大学档案工作管理办法.docx
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1、XXXX大学档案工作管理办法第一章总则第一条为加强学校档案工作,提高档案管理水平,进一步促进档案工作科学化、规范化、标准化和信息化建设,使之为学校建设高水平研究型大学提供优质服务,根据中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法等法规,结合学校实际,制定本办法。第二条学校档案是指学校各部门在从事党政管理、教学、科研、基本建设、经济核算、设备管理等活动中直接形成并积累下来的,对学校和社会具有保存价值的,各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。第三条档案工作是维护学校历史面貌的主要事业,是学校重要的基础工作之一,应纳入学校发展的整体规划,加强对档案工作的领导与管理。在人员编制、档案库房、管理设
2、施和经费等方面予以保障。第四条学校档案工作的方针是科学规划、依法管理。在加强档案的收集、整理工作,注重有效保护和利用历史档案资源的同时,逐步推进档案信息化建设,充分发挥档案的信息递延效应。第五条学校档案工作的原则是学校统一领导、集中管理。各部门在布置、检查、验收、总结业务工作时,档案工作要同步进行。第六条学校档案工作的方法是档案材料形成单位、项目组立卷归档,并坚持在档案材料形成过程中做好预立卷工作。第二章领导体制、机构及职责第七条学校档案工作,业务上受教育部和省教育厅领导,同时接受省、市档案局指导、监督与检查。第八条学校档案工作由校长领导,并履行以下职责:(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法
3、规和方针政策,制定学校档案工作规章制度;(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责全校的档案工作。第九条学校档案馆是学校档案工作的职能部门,负责对全校档案工作实行指导、监督与检查,其主要职责是:(一)宣传贯彻中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法等法律、法规,组织制定学校档案工作规划和档案管理工作的规章制度,并贯彻落实;(二)负责学校各类档案归档、建档工作,并对全校各单位
4、的档案工作进行指导、监督和检查;(三)加强档案队伍建设。建立健全兼职档案员队伍,组织全校专、兼职档案工作人员的业务培训,进一步提升档案工作管理队伍的业务水平,及时解决档案工作中的实际问题,推动学校档案工作的发展;(四)负责学校各类档案的保管和利用工作。在做好安全、保密工作的基础上,紧紧围绕学校中心工作,积极开展档案信息咨询服务,开发档案信息资源,充分发挥档案的文化教育功能,努力创设爱国主义教育基地;(五)负责编制学校各类档案检索工具,汇编各类档案参考资料,积极开展档案的编研工作;有计划地组织参加校内外档案学术研究和交流活动,扎实开展档案理论研究与实践,不断提高档案工作人员的业务素质;(六)负责
5、组织开展档案工作相关法律法规宣传教育活动,增强学校师生员工的“依法治档”意识,提高档案工作在全校师生员工中的影响及地位;(七)负责收集、整理校史有关资料,出版档案史料,协助相关部门做好校史编纂工作;(A)加强档案信息化建设,开展特色服务,完善服务设施,为学校各部门和广大师生,以及社会提供快捷、优质服务;(九)负责组织档案鉴定、销毁工作;(十)总结交流档案工作经验,组织开展档案工作检查和评比活动,表彰先进,调动专、兼职档案工作人员的积极性;(十一)完成上级下达的各项档案工作任务和领导交办的其它工作。第十条学校具有独立法人资格的附属单位(如临床医学院等),某些需要特殊条件保管或利用频繁并且具有一定
6、独立性的档案,应根据实际需要设立档案室单独管理。其档案室行政上受所在单位管理,业务上接受学校档案馆指导、监督与检查。第十一条学校机关各部门、直属单位、学院(中心、所)等处级单位,要将档案工作纳入其职责范围,由一名负责人负责分管本部门的档案工作,并根据工作需要配备兼职档案工作人员,负责本部门档案的收集、整理和归档工作。兼职档案工作人员队伍应当保持相对稳定。第十二条专(兼)职档案员的主要职责是:(一)贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规和学校的规定,制定本部门档案工作计划;(二)按照立卷归档程序,做好本部门档案预立卷工作,完善应归档文件材料的形成积累;(S)将收集、积累的文件材料整理、组卷、装订,
7、做到组卷合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐,并及时向学校档案馆移交。(四)做好存放在本部门的文件材料的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。第三章档案的接收第十三条学校档案馆建立和完善各类材料的立卷归档制度,并实行纸质档案和电子档案双轨并行的立卷归档管理办法。应归档的文件材料必须做到完整、准确、系统。第十四条学校档案的分类,以及各类文件材料的归档范围和保管期限,按照国家有关法律法规执行。档案馆应结合学校实际,以档案全宗管理为基础,制定符合工作需要的XXXX大学档案分类暂行规定,强化对档案业务工作的监督和指导。第十五条学校各部门在教学、科研、党政管理等活动中(包括个人在教学、科研、党政管
8、理等职务活动中)所形成的文件材料,由各部门按照学校档案馆制定的档案整理组卷规则组卷,经档案馆检查合格后向档案馆移交。第十六条学校部门立卷归档归口为:全校性、综合性材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。科研项目的立卷归档,由校科技处、社科处、先进技术研究院与各科研项目承担单位双重管理监督,项目组负责立卷归档。其余按各职能部门分工负责相应材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的,由文件的主办部门归档,其他部门协办。农学部档案馆的业务工作,受学校档案馆指导、监督和检查。第十七条档案密级的划分由立卷归档单位提出,归档单位用铅笔将密级标明在案卷封面上,经学校保密工作办公室审核后再明确标注在案卷封面上。
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