（ISO体系程序文件8）采购控制程序.docx

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1、某某有限公司外部提供过程产品和服务采购控制程序文件编号：QY1S/QP-08版本号：A/0受控状态：受控分发号：持有人：编制：日期：2023-06-01审核：日期：2023-06-01批准：日期：2023-06-01发布日期：20发-06期实施日期：20发-06-期编号:QY1S/QP-08某某有限公司版本号：A第1页共8页程序文件修订号：0发布日期：2023-06-01采购控制程序实施日期：2023-06-011.0目的建立物料的供应管理程序，规范从供应商选择、评估、检查、管理及原料合规性评价，物料索证索票、物料接收检查、验收、运输及使用的整个过程，确保供应商能及时、持续稳定地提供满足产品要

2、求的物料，以确保产品质量和成本得到有效控制。2.0适用范围适应于本公司从供应商之选择和评估到采购完成的整个过程。3.0职责和权限3.1业务部：3.1.1负责相关方(供应商和外包商)的初选及合格相关方名册的维护。3.1. 2负责组织进行相关方的评审；3.1.3负责与相关方的沟通；3.2 品管部：负责来料的质量检查(IQC)并作出合格判定，并对原料进行合规性评价；对供应商提供的样品进行质量确认；参与供应商评估。3.3 生产部：参与供应商评估；负责提供相关的生产技J1t数据:配方,工艺,原料和物料及产品的检验方法,检验标准等技J1t数据；3. 4仓库：负责对来料的验收与报检，来料包装完整性检查，物料

3、贮存。4.0工作程序：4.1 供应商选择4. 1.1业务部依据物料采购要求,遵循“货询三家，就近配套”的原则，按以下方式预选合格的供应商。4. 1.1.1业务部向供应商询问有关产品质量和服务情况，对比以往试用或了解其它用户的使用情况和经验，作为选择供应商的依据之一。4. 1.1.2业务部向供应商提供采购计划，并索取样品、资质文件及技术资料，对所提供样品进行评估，必要时应由技术组和品管部确认。资质文件包括营业执照、税务登记证、生产许可证、卫生许可证等；技术资料包手：来料的标准、检验报告(COA),化学品安全技术说明书(MSDS)等。编号：QY1S/QP-08某某有限公司版本号：A第2页共8页程序

4、文件修订号：0发布日期：2023-06-01采购控制程序实施日期：2023-06-014 .1.1.3由生产部、业务部及品管部的主要负责人共同参与供应商供货能力的评估，包括对供应商生产规模、生产能力、生产环境、质量控制、人员资格、售后服务及质量管理体系的评估。5 .1.2业务部在综合以上结果的基础上，确定合格供应商，评估的情况记录于合格供方评定/业绩记录表中。4. 1.3评估合格的供应商，将其列名到合格供方名册上，如果评估不合格，不予采用。合格供方名册应及时更新，以确保其时效性。4. 2原料合规性评价4.2.1检查原料是否可使用原料：查国家食品药品监督管理总局2015第105号已使用化妆品原料

5、名称目录，所使用的原料必须在已使用化妆品原料名称目录以内。4.2.2检查原料是否禁限用物质，查化妆品安全技术规范（2015）表1化妆品禁用组分，表3化妆品限用组分。4.2.3化妆品准用防腐剂，查查化妆品安全技术规范(2015)化妆品准用防腐剂,止使用不在表4里的防腐剂。4.2.4化妆品准用防晒剂，查查化妆品安全技术规范(2015)化妆品准用防晒剂,止使用不在表5里的防晒剂。4.2.5化妆品准用着色剂，查查化妆品安全技术规范(2015)化妆品准用着色剂,止使用不在表6里的着色剂。4.2.6化妆品准用染发剂，查查化妆品安全技术规范(2015)化妆品准用染发剂,止使用不在表7里的染发剂。4.3采购计

6、划及实施4.3.1生产部根据生产计划，向仓库落实生产所需材料的库存量，结合材料是否通用，公司对安全库存、最高存量等因素，确定生产所需另购的材料，由业务部填写采购申请单上，通过K3系统提交总经理批准。4.3.2如果属于个别部门所需的个别材料，应由相应人员向业务部提出（具体参见生产过程控制程序相关规定）。编号：QY1S/QP-08某某有限公司版本号：A第3页共8页程序文件修订号：0发布日期：2023-06-01采购控制程序实施日期：2023-06-014.3.3业务部主管按批准后采购申请单编制采购合同，安排实施采购，采购对象必须是合格供方名册上的供应商。4.3.3.1业务部订货时必须同供应商落实材

7、料型号、规格及交货期等要求是否能得到满足，不能得到满足应及时与相关部门沟通或另寻供应商。4.3.3.2物料应符合国家标准、行业标准或其它有关标准，不得对产品的质量产生不良影响。4.3.3.3采购人员应按采购标准进行采购，严格控制采购物料的质量，确保所采购的物料符合化妆品安全技术规范（2015）的要求。4.3.3.4业务部必须对采购情况进行适时的跟踪，以保证生产材料能够按期采购到位。4.3.3.5若因某种原因造成材料不能按时到位时，业务部应及时通知生产部门，生产部接到通知后应按生产过程控制程序对生产计划作出相应的调整。4.3.3.6建立物料采购台账，并向供应商索证索票，具体按供应商来料索证索标和

8、台账管理规程的要求进行。4.4 来料验收1. 4.1供应商依据采购申请单和采购合同要求交货至本公司；在供应商送货到厂之前，业务部应与供应商明确交货方式，并及时通知仓库作好收货准备，仓库主管需安排仓管员对即将来货作好接收准备工作（如安排接收负责人，搬运等）；4. 4.2送货到达后，所有物品的入库，仓库收料员必须亲临现场，核对送货单与来货是否一致（核对项目包括供应商名称、来料名称、规格型号、批次等），无误后按送货单将数量清点清楚，若发现来料与要求明显不符，则仓管员应当场予以拒收或通知业务部退货（具体操作按产品防护控制程序和不合格品控制程序规定执行）。5. 4.3仓管员对来料进行包装完整性检查，确保

9、产品包装完好，无破损，无受潮，无污染，无虫蛀鼠咬等现象。确认无误后，填写报检单，通知品管部IQC进行质量检查。6. 4.4IQC接到检验通知后，应先准备好检测工具及相应资料；7. 4.4.1IQC按产品检验程序的要求，对来料实施检查，检查之结果记录于原料检验报告或物料检验报告中。编号：QY1S/QP-08某某有限公司版本号：A第4页共8页程序文件修订号：0发布日期：2023-06-01采购控制程序实施日期：2023-06-018. 4.4.2当IQC抽检中发现有不合格品时，则按不合格品控制程序处理，若判定为合格，则IQC质检员出具原料检验报告或物料检验报告，交由仓管员办理入库。9. 4.5仓管

10、员根据仓库作业管理程序的相关规定，根据IQC的判定结果，对来料进行收货、退货及单据的处理，并作好相应的标识。4.5 当需要到供方处验货时，由业务部与供方做好验货安排和产品放行方式，并在采购合同上明确规定，验货前做好与供方的沟通和联系工作，并通知品管部派人验货。4.6物料的贮存：按产品防护控制程序的要求进行。4. 7供应商的年度评估4.7. 1每年年底，由业务部对供应商进行合格性评估，所有供应商（包括初选合格，已在合格供方名册上登记的都是被评估的对象，将被评估的供应商全部列名在合格供方评定/业绩记录表上。4.7.2评估的依据为：4.7.2.1供应商过去交货质量情况，权重为40分，统计方法为：合格

11、批数交货总批数X40分4.7.2.2供应商过去交货期达成情况，权重为40分，统计方法为：准时交货批数交货总批数X40分4.7.2.3价格、信誉及服务，权重为20分，由业务部负责综合评定。4. 7.3评估时，业务部须专门列出统计表，证实各厂商的得分情况和评分结果，评估结果填写在合格供方评定/业绩记录表中，以80分为合格供应商（质量分数不低于35分）。经评估不合格的供应商，由业务部取消其向我公司供应物料的资格。5. 2.4业务部每次评估后有增加或删除合格供应商时，都对合格供方名册进行更新。5.0相关文件5.1 生产过程控制程序5.2 产品检验程序5.3 产品防护控制程序编号：QY1S/QP-08某

12、某有限公司版本号：A第5页共8页程序文件修订号：0发布日期：2023-06-01采购控制程序实施日期：2023-06-015.4 不合格品控制程序5. 5标识及追溯性控制程序5. 6记录控制程序6. 7食品药品监督管理总局2015第105号己使用化妆品原料名称目录5.8化妆品安全技术规范（2015）6.0应用表单6.1 合格供方名册7. 2合格供方评定/业绩记录表7.3 采购申请单7.4 采购合同7.5 原料检验报告6.6物料检验报告编号：QY1S/QP-08某某有限公司版本号：A第6页共8页程序文件修订号：0发布日期：2023-06-01采购控制程序实施日期：2023-06-01附录1：供应商管理流程图编号：QY1S/QP-08某某有限公司版本号：A第7页共8页程序文件修订号：0发布日期：2023-06-01采购控制程序实施日期：2023-06-01附录2：采购流程图编号：QY1S/QP-08某某有限公司版本号：A第8页共8页程序文件修订号：0发布日期：2023-06-01采购控制程序实施日期：2023-06-01文件制/修订记录版次制/修订记录制/修订部门制/修订者制/修订日期A/O首版发行品管部2023.06.01