（CNAS体系程序文件3）沟通控制程序.docx

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1、广东有限公司检测中心沟通控制程序文件编号：QY/CX-03版本号：B/0受控状态：受控分发号：持有人：编制：日期：审核：日期：批准：日期：编号：QY/CX-03广东连锁有限公司检测中心版本号：B第1页共6页程序文件修订号：O发布日期：沟通控制程序实施日期：文件制/修订记录版次制/修订记录制/修订部门制/修订者制/修订日期编号：QY/CX-03广东连锁有限公司检测中心版本号：B第2页共6页程序文件修订号：O发布日期：沟通控制程序实施日期：1O目的为了及时、准确地收集、传递及反馈检测中心相关质量和安全的信息，并对信息进行管理，特制定本程序。2.0适用范围适用于本检测中心全体员工、各职能部门以及提供

2、外部服务的相关方。3.0职责和权限3.1 综合部为沟通管理工作归口部门，负责检测中心质量和安全信息的内外部沟通。3.2 各部门负责工作范围内和对应相关方信息的收集、传递和交流。4.O工作程序：4.1内部沟通4.1.1内部沟通的信息a.质量方针目标完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告及体系正常运行时的其它记录；b.不符合项报告及纠正预防措施报告；c.紧急信息：安全事故，突发事件信息；d.企业文化信息；e员工建议等。f.其它信息4.1.2自上而下的沟通：4.1.2.1中心主任根据组织机构和职能运作，通过会议、文件等方式，对管理体系运作的过程，包括顾客和法律法规的要求，方针目标及其完成情

3、况，以及实施的有效性进行沟通，及时采取相应的措施，确保管理体系的正常运作。4.1.2.2检测中心的例行会议、管理评审会议、内部审核首末次会议、相关的培训讲课等，参加人员应在会议/培训记录表上签名，并做好相关会议记录，并根据需要以会议纪要，备忘录、编号：QY/CX-03广东连锁有限公司检测中心版本号：B第3页共6页程序文件修订号：0发布日期：沟通控制程序实施日期：简报等形式对下级相关部门和人员传达。4.1.2.3检测中心每月至少组织召开一次例会，由中心主任或其受权人主持，对下例各事项进行讨论、交流、汇报：a.质量目标评审及完成情况；b.体系运行监测情况分析；c.合同履行情况汇报d.客户及相关方的

4、投诉处理跟踪；e.不符合项的处理及纠正预防措施的验证f.其它问题4.1.3自下而上的沟通：4.1.3.1各部门建立汇报制度，负责人每月例会汇报本部门工作情况，做为中心主任决策的依据。4.1.3.2各部门应按有关规定，定期向中心主任上报有关报表。4.1.3.3上级与下属以谈话方式进行沟通或布置工作任务。4.1.4各部门之间的沟通4.1.4.1各部门之间的信息传递和交流，属于相对简单处理的事宜可以现场口头交流或电话方式沟通，属较严重的事宜，应以书面或电子邮件、OA等形式沟通，书面沟通必须确保相关信息的传递质量、及时性、有效性，以免耽误处理问题的时机。4.1.4.2各主管职能部门按规定的要求定期或不

5、定期到现场检查工作，并填写相应的记录，针对问题及时在现场纠正或按不符合工作控制程序、纠正与预防措施控制程序的有关规定执行。4.2外部沟通4.2.1与上级监管部门的沟通由检测中心管理层负责，主要内容：4.2.1.1与国家认可委及实验室审核信息的沟通，由质量负责人负责。4.2.1.2与广东省市场监督管理局及其它政府管理部门的沟通，由中心主任负责。编号：QY/CX-03广东连锁有限公司检测中心版本号：B第4页共6页程序文件修订号：O发布日期：沟通控制程序实施日期：4.2.1.3相关监管部门发布新标准、新检测方法的收集，由技术负责人负责。以上沟通所形成和收集的文件，记录于外来文件登记表中。4.2.2与

6、供方和分包商的沟通由综合部负责，主要信息有：4.2.2.1与化学试剂、培养基、检测仪器、玻璃器皿及易耗品供方的沟通：按外部提供产品和服务管理程序、培养基质量控制程序和设备管理程序等文件要求进行，沟通过程所形成的信息记录于试剂及易耗用品请购申请验收表、培养基（试剂）目录清单、微生物培养基质控记录表、合格供应商名录、供应品供应商评价表、合格供应商资质材料汇总表、仪器设备购置申报表、仪器设备验收记录表等记录中。4.2.2.2与监视和测量装置的检定和校准服务供方的沟通：按量值溯源程序的要求进行，沟通过程所形成的信息记录于仪器设备检定/校准情况明细表、计量服务供应商评价表和仪器设备量值溯源图中。4.2.

7、2.3标准物质与菌种服务供方的沟通：按标准物质管理程序、微生物标准菌种管理程序的要求进行，沟通过程所形成的信息记录于标准物质登记表、标准菌种管理档案中4.2.2.4与检测分包商的沟通：按分包工作控制程序的要求进行，沟通过程所形成的信息记录于合格分包方名录、合格分包方评价表中。4.2.2.5与能力验证、比对实验室相关方的沟通：按能力验证程序的要求进行，沟通过程所形成的信息记录于比对实验分析报告、外来文件登记表中。4.2.3与客户的沟通由相关部门负责，主要内容有：4.2.3.1样品与技术资料接收信息的沟通，由检测部样品员负责。编号：QY/CX-03广东连锁有限公司检测中心版本号：B第5页共6页程序

8、文件修订号：O发布日期：沟通控制程序实施日期：按样品管理程序的要求进行，沟通过程所形成的信息记录于样品登记表中。4.2.3.2合同评审信息的沟通，由综合部负责。按合同评审程序的要求进行，沟通过程所形成的信息记录于合同评审记录表、合同登记表中。4.2.3.3客户的投诉与抱怨、满意度调查的沟通，由综合部负责。按申诉/投诉处理程序的要求进行，沟通过程所形成的信息记录于客户反馈处理记录、客户申诉投诉处理记录、客户满意度调查表中。5相关文件不符合工作控制程序QY/CX-31纠正与预防措施控制程序QY/CX-37外部提供产品和服务管理程序QY/CX-19培养基质量控制程序QY/CX-12设备管理程序QY/

9、CX-15量值溯源程序QY/CX-18标准物质管理程序QY/CX-16微生物标准菌种管理程序QY/CX-13分包工作控制程序QY/CX-20能力验证程序QY/CX-28样品管理程序QY/CX-25合同评审程序QY/CX-21申诉/投诉处理程序QY/CX-306记录试剂及易耗用品请购申请验收表QY/J1B-G1-007培养基（试剂）目录清单QY/J1B-CX-014编号：QY/CX-03广东连锁有限公司检测中心版本号：B第6页共6页程序文件修订号：O发布日期：沟通控制程序实施日期：微生物培养基质控记录表QY/J1B-G1-016合格供应商名录QY/JI3-CX-016供应品供应商评价表QY/J1

10、B-CX-017合格供应商资质材料汇总表QY/J1B-CX-077仪器设备购置申报表QY/J1B-CX-059仪器设备验收记录表QY/J1B-CX-060仪器设备检定/校准情况明细表QY/J1B-CX-048计量服务供应商评价表QY/J1B-CX-013仪器设备量值溯源图QY/J1B-CX-047标准物质登记表QY/J1B-G1-013标准菌种管理档案QY/J1B-G1-008合格分包方名录QY/J1B-CX-046合格分包方评价表QY/J1B-CX-017比对实验分析报告QY/J1B-CX-043外来文件登记表QY/J1B-CX-005样品登记表QY/J1B-G1-018合同评审记录表QY/JI,B-CX-011合同登记表QY/J1B-CX-012客户申诉投诉处理记录QY/J1B-CX-020客户满意度调查表QY/J1B-CX-018会议/培训记录表QY/J1B-CX-027