计算机与信息技术在档案管理中的应用分析.docx
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1、计算机与信忠支术在档案管理中的应用分析2023-07-1414:50孔令双计算机应用文摘订阅2023年12期收娥关键词:档窠管理应用摘要:随着科学技术的不断进步,档案管理工作巳悄然步入高科技的发展时期。档案管理工作主要涉及资料信息的保存、收集及利用,在现代档案管理工作中,必须借助科学技术,对大量资料和文件加以归纳、保存、归档,使档案管理人员从烦琐的资料整理中抽出身来,从而提升自身的工作效率。将计算机与信息技术应用到档案管理工作中,对企业和社会组织中的档案管理工作产生了重大的变革和影响。因此.文章从计算机技术应用于档案管理的必要性入手,分析了计算机技术在档案管理中的应用,并对其进行了探讨。关键词
2、:档案管理;计算机与信息技术;应用中图法分类号:TP311文献标识码:A1引言纵观目前的档案管理工作,由于其自身的复杂性和重要性,在各类档案工作中占有举足轻重的位置,其管理水平也相对较高,传统的管理模式已很难满足目前海量的档案资源需求。通过计算机与信息技术对复杂的数据进行简化,进而有效促进档案的管理,又能完善档案管理制度。因此,在档案管理工作中,必须加强对计算机信息技术的应用。2计算机与信息技术在档案管理中的必要性2.1提升档案管理人员的水平随着时代的发展,将档案管理与信息化相融合,将会产生一种全新的档案管理方式,从而使传统的档案管理体制得到完善和革新,而档案管理人员要适应新的管理体制,同时要
3、具备1定的信息技术知识。在档案管理工作中,信息化技术的应用要渗透到档案工作的各个方面,从而提高工作人员在信息化环境下的应用能力。2.2增强档案存储的优势在传统的事业单位档案管理工作中,档案的储存、整理都是以纸质的形式进行,而纸质媒体的使用会占用事业单位大量的空间,档案调阅时手续繁杂,档案查找也耗时,使得档案管理工作效率较低。由于传统的纸质文件在使用中存在大量的丢失和破规,从而影响到整个机构的发展。而符计算机信息技术应用于行政档案管理,可以有效解决现有的一些问题。利用计算机技术,可以把文件资料储存在计算机软件中,这可以有效解决纸质文件占用的问题.同时,利用计算机进行操作,可以对文件进行合理的归类
4、,并按次序排列,从而实现对文件的快速查询和提升查询速度.但在进行数字化档案的过程中,必须加强对网络的保护,防止被病毒、黑客等侵入,从而提高档案管理的质量和效率。2.3扩大档案资源的范围计算机技术在事业单位档案管理中的应用,使档案管理的水平得以提高,并促进传统的档案管理方式得以改进,从而极大地提高档案管理工作效率,同时扩大了档案资源的管理范围。在传统的手工档案管理工作中,由于档案资源的获取方式比较单一,既不能保证文件的快速、准确地获取,又不能满足档案管理工作中的需求,导致事业单位档案管理工作在开展中容易出现管理漏洞,从而影响事业单位中行政工作的正常开展。而将计算机信息技术应用于档案管理,能有效解
5、决这一问题,并扩大档案资料的使用途径,增加档案资料的存取范围,使档案资料的精确度和获取资源的速度都有了显著的提高。3计算机与信息技术在档案管理中遇到的问题3.1网络安全问题随着网络技术的不断发展,档案资料管理将越来越受到人们的重视。网络安全问题已成为制约其发展的最大障碍。一般的法则是:随着网络的用户数以算术级数递增,其收益和风险都呈几何倍数增长。目前,计算机网络系统存在着黑客入侵、病毒入侵、内部攻击、信息外泄、数据容灾重要数据篡改等安全问题。为解决档案管理中涉及的网络和信息安全问题,相关部门已在科研和标准化方面给予了大力的支持。在未来,其将会制定一系列的技术措施和标准,可显著提高档案管理网络的
6、安全分级、评估档案资料的保密级别、网络档案资料的安全管理。3.2档案保存的时效问题随着时代的发展,办公方式也在发生着变化。目前,大部分单位都巳实现了“无纸办公这种现象的出现,很大程度上依敕于互联网。无纸化办公方式简单快捷,只需要遹过键盘操作就可以获取资源的相关信息。然而,无纸化办公也有它的弊端,印当计算机系统突然蹒溃时,可能会发生黑客攻击,或者是病毒之类的问题,都会造成无法挽回的损失。因此,我们需要思考的不仅仅是这些问题本身,还有解决这些问题所需要的技衙和专业知识。3.3对档案管理不移重视由于缺乏对档案管理工作的重视,没有明确其在组织机构中的位置,使其无法正常开展。一些机关的档案经费投入不足,
7、造成档案管理的软硬件设施相时落后,而档案管理主要集中于收集、整理和保管,而忽略了档案资料的有效使用,也没有应用大数据技术对以前的档案资料进行统计,无法为编制档案工作计划提供可靠的参考。另外,从档案分类的角度来看,档案部门保存的照片、音像、实物档案数量很少,有的档案遗失,造成档案类别不完整。3.4管理模式需要改善随着信息化的发展,传统的档案管理服务模式已经不能满足信息化的需求。目前,档案管理工作正面临前所未有的挑战,其工作方法也需要进行改革。从我国档案事业的现代化发展情况来看,目前我国的档案管理体系尚不完善,信息技术的安全保障还需加强。将各类信息资源有效整合起来,并对其更好地迸行信息交流与利用,
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- 计算机 信息技术 档案 管理 中的 应用 分析
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