具有储位分配、储位信息 管理的功能，可实现档案馆储位的可视化、动态化

10、管理。查询管理子系统：在文件或档案需要被查阅时，由该子系统提供档案编目查 询、密级查询等，并发出出库指令，指令通过计算机总线将查询信号传输至档案 架，使得文件或档案架上的指示灯亮起，管理人员按指示灯指示做出库作业。销毁管理子系统：档案入库前，在销毁管理子系统中设定每份档案的保管期 限，当到达保管期限时，销毁管理子系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息, 由管理人员作进一步处理。管理人员也可由该子系统查看将要到期或是已到期销 毁的档案信息。安全管理子系统（需要珍惜档案放到一起进行统一管理）：该子系统负责档 案防盗和现场监管，实施档案管理的安全机制。当文件夹或档案盒在非正常情况 下离开储位（指不经

11、查询子系统发出出库指令情况下），安装于储位区的阅读器 将捕捉到这一信息，将档案信息无线传回管理系统，监控模块将会把这一异常信 息立即发送给警报模块，警报模块接受到信息后向计算机控制中心发出警报。综上所述，RFID数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统 间的对接，由RFID数据管理系统实现档窠数据的收集、储存、读写电子标签； 档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。同时，可对系统用户设置不同 权限，以实现对用户的安全性管理。2.硬件设备的应用方案一般来说，档案库房的面积较小，可选择高频或超高频（HF/UHF）频段的读 写器和无源电子标签。RFID标签根据用途不同可以分为档案标签和

12、储位标签。1. RFID硬件架构1.1. 管理中心RFID硬件架构近远场吊牌标签.一近场天线1.1.暂存区硬件架构读写器LL库房硬件架构（需用进行统一管理，成本高）多层智慧型货架存储定位小型智慧型货架存储定位1. 标签、安装及手持读卡器2. L标签信息项的设定档案标签上储存的信息项包括：文件或档案类别、文件或档案名称、文件或 档案编号、文件或档案密级、入库时间、保存期限、文件或档案内容摘要等。库位标签上储存的信息项包括：储位类型、储位编号、存放的文件或档案编 号区间及数量。3. 2.标签安装在文件档案标签中，将电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒或 文件上。档案盒采用塑料或纸质材质，利

13、于RFlD标签的粘贴与取下，同时盒体 不易损伤可循环使用从而降低储存成本。考虑到防湿、防潮需求，可在盒内放置 少量干燥剂。而储位标签在储位不需要调整或者标签没有损坏的情况下，一般只需安装一 次。储位标签直接安装在储位正下方的支撑横梁上。图3:贴标签完全符合15693标器的RFTD标筌9 4： RHD在档案室墙壁或天花板上安装阅读器，设备的正常工作需外接220V转12v 电源适配器，并通过局域网、无线局域网、485等将RFlD标签读卡器读取的数 据通过网络或无线网络的方式传回服务器。3.1. 天线安装与设计为确保档案标签数据的读取，需要根据档案室实际情况,包括文件或档案柜、 文件或档案密集架的尺

14、寸样式、材料来确定天线布置，确保最佳读写效果，天线 需要定制。2. 2.手持式PDA用于档案资料盘点、顺架清理。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持 式PDA进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案顺架盘点。2.RFID技术应用于档案管理的流程设计1 .入馆新的档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档 案进行编目，并通过终端管理器写入RFlD标签，生成的电子标签数据被传送到 中心数据库里以备系统其他模块调用。档案入馆的流程如图所示:入库时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令，然后读取要入 馆的档案盒信息，然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行文件

15、夹、档案 盒信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位,确认无误后, 管理员发出入馆确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该文件或档案架，储 位指示点亮起，管理人员将文件或档案盒放至指示点所指示的储位，按下储位上 的确认按钮，指示灯熄灭，确认信号反馈回管理系统，入馆结束。全部档案入库 完毕后，在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询，从而实现对档案 的可视化、动态化管理。档案入馆流程L盘点由于RFn）的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系 统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相 应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与

16、中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式PDA进行现场核对，修改系统信息 或现场信息，从而完成档案盘点。2 .查阅档案的查阅流程如图3所示：文件、档案查询及出库流程在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系 统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令, 储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档 案所存放的物理位置。管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。当档案经过出库 口时，出库口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确 认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时，系统将