地产招标采购管理指引.docx

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1、XX集团有限公司编号：版本：生效日期：管理体系文件招标采购管理指引编制：日期审核：日期审批：日期版本修订记录序号修订日期修订内容修订人审核人审批人招标采购管理指引编号版本生效日期1. 控制目标规范招标采购实施过程的每一个步骤、动作与注意要点，提高招标采购的质量与效率，控制成本与风险。2. 适用范围适用于XX集团有限公司总部、各房地产开发公司及所属单位的所有工程类、材料设备类、咨询服务类（含监理、造价咨询、设计等）等各类对外采购业务。3. 管理职责3.1 招采合约中心1）根据招标立项审批策划招标采购工作的开展；2）负责权限范围内招标采购项目的供应商信息收集、考察评审、供应商入围确定、招标文件汇总

2、编制、招标信息的发布等工作；3）组织权限范围内招标采购项目的答疑、回标、评标、商务谈判、定标、合同签订等工作；4）负责跟踪、检查项目的合同交底及合同执行情况，负责标准化模板招标文件及合同制定修订；5）负责招采成果及过程资料的整理和存档。3.2 成本管理中心1）负责权限范围内招标文件的商务条款、工程量清单、标底等的编制和确认，合同商务条款等的拟定和确认；2）参与评审商务标部分，并拟定商务标评审意见；3）参与集团层面组织的招标开标、清标、答疑、商务谈判、定标、合同签订、合同交底等工作；3.3 设计研发中心1）参与设计类招标文件审查，参与技术标评审，并拟定技术标评审意见；2）负责设备材料选型定样；3

3、）根据权责参与设计类的招标、开标、答疑、技术谈判、合同审核、合同交底等工作。3.4 工程管理中心颂目工程部1）参与权限范围内工程类供应商考察评审，根据项目情况适时提出工程类采购需求申请及立项工作；招标采购管理指引编号版本生效日期2）负责提出标段划分方案、施工范围、界面划分、招标施工要求（如实际施工进度和各时间节点，合同工期、及时提出施工队伍及材料设备的进场计划等），参与招标文件审查，参与技术标评审及答疑；3）负责工程类技术标评审并拟定技术标评审意见；4）参与答疑、技术谈判、合同审核、合同交底等工作。3.5 审计监察委员会1）对招标采购事项合理合规进行监督和相关举报的处理；2）参与招标金额在20

4、0万元及以上招标项目的开标。3）负责合同条款法律风险审核及法律咨询。3.6 财务管理中心颂目财务部1）负责招标风险、税金、合同条款风险控制；2）参与开标会议、招标过程流程等的合法合规性监督。4. 组织机构4.1 招采领导小组4.1.1人员组成组长：总裁副组长：招采分管副总裁组员：各分管副总裁4.1.2职责1）公司成立招采领导小组，研究决策由招采合约中心提报的采购重大事项（金额200万元及以上或影响到工期的关键节点项目I2）负责审议公司采购制度与规程；3）议定公司采购的定标程序；4）裁定采购过程中的重大争议.4.2 招标工作小组4.2.1 人员组成1）组长由主责部门负责人担任，招采合约中心人员以

5、及其他涉及的部门人员为招标工作小组成员。序号类别组成招标采购管理指引编号版本生效日期1设计类招采合约中心、设计研发中心、成本管理中心2工程与材料设备类招采合约中心、成本管理中心、设计研发中心、工程管理中心/项目工程部3成本类成本管理中心、招采合约中心4报建类成本管理中心、项目报建部门、设计研发中心、招采合约中心5人力行政类人力行政中心/综合管理部、招采合约中心6财务类财务管理中心、招采合约中心7审计法务类审计监察委员会、招采合约中心8营销类招采合约中心、营销管理中心/项目营销部9信息设备类运营管理中心、招采合约中心4.2.2职责1）组织编制招标文件。2）组织供方资质审查。3）负责评标小组的组建

6、。4）组织开标、评标等工作。5）负责与中标单位商务谈判。4.3 评标小组4.3.1 人员组成由招标工作小组确定人员组成评标小组组成注意事项：1）与投标人有利益关系的人员不得作为评标小组成员；2）招标小组人数必须为奇数，且不少于5人；3）根据评标采购项目的需要，可邀请外部专家参加评标小组；4）评标小组成员如有事不能参加，由该部门负责人指定其他人员替代，如确实不能参加，则该招标小组成员评标权取消；4.3.2 职责负责招标采购评标工作，从本专业给出评审意见，确定供方。5. 招标原则5.1 廉洁原则：所有与招标工作相关的员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之便谋求私利，任招标采购管理指引编号版本生效日

7、期何个人不得影响招标小组进行客观公正的评价。5.2 充分竞争、择优中标原则：每次招标都应有充分适量的投标队伍参与投标,公司应鼓励投标单位积极开展公平竞争,保证招标具有充分的竞争性,公司应选择具有充分竞争优势的单位中标。5.3 公正原则：招标过程必须有充分的透明度，施行多权分立、集中管理，采购中各业务部门保持相应的独立性，发挥各自的职能作用，但整个过程的组织、管理由招采合约中心主责实施，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，所有招标决策应在招标机构内集体公开决策，杜绝暗箱操作。5.4 保密原则：各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向，都是公司的重要机密，禁止泄露或作不当承诺；各投

8、标单位应对自己的投标资料保密，做到不串标。5.5 可追溯原则：项目的招标资料，包括：供应商考察结果审批表、招标文件、答疑记录、投标文件、开标和评标的记录、评表定标评审表、约谈记录、相关会议纪要等，须及时收集、整理、归档、保管。其中投标文件保留各投标单位电子版，但中标单位要保留纸质版。6. 招标实施6.1 招标立项1）集团总部的招标立项须由需求中心根据项目开发进度和招标控制时间办理招标立项申报手续，提交招标立项表，经招采合约中心-招采分管领导审批后立项；城市颂目公司的招标立项须由需求部门根据项目开发进度和招标控制时间办理招标立项申报手续，提交招标立项表，经项目总经理-集团专业条线中心-招采合约中

9、心-招采分管领导审批后立项。2）需求中心/部门提交招标立项表的同时，一并提交以下相关资料（不限于）：施工图纸，完整的技术方案、合同条件说明（工程内容、工程范围、施工工期要求、现场提供的条件及其他相关要求），推荐供应商名录及其情况说明等。同时，还要明确清单编制时间、图纸提供时间。3）满足招标条件的项目，招采合约中心根据招标立项表立项，建立立项台帐，按立项的招标时间编制工作节点进度控制计划，组织成本管理中心编制工程量清单。6.2 招标邀请1）招标工作小组组织在公司供方信息库中优先选择符合要求的供方（公司各部门也可推荐符合条件的新增供方或通过网上收集有资质的新增供方）,由招标工作小组组织向选定意向供

10、方发出投标邀请书；2）投标公告内容：应载明项目名称、性质、规模、实施地点和工期、投标人资格预审条件以及报名联系方式、投标报名截止日期、获取招标文件的办法、对投标人资质要求等事项；招标采购管理指引编号版本生效日期3）招标公告中给潜在投标人报名的时间不应低于5个工作日；4）招标公告的发出预示着招标工作的正式启动。6.3 资格预审与入围单位确定6.4 于公司供应商名录中等级为合格及以上的供应商，经招采分管副总裁确认后，才可以获得入围资格。2）对于非公司供应商库中的新供应商，正常情况应按供应商管理指引进行资格预审和实地考察，资料审查和实地考察均合格后可以获得入围资格；紧急情况下资料预审合格后可以先入围

11、开标后对意向新供应商再进行考察。3）如合格供方资源库中供方数量不能满足招标要求或者供方手头的项目比较多没有精力更好的承接新的项目，需根据通过考察增加新的供应商。4）资格预审后，原则上选择不少于五家（特殊情况不少于三家）的投标入围单位；5）如果选用两家单位必须不少于五家投标入围单位；6）投标入围单位确定后由招标工作小组填写入围单位申请表，并按照权责手册报相关领导审批。6.5 招标文件编制和审核1）招标经办人根据采购计划工作时间节点，启动招标文件（含合同范本）编制工作流程，向相关部门提出配合编制招标文彳牛要求；2）对于金额较大的招标项，如：总包、装修、幕墙、景观等,必须召开招标文件评审会。3）招标

12、文件中对技术标内容的要求要明确，提纲要有针对性，对于重要招标项目（如：总包、装修、幕墙、景观等）的技术标，可要求投标单位现场述标。4）招标文件确定后由招标工作小组填写招标文件审批表并按照权责手册提报相关领导审批。6.6 发标与答疑、回标1）发标必须由专人使用专用邮箱将招标文件发送至投标人邮箱，禁止群发，投标单位收到招标文件后，需邮件回复确认收到；2）为保证投标单位履行其投标承诺，开标前应收取一定的投标保证金。投标保证金最氐总额度不低于5000元，最高总额度不超过80万元（人民币），由财务管理中心负责收取，投标保证金的构成为银行电子转账或不可撤销的商业银行保函，投标保证金应从单位基本账户汇出，投

13、标保函应从单位基本账户开户行开具。投标保证金必须在开标前到账，否则作为废标处理（已合作单位账款未结清的投标单位经招采领导小组同意，可以暂缓缴纳，投招标采购管理指引编号版本生效日期标单位需提供承诺函件）；3）较大工程、技术较为复杂的工程，招标工作小组在发标时将招标工程概况、技术要求、报价要求及招标中的非常规作法向所有的投标单位进行交底，避免理解差异，使投标在回标分析时更具可比性；4）投标单位在领取招标文件后在招标文件规定的时间节点内自行组织踏勘，城市项目公司相关部门负责现场对接，对投标单位应分别安排在不同的时间进行现场踏勘；5）各投标单位在招标文件答疑时间内于书面形式提交标书疑问至招标经办人处，

14、投标单位在规定的答疑时间内未提交招标答疑内容的，将视为投标人对招标文件无异议，招标经办人汇总各投标单位意见，由招标经办人组织相关业务部门人员进行答疑，在答疑会后由招标经办人汇总招标答疑表，并经相关业务部门人员签字或通过联系单确认；6）招标经办人收取标书时，应检查标书是否有效密封盖章，标书送达时间是否符合招标文件截标时间要求，并做好汇总；7）对于已接受投标邀请而在投标截止时间之前明确不参与投标的投标单位，招标经办人需要落实对方书面回复不参与投标的原因，并要求对方出具放弃投标函件，如对方不提供书面资料也不按时回标的，招标工作小组保留相关证据后记录在案；8）有效回标单位少于3家时不得开标，需重新补充投标单位进行招标，招标经办人须与弃标单位沟通详细研究分析具体原因，做好应急措施，根据项目实际工期情况，报公司领导审批决策。6.7 开标及洽谈1）工程类项目，由成本管理中心编制标底，在开标前确定，有多轮回标的，可在后续开标前重新调整确定；2）招采合约中心主持开标工作，投标单位不参与现场开评标会议。招标经办人需事前书面通知招标小组成员进行开标会议,开标前宣讲开会纪律，检查标书密封是否完整。原则上，投标截止当日开标；现场开标人员由招采合约中心、成本管理中心、财务管理中心人员组成，相关合照并同时见证现场拆封过程，由招标主办人宣读各家标书商务报价情况，成本管理中心现场填写开标记录表，参加开标的全