水泥企业物资采供管理制度.docx

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1、水泥企业物资采供管理制度1、物资采供流程(1)采供预算编制流程(2)物资采供结算流程(3)物资采供记录与台账流程2、物资采供招标、比价管理办法3、采供合同管理办法4、废旧物资处理管理规定5、助磨剂管理规定6、包装袋管理规定7、合格供方评价制度8、采供部物资进出厂管理细则物资采供流程（一）采供预算编制流程1主题内容和适用范围：规定了采供预算编制的程序。适用于企业采供部的预算编制过程中。2目的通过本流程的实施，使采供部的预算编制工作制度化、流程化。3职责本流程由采供部归口管理。4流程内容与栗求：4.1采供部每月*日前根据各工段、运营部上报次月的设备配件、消耗性材料及原材料预算，汇总并编制月度采供预

2、算。并于*日上报企业预算管理企控办。4.2采供物资除总集团公司规定的物资外，其他物资由采供部采供。各类物资依据企业月度预算规定的采供数量及费用进行采供。预算外采供物资由提出部门按规定程序报企业总经理批准后追加采供。4.3采供部部长将月度采供预算按照岗位分工，向采供员下达月度采供任务单（见附表一、二、三）。4.4采供员按照任务单确定的采供量、采供时间组织采供。采供数量、质量、价格、供货时间作为采供员的主要考核指标之一纳入“月度工资考核”。大宗原材料根据月度预算、合理库存稳定均衡供货，保持在合理库存10%范围以内；设备、配件和消耗性材料确保在计划使用日期前35天内采供入库。4. 5采供部建立应急预

3、案，对货源、运输、配件等出现重大变化或供应商单方撕毁合同、哄抬物价等情况拿出应对措施并上报企业领导，确保采供预算的顺利实施。（二）物资采供结算流程1主题内容和适用范围：规定了采供部办理物资采供资金的结算手续。本规定适于采供室。2目的通过本流程的实施，使采供部的物资采供资金结算制度化。3职责本规定由采供部管理。4流程内容与要求：4.1 付款计划1 .1.1采供部根据月度采供预算提报采供资金支付计划，经企业预算会议审核批准后实施。4 .1.2采供员根据月度付款计划、采供合同以及实物进厂数量、质量、验收依据等分客户提出付款申请。4. 2挂账付款4.2. 1财控部以采供员交回的入库单、发票、结算清单（

4、原材料）为依据，到财控部挂账应付账4.2.2采供员按照月度预算审批金额填写付款报告，未挂账的采供不得申请付款（合同约定的预付款除外）。4.3审批程序4.3.1采供员填写付款申请报告，经部门负责人、分管领导审查批准后，附采供合同一并报财控部（设备配件材料和消耗性原材料附质量情况验收单）。4.3.2财控部审核付款计划，核对金额，提出付款意见，报总经理审批。4.3.3总经理批准后，采供部通知供应商开出收据。供应商持收据到财控部办理付款结算。4.4预付款4.4. 1除大型设备、紧急物资外，其他物资原则上不得预付款采供。1 .4.2预付款支付由分管采供员根据合同提出申请报告，经采供部部长、分管领导、财控

5、负责人审核，交总经理审批。4 .4.3采供员对预付款的安全负责，确保预付款采供物资及时、足量到位，质量合格，并负责及时索取发票。若因预付款给企业造成损失的，由采供员负全部责任、采供部长负领导责任。财控部每月5日前，打印上月预付款明细，交采供部，采供部负责督办物资入库、使用情况，对未及时挂帐的预付款，经办人要分析原因，写出书面汇报并提出处理意见，报分管领导。4. 5总集团公司统一采供物资、内供产品结算4.1.1 总集团公司采控中心统一采供的物资通过总集团公司结算中心统一结算；4.1.2 内销熟料先付款后提货，助磨剂、塑编袋实行月度滚动结算；4. 5.3机械企业提供的机械设备、备品备件及检修施工费

6、用，按合同约定付款；5. 5.4物流港代购物资按总集团公司规定程序付款结算。6. 6付款记录付款结束后，采供部和采供员及时登记台帐。（三）物资采供的记录与台账流程1内容和适用范围：规定了采供部在物资采供过程中的记录、台账登记流程。本规定适于采供室。2目的通过本流程的实施，加强采供部的内部管理，使记录、台账更加规范。3职责本规定由采供部管理。4流程内容与要求：4.1 采供记录采供员应建立采供记录，随时掌握采供物资的配置、数量、质量等情况，随时处理供货过程出现的问题。4.2 采供台帐1 .2.1采供员硬按规定格式建立采供管理台帐，通过信息网络系统，掌握采供物资的进货数量、质量状况，并核对各供应商执

7、行合同的情况。建立供货商的应收应付帐款台帐。台账格式见附表。4 .2.2采供部部长建立月分析会制度，核查采供进度，落实调度会对采供工作的指令，汇总用户意见，指导、监督采供员完成采供预算。对本月采供预算完成情况进行总结，对存在的问题进行分析，在下月采供时提前考虑。4.3 客户档案1 .3.1采供部负责对供应商建立全面、规范的客户档案，主要包括：供应商名称、联系方式、供应产品、供应能力、产品质量（大宗原材料以质量安控部检验结果为准、消耗性材料和备品备件以定期回访的形式征求使用部门意见）、客户信誉评价（每季度进行一次）、运输距离、历史采供价格等。4 .3.2采供部应建立投标单位的档案，登记他们的企业

8、规模、投标价格、质量标准、发票方式、结算方式、联系方式、运输距离等内容。物资采供招标、比价管理办法1主题内容和使用范围本办法规定了采供权限、招标采供、比价采供等内容。本办法适用于企业采供的全过程。2目的规范物资招标、比价采供程序，强化采供过程的监督与控制，堵住采供环节中的管理漏洞。3职责本办法由采供部归口管理4采供权限4. 1大型设备、大型配备件、耐磨材料、润滑油，统一招标，签订合同。一般配备件，由企业自行招标或比价采供。5. 2熟料执行价格规定、质量标准及结算规定。水泥包装袋、助磨剂执行水泥包装袋、助磨剂管理规定。6. 3原材料主要包括：石膏、石子、矿粉、矿渣等，其中石膏的采供分物流港采供和

9、企业自购。其余原材料由企业招标、比价采供。7. 4出口水泥包装袋根据客户要求，由企业自行招标、比价采供。8. 5上述规定以外的物资由采供部采供。5采供方式8.1 招标采供8.1.1 招标范围企业有权采供的并符合招标采供的物品8.1.2 机构设置及职能企业设立招标委员会，招标委员会下设两个小组，采供部负责组织、实施。5.1.2.1原材料小组：总经理为主任，成员有采供负责人、运营副总、运营部部长、质量安控部部长、财控负责人等。5. 1.2.2配备件、消耗性材料小组：运营副总为主任，成员有采供负责人、设备主管、财控负责人、使用部门技术人员等。招标委员会职能：确定招标方式，执行开标、评标、定标工作。8

10、.1.3 招标方式9. 1.3.1公开招标：企业以公告的方式邀请不特定的法人、其它组织或个人参与投标。10. .3.2邀请招标：企业以招标邀请书的方式邀请特定的法人、其它组织或个人参与投标。5.1.4招标要求5.1.4.1大宗的原材料招标，应先由采供部、质量安控部对区域内各种原材料的资源状况，对供应商情况进行详细地调查，根据供应商的资质、供货能力、信誉、以及运输能力，初选具有投标资格的供应商。原材料招标须有三家以上的供应商。5.1.4.2配备件、消耗性材料应选择三家以上质优价廉、信誉良好、供货及时的供应商。5.1.5招标程序5.1.4.1招标5.1.4.1.1采供部拟定招标计划，提供历史采供价

11、格召集招标采供预备会，研究招标要求。运营部对技术指标、供应时间等提出初步要求；质量安控部、工段对质量指标、质量验收方式等提出要求；财控部对付款方式、发票方式等提出初步要求。会议同时确定招标方式，需要制订标底的研究制定标底O5.1.4.1.2采供部负责整理招标预备会内容，按预备会要求准备招标邀请函（公告信息）、标书等。5.1.4.1.3采供部负责发布招标信息和投标单位资质审查。5.1.4.1.4采取邀请方式的，应当向三个以上具备投标能力、资信良好的法人、其他组织或个人发出招标邀请书。任何人都有权利邀请符合投标条件的特定法人、其他组织或个人参与投标。1.1.1.1 1.4.1.5物资采供招标，每半

12、年进行一次。当市场发生较大变化时（如矿粉、矿渣价格上涨、下调），通过询价调整价格，与供应商重新签订供货合同。1.1.1.2 投标投标：投标人应按照标书要求编制投标文件，在规定时间投标，投标文件应当对标书提出的要求和条件做出明确回应。交纳投标保证金：除非招标委员会特别批准，投标人必须在交纳投标保证金后方可投标，投标保证金按照投标金额的5%收取。定标后未中标的，保证金如数退还（不加利息）;中标的，签订正式合同后保证金自动转为履约保证金（中标人不与我企业订立合同的，投标保证金不予退还），合同履约期满后退还（不加利息）。1.1.1.3 评标、定标5.1.4.3.1招标委员会负责评标，采供部负责按招标委

13、员会评标意见起草评标报告，初步确定中标单位，评标报告经招标委员会成员签字认可后报总经理，总经理批准后定标。5.1.4.3.2经招标委员会评审，如认为所有的投标都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标，并依照本办法重新招标。5.1.4.3.3投标人中标后，采供部按照企业批复要求与招标单位签订书面合同。5.1.4.3.4签订合同按照企业采供合同管理办法执行。5.2比价采供5.2.1比价范围急用计划采供、不具备招标采供条件的采供。5.2.2比价采供程序5.2.2.1采供部负责制定比价单（包括物资名称、规格型号、数量、质量、品牌、价格、付款方式、交货时间等内容），向企业掌握的所有潜在客户询价，比价单要

14、以传真形式并盖客户单位印单，如电话、现场询价要做好询价记录。5.2.2.2采供部应至少向三家供货商询价，并具备供货能力及产品质量保证。5.2.2.3采供部负责汇总询价结果，提出建议，经招标委员会成员、主要领导批准后采供。5.2.2.4比价采供应签订合同，保护企业利益。三采供合同管理办法1主题内容和使用范围本办法规定了采供合同的签订、保管、履行等内容。本办法适用于企业所有物资的采供合同。2目的规范采供合同管理，防范法律风险，保护企业利益。3职责本办法由采供部归口管理总集团公司企业法律事务部负责对合同的订立、变更、解除和终止等重要事宜进行指导、监控。4办法规定4.1采供部负责按照招标、比价确定结果

15、起草物资采供合同的草稿，有固定模板的以模扳为准。4.2合同内容应包括：标的，数量和质量，价款或酬金,履约期限、地点和方式，违约责任、结算方式、发票方式、争议处理等。4.3重大合同可提请总集团公司法律事务部共同拟稿。4.4拟稿完毕后，经办人填写合同流转单（见附页），连同合同草稿一并交部门负责人审核。4.5部门负责人对合同草稿进行初审，同意则转由招标委员会审核，否决则退回更正。4.6招标委员会成员均签署意见后呈报企业总经理审批，批准后，由采供部通知供应商前来签订合同。招标委员会任一成员出具“保留意见”时均不得签订合同，应在充分讨论取得一致意见后签订。4.7供应商签章后，经办人携合同稿及相关人员签署同意意见的合同流转单到企控办盖章。没有合同流转单或流转单未经相关人员签署意见的，企控办不得盖章。4.8经合同双方签字盖章后，合同生效。5合同保管5.1合同正本及合同流转单由企控办负责保管，财控部、采供部持合同复印件一份；合同终止、解除、废除后，连同终止协议等其他合同资料一起移交企控办保管。5.2重大合同同时提交总集团公司法律事务部一份。5. 3有关人员应妥善保管