文件控制程序.docx
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1、文件控制程序1o目的通过对与公司质量有关的文件(包括外来文件,如国家的各部门文件、政策法规及行业上级发文等)的管理控制,确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效控制、保管和更改的规定,使公司的各项工作依据正确的指示进行。2.0适用范围适用于公司所有质量体系文件以及与质量管理体系运行有关的相关文件的管理与控制。3.0主要职责和权限3.1职责3 .11公司各部门人员按照其职责权限要求负责对文件进行编制、审核、批准、发放,以确保文件的有效性及符合质量要求。4 .1.2品质管理部负责公司质量体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档保管、发放及其它相关工作。3. 1.3行政人事部
2、负责外来文件的识别、收取、传递和归档。3.1.4各部门文件管理员负责本部门文件的管理和控制。3.2文件编制、更改、审核、审批权限文件类别编制审核批准质量手册品质管理部管理者代表总经理程序文件(包括附属质量记录空白表格样式)责任部门负责人管理者代表总经理作业指导书(包括附属质量记录空白表格样式)责任部门相关主管责任部门负责人/品质管理部经理管理者代表内部/外来文件发文部门/机构分管领导总经理4.0方法和过程控制4.1重要说明4.1.1管理者代表组织策划质量管理体系并确定质量管理体系架构。4.1.2品质管理部编制公司体系文件主清单,内容包括:文件名称、编号、版次、生效日期、数量、发放范围等,报管理
3、者代表审批。4.1.3为进一步明确体系文件的受控状态,签批原件为体系文件的受控正本,体系文件副本为受控正本的复印件并在文件右上角加盖“受控”印章,本公司“受控”印章为红色印章。非受控副本为受控正本的复印件并在文件右上角加盖“非受控”印章,本公司“非受控”印章为蓝色印章。当公司质量体系文件因工作需要而需向外单位提供时,应提供非受控副本,非受控副本不受质量体系文件修订的控制。4. 2文件的分类4 .2.1体系文件的分类公司质量管理体系文件分为以下四个层次:第一层次第二层次第三层次第四层次质量手册程序文件作业指导书质量记录(含计划、策划、报告类表格)、资料(包括图纸、技术图样、承接查验资料等)A.其
4、中程序文件及作业指导书分为:管理类文件:指维系公司质量管理体系运行,为产品提供资源保障、测量分析和改进控制的文件;业务类文件:指描述产品实现过程的,属于对顾客服务性质的文件;分为客户服务类、安全类、环境类、工程类(作业指导书分通用类、本部门运用类)。5 .2.2内部文件:指公司内部各部门之间及部门内部的往来文件和资料。4. 2.3公开文件:指公司(各部门)提供给客户、业务单位的往来文件和资料。4. 2.4外来文件:指与公司(各部门)业务相关的上级主管部门、各个政府行政单位、业务企业、顾客之间的外来文件(包括法律、法规、国家标准、行业标准等)和资料。4.3文件控制4.3.1体系文件的版本控制A.
5、未经修改的文件版本号为“A/0”,修改一次版本号升为“A/1”,当版本号从“A/9”升级时,则升为“B/0”,依此类推。当对体系文件进行全面修改时,即使修改次数未达到10次,版本也要全面改版(如从A-B、BfC)0B.文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修订页的版本号,如文件某一页的版本号升至“A/9”,则该页再次修改升级时,文件全部页的版本号升为“B/0”。C.若文件更改后增加或减少页数,则各页均按原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。4. 3.2外来文件的有效性控制A.外来文件如国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等,由行政人事部填写外来文件登记表。对国家、行业、
6、地方的标准、法律法规等对物业服务有强制性的外来文件,行政人事部应及时传递或发放给相关部门,并负责组织相关部门进行培训。B.文件归口部门对有更新要求的外来文件应每年跟踪一次最新有效版本,填写在外来文件登记表中,及时获取、更新和发放最新版本外来文件,确保公司使用的外来文件为最新有效版本。C.外来文件由行政人事部分类造册,归档保管。归口部门保管文件复印件。4.4质量管理体系文件及文件资料的编制、更改4. 4.1质量管理体系文件程序流程图的编制说明若质量管理体系文件中含有流程图的,在修改文件程序时,应相应修改流程图。在编制流程图时,统一采用以下图例,这些图例在所有文件中同样适用。活动开始、终止任务(过
7、程、活动)决策点(判断、审批)修改或否决批注、指向C_OA4.4.2质量管理体系文件及文件资料的编制要求A.质量管理体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定相协调,各级体系文件之间也要相互协调。B.质量管理体系文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简明扼要”,实现唯一理解,在不同的文件中不能同时出现和使用有某一事项相互矛盾的情况。C.遵循“现场、现实、现物”的原则编写文件。所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到,一旦发现文件不适用(合),应立即报品质管理部(人员)按规定程序修改。4.4.3质量管理体系文件及文件资料的排版要求:A.版面一般采用A4纸版面,标题字体及字号参见本文件4.4.I
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