设计院收发长途电话传真管理.docx

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1、设计院收发长途电话传真管理1目的1. O.1为了做好收发、长途电话、传真管理工作，特制定本制度。2适用范围2. 0.1本制度适用于收发员长途电话传真管理人员。3内容3. 1收发员工作职责。4. 1.1每日将邮政部门送来的报刊、杂志、信函、挂号、电报、大件包裹单等进行通知和分发。5. 1.2收进的邮件有登记并让用户做好签收。6. 1.3对收发文件严格管理，不丢失、不损坏、不泄密。7. 1.4一般邮件必须当天通知有关单位或个人。3.1.5公用的报纸、期刊、信函，要在二小时内分发至柜内。3.1.6私人的期刊、报纸和公用的专用期刊，要进行登记和签收。3.1.7对已丢失的报刊，主动与用户取得联系，积极采

2、取补救措施。3.1.8收到的电报，要在2小时内通知到用户，加急电报在1小时内通知到用户。3. 1.9每日按时向院外发的公函、信件、挂号、电报等及时发出。1 一般的电函、大字件、电报一天要一次，时间是下午2点、4点。2加急的挂号、大字件、电报，做到二小时内发出。3发出的挂号信做登记，以备查询。4难发出的邮件要尽快找到发件单位并协调解决。3.1.10按照邮政部门的统一布置组织全院各单位做好收订任务。3.1.11组织召开基层收发员座谈，传达邮政部门精神，宣传发行工作意义，解释好发行的种类，提供所有信息。3.1.12凡向外埠发信函、特快专递、快件等必须事先由室主任签字方可办理，禁止因私办理以上业务。3.2长途电话、传真管理工作。3.2.1打电话发传真必须填申请单先由有关领导签字后方可实施。3.2.2认真做好发接记录，遇紧急情况立即通知有关人员。3.2.3禁止因私事打电话发传真。3.2.4维护好电话机、传真机。3.2.5电话卡发放要有登记，要有室主任或大项目负责人签字。